Productividad y GTD

Porqué tus listas de tareas no son efectivas

AUTOR: Francisco Sáez
“Estar organizado no significa ni más ni menos que cada cosa está en un sitio que encaja con lo que esa cosa significa para ti.” ~ David Allen

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To do list

Lo primero que uno hace cuando se siente agobiado por el caos en que se está convirtiendo su vida, su trabajo, o las dos cosas, es hacer listas.

Haces una lista con todas las tareas que tienes pendientes del trabajo, para no tener más problemas con tu jefe. Haces una lista con todo lo que necesitas comprar en el supermercado, para que no se te olviden la mitad de las cosas cada vez que vas. Pones en tu calendario (que no es más que otra lista) todos los eventos, cumpleaños y aniversarios relacionados con la gente que te importa, para que no se te pasen.

¡Y ya está! Éste es el nivel máximo de organización personal para la mayoría de la gente: una lista incompleta de trabajos pendientes y una agenda, más alguna que otra lista de apoyo (lista de contactos, lista de la compra…). El nivel mínimo, también muy habitual, consiste simplemente en tenerlo todo en la cabeza. Mi padre ni siquiera guarda los números de teléfono en la agenda del móvil, ¡se los sabe de memoria y los teclea cada vez! Pero bueno, ése es un caso aparte…

Cuando uno empieza a hacer listas se da cuenta de que no soluciona gran cosa. De pronto, ves escritas un montón de tareas que tienes que hacer, y eso te agobia tanto o más que cuando no las veías pero intuías que estaban ahí. Ahora tienes una lista de tareas que crece constantemente, que no sabes cómo priorizar, y que contiene elementos mezclados de diferente naturaleza. Te empeñas es establecer prioridades sobre la propia lista, ordenando y reordenando sus elementos constantemente. Es frustrante.

Y el caso es que no vas desencaminado, porque en realidad, todo lo que necesitas para estar organizado son listas, bien sean listas escritas en papel, carpetas físicas que agrupan documentos, o listas de elementos en el software adecuado.

Las listas te permiten anotar recordatorios, guardar cosas que te gustaría hacer algún día, hacer un seguimiento de tus proyectos, etc. En definitiva, las listas son herramientas que te permiten tener el inventario de todas las cosas pendientes sobre las que has adquirido, de una manera u otra, el compromiso de hacerlas.

Sin embargo, para que las listas funcionen, tienen que ocurrir dos cosas:

  1. Debes tener las listas adecuadas, con unos límites muy claros entre ellas, de modo que cada lista solo pueda contener una clase de elementos, sin ambigüedades. La clave de toda buena organización es que cada cosa esté en el lugar que le corresponde.
  2. Debes tener un sistema para gestionar las listas efectivamente. Si no pones cada cosa en su sitio en cada momento, o tienes tus lista incompletas o desactualizadas, éstas dejan de ser funcionales. No sirven para nada.

GTD te proporciona una estructura de listas idónea y los procedimientos necesarios para gestionarlas correctamente. Cuando tienes las listas adecuadas y la información actualizada en cada una de ellas, entonces estás organizado. Y cuando estás de verdad organizado, priorizar es fácil, casi intuitivo.

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