Productividad y GTD

Estar organizado es una cuestión de listas

AUTOR: Francisco Sáez
"Lo tengo todo junto, pero olvidé dónde lo puse." ~ Anónimo
Using lists

Aunque hay gente que cree que GTD es un sistema de gestión personal un tanto complicado de implementar, lo cierto es que es tremendamente sencillo. Técnicamente, sólo se trata de manejar listas, y eso es algo que está al alcance de cualquiera. Las listas te permiten reflejar un inventario de todas tus actividades y revisar dicho inventario cuando sea necesario.

La parte complicada no es técnica, sino psicológica, y depende más de la persona que del método, ya que asumir nuevos hábitos no es fácil y requiere tiempo y constancia.

Las listas se pueden gestionar con herramientas tradicionales, como libretas, carpetas, papeles y clips, —recomendable para cuando estás empezando, de modo que te puedas centrar en el método sin dejarte influenciar por la herramienta en sí— o con herramientas de alta tecnología muy comunes en nuestro estilo de vida actual, como los ordenadores, dispositivos móviles y el software adecuado —recomendable cuando ya tienes el método integrado y los hábitos establecidos, y necesitas gestionar un volumen importante de información—.

Por supuesto, no se trata de utilizar cualquier lista, sino las listas adecuadas de la forma adecuada. Es importante que cada lista tenga unos límites muy bien definidos, de forma que no permita contener elementos de diferente naturaleza. Desde un punto de vista organizacional, todas las cosas que necesitan un seguimiento en tu vida personal y profesional se pueden agrupar en siete categorías fundamentales:

  • Próximas acciones: Lista de acciones a realizar en cuanto sea posible, por ti mismo. Es aconsejable crear sublistas según el contexto en que deba realizarse cada acción (casa, oficina, ordenador, llamadas, etc.).
  • Agenda: Aquí sólo debes poner acciones que has de hacer obligatoriamente es una fecha determinada. Y hacerlas. La agenda debe ser territorio sagrado.
  • En espera: Lista de acciones que has delegado en otra persona o entidad.
  • Material de referencia: No son acciones sino información que quieres guardar porque es útil o interesante. Clasifica esta información por categorías para un acceso rápido.
  • Algún día/tal vez: Lista de cosas que no sabes si tienes que hacer, o bien no tienes que hacerlas ahora mismo. Debes revisar periódicamente esta lista para ver si ha llegado el momento de actuar sobre algún elemento.
  • Proyectos: Lista de asuntos pendientes, que debes revisar habitualmente para asegurarte de que tienes alguna acción activa, en tus listas de acciones, que te permita avanzar en cada proyecto.
  • Material de apoyo a los proyectos: Es material de referencia asociado a tus proyectos, que te ayudará a entenderlos y a tomar decisiones.

Si capturas en una o varias bandejas de entrada todo lo que va apareciendo en tu vida, aclaras regularmente qué significan estas cosas que has capturado, las organizas correctamente en las listas arriba mencionadas, y revisas estas listas semanalmente para asegurarte de que están al día, entonces estás haciendo GTD. ¿A qué no es tan difícil?

2 comentarios

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Comentado hace 7 meses Fernando

Cuando leí el segundo párrafo ya no quise leer más: ahí está la clave..., y pocos expertos en organización personal (y todo este mundo) lo afrontan con tanta claridad. Por eso me da gusto esta aplicación (y este blog), porque va "al grano" sin perder la realidad humana: la parte psicológica personal, de hábitos de lucha, de constancia... Lo demás es prometer lo imposible: la varita de "Harry Potter" u otro mago sólo existe en la ficción.
Gracias por ayudar a no perder el piso, a no creernos que todo lo podemos lograr con una herramienta y no poniendo esfuerzo y dedicación.

Ed9c34f87180d16744abd800f9d313ad Fernando

Cuando leí el segundo párrafo ya no quise leer más: ahí está la clave..., y pocos expertos en organización personal (y todo este mundo) lo afrontan con tanta claridad. Por eso me da gusto esta aplicación (y este blog), porque va "al grano" sin perder la realidad humana: la parte psicológica personal, de hábitos de lucha, de constancia... Lo demás es prometer lo imposible: la varita de "Harry Potter" u otro mago sólo existe en la ficción.
Gracias por ayudar a no perder el piso, a no creernos que todo lo podemos lograr con una herramienta y no poniendo esfuerzo y dedicación.

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Comentado hace 7 meses Francisco Sáez

Hola Fernando,

En efecto, sin un esfuerzo constante, todas las cosas tienden a volver a su "desorden" natural ;)

Muchísimas gracias por tu comentario!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Hola Fernando,

En efecto, sin un esfuerzo constante, todas las cosas tienden a volver a su "desorden" natural ;)

Muchísimas gracias por tu comentario!

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