Productividad y GTD

¿Necesitas un plan de acción diario?

AUTOR: Francisco Sáez
“Los planes son sólo buenas intenciones a menos que de inmediato degeneren en trabajo duro.” ~ Peter Drucker
Daily plan

Suena el despertador. Un largo día por delante para disfrutar, pero también muchas cosas por hacer. ¿Te sientes relajado o estresado por todo lo que tienes que hacer? ¿Tienes un plan para afrontar tu día?

La verdad es que hay una diferencia cuando empiezas tus días sabiendo lo que te vas a encontrar. Pero ¡cuidado!, preparar de antemano tu día no significa llenar la agenda de buenas intenciones, significa decidir a qué acciones debes prestar atención, y prever posibles necesidades o dificultades para llevarlas a cabo. Planificar no responde a las pregunta ¿cuándo voy a hacer esto?, sino a preguntas del tipo ¿voy a tener el tiempo y los recursos necesarios para hacer esto? y ¿cómo lo voy a hacer?

Un plan de acción diario debería ser una guía destinada a eliminar el estrés de la incertidumbre y a motivarte para realizar una serie de acciones que has formulado como totalmente factibles. Sin embargo, no sabes a ciencia cierta lo que ocurrirá mañana, así que debes estar abierto a modificar parcial o incluso totalmente tu plan si las condiciones que habías imaginado no se cumplen (parafraseando a Eisenhower, “aunque planificar lo es todo, los planes no valen nada”).

Si utilizas GTD como sistema de productividad personal, entonces tienes una estructura de listas de acciones que te muestran tus opciones de acción cuando necesitas verlas. Si además eres un buen GTDista — tratas de alinear tus acciones con tus objetivos y áreas de responsabilidad, y mantienes tu sistema perfectamente actualizado a través de la Revisión Semanal — , entonces tu plan diario de acción se reduce a saber dónde mirar en cada momento:

  1. En primer lugar, debes mirar los eventos que tienes comprometidos en tu Agenda. Tendrás que reservar el tiempo necesario para llevarlos a cabo.
  2. En los momentos en que no tengas que realizar ninguna actividad de la Agenda, revisa tus Acciones Siguientes y decide qué tarea es más interesante hacer en ese momento. Elige una acción según el contexto en el que estés, el tiempo que tengas disponible, y tu energía en ese momento.
  3. Si utilizas correctamente la Agenda, es decir, sólo pones ahí acciones y eventos que obligatoriamente tienen que ocurrir en determinada fecha u hora, y tu lista de Acciones Siguientes está al día, puede que no necesites mirar nada más. Según van entrando nuevos elementos en tu vida (emails, llamadas, ideas, imprevistos, etc.) evalúa la necesidad de dedicar un rato a aclarar qué es cada cosa y organizar la nueva información. Habrá días en que no lo necesites, y otros en que debas hacerlo en un par de ocasiones.

Un comentario

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Comentado hace 7 meses Juan Carlos Hoyos Posada

El compromiso cuando se quiere salir del estrés usando GTD es repetir durante todo el día el paso Hacer (Yo lo llamo Ejecutar) cada vez que se termina una tarea (esto debe implantarse en la oficina, casa y en la calle) creo que es la falla de muchos y como no se ejecutan las tareas las listas crecen y crecen hasta abrumarnos y renunciar (caerse del vagón)

8cb92dface6c6671d39264c1a30e72b0 Juan Carlos Hoyos Posada

El compromiso cuando se quiere salir del estrés usando GTD es repetir durante todo el día el paso Hacer (Yo lo llamo Ejecutar) cada vez que se termina una tarea (esto debe implantarse en la oficina, casa y en la calle) creo que es la falla de muchos y como no se ejecutan las tareas las listas crecen y crecen hasta abrumarnos y renunciar (caerse del vagón)

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