Productividad y GTD

¿Tienes un plan diario de acción?

AUTOR: Francisco Sáez
“Los planes son sólo buenas intenciones a menos que de inmediato degeneren en trabajo duro.” ~ Peter Drucker
Daily plan

Suena el despertador. Un largo día por delante para disfrutar, pero también muchas cosas por hacer. ¿Te sientes relajado o estás agobiado por todo lo que tienes que hacer?

La forma en que vas a afrontar el día no depende tanto de la cantidad de cosas que tienes que hacer como de la percepción que tienes de lo que viene por delante. Si no tienes ningún plan y te dedicas a “verlas venir”, la incertidumbre y falta de claridad pueden elevar tu nivel de estrés de manera considerable. Tener claro dónde vas a poner tu atención, sin embargo, te proporcionará tranquilidad y confianza.

Pero ¡cuidado!, preparar de antemano tu día no significa llenar la agenda de buenas intenciones, significa decidir a qué acciones debes prestar atención, y prever posibles necesidades o dificultades para llevarlas a cabo.

Para afrontar tus días de una manera relajada y eficiente necesitas un plan diario de acción que te permita concentrarte en lo importante y, sobre todo, que te aporte la sensación de control necesaria para ahogar cualquier indicio de ansiedad o estrés. Un plan diario de acción es una guía destinada a eliminar el estrés de la incertidumbre y a motivarte para realizar una serie de acciones que has formulado como totalmente factibles.

Hay muchos métodos que te pueden ayudar a generar ese plan de acción, pero la estrategia que propone David Allen en Getting Things Done es realmente eficiente, dado que se basa en un inventario de acciones que previamente has organizado de acuerdo con tus objetivos y prioridades. Utilizando la metodología GTD, tu plan diario de acción se reduce a saber dónde mirar en cada momento:

  1. En primer lugar, debes mirar lo compromisos que tienes definidos en tu Agenda. Las acciones que obligatoriamente tienes que realizar en un día u hora determinados son insalvables, de modo que tu actividad debe girar en tornos a ellas.
  2. El los “huecos” en que no estés haciendo ninguna actividad de la Agenda, debes revisar tu lista de Próximas Acciones (las cosas que debes hacer cuanto antes, pero sin una fecha determinada) y decidir qué tarea es más interesante hacer en ese momento. Elige una acción según el contexto en el que estés, el tiempo y energía que tengas disponible y la prioridad relativa de cada acción.
  3. Según van apareciendo nuevas cosas para hacer a lo largo del día (emails, llamadas, ideas, etc.), captúralas en tu sistema y evalúa la necesidad de dedicar un rato a aclarar y organizar la nueva información, al final del día. Habrá días en que no lo necesites, y otros en que debas hacerlo en un par de ocasiones. También habrá días en que tengas que cambiar tu plan para solventar alguna problema que no pueda esperar. Eso está bien, tener un plan no significa que no se puedan hacer otras cosas.

A primera hora del día o, mejor, la noche anterior, puedes dedicar cinco minutos a revisar tanto tu Agenda como tus Próximas Acciones. De este modo, formarás en tu cabeza una idea bastante certera de las acciones a las que vas a poder dedicar tu día. Dormirás mejor y te levantarás más relajado ;)

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