Productividad y GTD

Porqué una lista de tareas no es suficiente

AUTOR: Francisco Sáez
“Tachar los elementos de una lista de tareas pendientes no significa progreso. Centrarte en sus prioridades es lo que cuenta.” ~ Frank Sonnenberg

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To do list 2

La lista de tareas pendientes (to-do), es probablemente la herramienta más sencilla y más utilizada en la actualidad por quienes intentan poner un poco de orden en su actividad diaria. Básicamente, se trata de una lista de las cosas que hay que hacer, normalmente en el mismo día o en un corto periodo de tiempo, y está de alguna forma ordenada por prioridades.

Provienen del mundo de la gestión del tiempo. Se inventaron a principios del siglo pasado para mejorar la productividad de unas personas cuyo trabajo diario estaba perfectamente definido y, por lo tanto, podían dedicarse a realizar las tareas de la lista, una tras otra, sin ser interrumpidos.

Nos encantan estas listas por varios motivos. El principal es su simplicidad. Una simple hojita donde vamos apuntando lo que hay que hacer y tachando lo que ya está hecho, ¿hay algo más sencillo? Además, proporcionan cierta estructura y ayudan a disminuir la ansiedad que produce el caos. Incluso nos enganchan, debido al efecto Zeigarnik y a que nos sentimos estupendamente bien cada vez que tachamos un elemeno de la lista.

Pero que psicológicamente tengamos una buena predisposición al uso de listas no quiere decir que una simple lista de tareas sea la mejor forma de estar organizados.

En los tiempos que corren, en los que las responsabilidades en el trabajo están cada vez más difusas, la variedad de tareas a realizar es inmensa y estamos sujetos a constantes interrupciones por culpa del teléfono móvil y el email — entre otras cosas — una lista de tareas no es precísamente el mejor método para ayudarte a gestionar tu atención de manera efectiva.

Hay una serie de razones básicas por las que una simple lista de tareas (escrita en papel o introducida en el calendario de tu ordenador) no suele ser suficiente:

  • No son flexibles. No permiten manejar los cambios de prioridades debido a la velocidad con que ocurren y a la complejidad de los factores que los determinan. Un sistema de gestión moderno debe permitir tomar las mejores decisiones en función de las opciones disponibles en cada momento.
  • Son incompletas. Sólo permiten gestionar una porción muy pequeña de nuestra realidad.
  • Mezclan información de distinta naturaleza. Como bien apunta José Miguel Bolívar en un comentario más abajo, estas listas contienen todo tipo de capturas: acciones, resultados, cosas delegadas, información, ideas, etc. Mezclar elementos tan diversos en una única lista va en contra del significado de organizar.
  • Carecen de contexto. ¿Cuál es el mejor momento para hacer esa tarea? ¿Qué herramientas necesito? ¿Tiene que intervenir alguien más? ¿Dónde está el material de apoyo, si la tarea es compleja?
  • Se centran en lo urgente. A menudo, la prioridad que damos a cada tarea depende más de su urgencia que de su importancia, lo que hace que estas lista impongan un modo de vida reactivo. Un artículo interesante sobre este tema es The Tyranny of the To Do List, de Elisabeth Hendrickson.
  • Carecen de perspectiva. Las listas responden a la pregunta “¿Qué tengo que hacer hoy?”, eliminando una visión más amplia de nuestros objetivos a largo plazo (¿Qué quiero hacer en mi vida?).
  • Requieren mucho tiempo. Según un estudio de Jared Sandberg para The Wall Street Journal (Though Time-Consuming, To-Do Lists Are a Way of Life) un 30% de las personas que usan listas de tareas pasan más tiempo gestionándolas que haciendo lo que hay en ellas.

Por supuesto, tener una lista de tareas pendientes es mucho mejor que no tener nada, pero ¿son realmente suficientes para gestionar tu día a día de una manera eficiente?

2 comentarios

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Comentado hace más de 2 años José Miguel Bolívar

Yo añadiría una razón más, y de peso. La lista única de tareas es, por definición, una lista desorganizada, ya que incumple el principio fundamental de la organización de correspondencia entre espacios y significados, sin mezclar. En la lista de tareas tradicional conviven capturas, acciones, resultados, cosas delegadas, información, posibilidades... Esto hace que en lugar de liberar carga cognitiva sobre el cerebro (que es para lo que sirve organizar), la aumente, ya que cada vez que se consulta esa lista el cerebro tiene que analizar qué es cada elemento (por eso la lista única se revisa tan poco a menudo).

11f3fe8cafe5a061860a6db7778fb3a4 José Miguel Bolívar

Yo añadiría una razón más, y de peso. La lista única de tareas es, por definición, una lista desorganizada, ya que incumple el principio fundamental de la organización de correspondencia entre espacios y significados, sin mezclar. En la lista de tareas tradicional conviven capturas, acciones, resultados, cosas delegadas, información, posibilidades... Esto hace que en lugar de liberar carga cognitiva sobre el cerebro (que es para lo que sirve organizar), la aumente, ya que cada vez que se consulta esa lista el cerebro tiene que analizar qué es cada elemento (por eso la lista única se revisa tan poco a menudo).

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Comentado hace más de 2 años Francisco Sáez

Hola José Miguel,

¡Cuánta razón tienes! A veces se me escapa lo más obvio.

He actualizado el artículo, añadiendo la razón que apuntas. Ahora está más completo :)

Muchas gracias, maestro!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Hola José Miguel,

¡Cuánta razón tienes! A veces se me escapa lo más obvio.

He actualizado el artículo, añadiendo la razón que apuntas. Ahora está más completo :)

Muchas gracias, maestro!

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