Si a veces te acuestas por la noche preocupado por cómo vas a acabar todo el trabajo que tienes, no eres el único. De acuerdo con un estudio de la Asociación de la Ansiedad y Depresión de América (ADAA), el 40% de los empleados americanos sufren un exceso de ansiedad en su vida laboral. En un ambiente económico complicado los profesionales tienen que trabajar más duro para poder competir, tienen que llevar más proyectos a la vez y con fechas de entrega más estrictas, y no pueden aplazar ningún tipo de tarea. No cabe duda de que los niveles de estrés son muy altos.
No todo son malas noticias. Aún sin ser una persona naturalmente organizada, puedes aprender cómo manejar y priorizar tus tareas para que parezca que el día tiene más horas. Este test gratis de gestión del tiempo creado la empresa de formación Activia te ayudara a identificar tus puntos fuertes y tus debilidades cuando se trata de trabajar productivamente. Mientras tanto, aquí tienes algunos consejos que te ayudaran a hacer más cosas en menos tiempo.
1. Crea una lista de tareas realista
La gente normalmente subestima el valor de las listas de tareas pendientes y no les dedican mucho tiempo. Simplemente realizan la primera tarea que tienen en mente y luego se mueven a la siguiente, sin una dirección clara. Esta ausencia de dirección implica que tienes que dedicar más tiempo a tus tareas y a decidir qué debes hacer luego. Además te sientes menos realizado al final del día porque has tenido que posponer ciertos proyectos o tareas importantes.
Una lista realista de tareas pendientes te ayuda a cumplir el programa y a hacerlo todo. También te permite saber que tareas no serás capaz de incluir y a planificar tu agenda de acuerdo a esta información. Sólo necesitas 5 ó 10 minutos para repasar las cosas pendientes y crear una pequeña lista de tareas la noche anterior al día laboral. Asegúrate de incluir todo, desde tareas importantes y grandes hasta la lista de la compra.
2. Planifica bloques de tiempo
De acuerdo con un estudio realizado por Microsoft, si te interrumpen o te distraen mientras trabajas en una tarea, te lleva al menos 15 minutos volver a centrarte. Es por eso por lo que es esencial programar bloques de tiempo y asegurarte de que no te van a molestar durante este tiempo. Deberías apagar todos los medios de comunicación social, poner el móvil en silencio y aislarte de todas las distracciones de tu alrededor.
Durante este tiempo que has planificado, tienes que centrarte en la tarea y llevarla a cabo. Después de completar la tarea puedes regalarte una recompensa, como un pequeño descanso o hacer otra cosa.
3. Delega
Los emprendedores y profesionales modernos suelen tener dificultades con esto. Intentan hacerlo todo por sí solos y no delegan tareas en sus empleados o en sus compañeros de equipo, incluso cuando se sienten sobrepasados por el trabajo. No tengas miedo de delegar tareas que pueden ser realizadas correctamente por tu equipo o tus empleados.
Los profesionales que aprenden a delegar bien a menudo terminan los proyectos antes y se mantienen a la cabeza del juego. También son más conscientes del potencial de su equipo y empleados, y consiguen establecer una buena cultura de trabajo en la oficina.
4. Deja de hacer varias cosas a la vez
Muchas personas cometen el error de asumir que hacer muchas cosas a la vez les ayuda a ahorrar tiempo y hacer las cosas más rápidamente. Nada más lejos de la verdad. Como ya he mencionado anteriormente, el cerebro tarda al menos 15 minutos en volver a centrarse cuando cambias de tarea. Cuando trabajas en dos cosas al mismo tiempo te fuerzas en cambiar el foco de atención continuamente, lo cual se traduce en una disminución de tu productividad.
En vez de hacer varias cosas a la vez, centra tu atención en una tarea cada vez y termínala. Estarás menos distraído y evitarás cometer errores. Conseguirás terminar tus tareas a un ritmo constante e incluso tener tiempo para tomar un descanso entre tarea y tarea.
5. No seas un perfeccionista
El perfeccionismo es quizás el mayor obstáculo para la productividad y puede causar mucho estrés. No es posible ser absolutamente perfecto en todo. Solo tienes que centrar tu atención en la tarea que tienes delante y hacerla lo mejor que puedas. Siempre y cuando los resultados sean buenos y tus clientes estén satisfechos, no necesitas preocuparte de que todo esté absolutamente correcto.
Por supuesto, esto no quiere decir que no tengas que centrarte en la calidad. Hay una diferencia entre asegurarse de que tu trabajo cumple unos requisitos y establecer estándares imposibles. Si eres un perfeccionista, nunca estarás satisfecho con tu trabajo y siempre encontrarás fallos. Esto es algo que deberías evitar a toda costa.
6. Duerme
Casi todo artículo y guía sobre este tema te recomendará que obtengas suficientes horas de sueño si quieres ser productivo. De acuerdo con la fundación National Sleep, los adultos necesitan dormir entre 7 u 8 horas cada día y si no alcanzas esta cuota, la añadirás a tu déficit de sueño. Este déficit en algún momento te ralentizará y repercutirá en tu productividad.
Si sigues estos consejos, realizarás más trabajo de forma efectiva y también dispondrás de tiempo para relajarte. Organizarse y priorizar de manera inteligente es la mejor forma de mejorar tu productividad. Sin embargo, debes tener en cuenta que hay un límite en cuánto puedes hacer. No esperes demasiado de ti mismo si abarcas más de lo que puedes manejar — lo último que quieres hacer es acabar quemado. Sé bueno contigo mismo, trabaja de forma productiva, y obtendrás resultados sin (o con muy poco) estrés.
Un comentario
Excelente artículo. Gracias por compartir!
Saludos desde Perú!
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Saludos desde Perú!