Productividad y GTD

Qué significa “estar organizado”

AUTOR: Francisco Sáez
“Durante los primeros veinticinco años de mi vida, quería libertad. En los veinticinco años siguientes, quería orden. En los últimos veinticinco años, me di cuenta de que el orden es libertad.” ~ Winston Churchill
Being organized

La organización es necesaria y todos estamos de acuerdo en ello, aunque sea a diferentes niveles. Por muy desorganizado que creas que eres, seguro que guardas los cubiertos en la cocina de tu casa, y el cepillo de dientes en el cuarto de baño. Es muy complicado y estresante vivir sin saber dónde están las cosas que necesitas, ¿verdad?

Organizar los utensilios domésticos resulta mucho más fácil que organizar la gran cantidad de ideas, pensamientos, información, tareas, y mensajes que atrapan tu atención cada día. Igual que tienes en la cocina un cajón para los cubiertos, que abres sin pensar ni dudar cada vez que necesitas una cucharilla para remover el azúcar de tu café, necesitas algo que te permita liberar tu mente de todo ese volumen de cosas y, al mismo tiempo, mantenerlas fácilmente accesibles en el momento en que las necesites.

Si estás en la sala de espera del dentista con el móvil en la mano, pero no tienes una lista de llamadas pendientes de realizar, entrarás en Twitter o abrirás un juego para pasar el rato, y más tarde tendrás que emplear un tiempo más valioso para realizar esas llamadas. Si haces la compra sin una lista de lo que necesitas, probablemente tendrás que volver en otro momento porque olvidaste la leche. Si estás trabajando y terminas tu tarea actual, perderás un tiempo precioso para empezar la próxima tarea, porque ni siquiera has decidido todavía cuál debe ser.

La falta de organización provoca un sinfín de ineficiencias en tu día a día que agotan tu energía inútilmente y terminan suponiendo un gasto extra de tu tiempo. Y tu tiempo es tu activo más valioso.

Algo que me sorprende mucho de la mayoría de gente que conozco es cuánto se preocupan por controlar sus gastos económicos (a veces hacen esfuerzos totalmente desproporcionados para ahorrar unos céntimos) y qué poco les preocupa tirar a la basura una buena parte de su tiempo. ¿Es que el tiempo no vale nada?

Estar organizado no es un evento puntual, es un estado que requiere un esfuerzo continuado. Un esfuerzo que no es tal en cuanto lo has absorbido como un hábito. En cualquier caso, es un esfuerzo necesario si quieres tener el control de tu vida, tomar decisiones más acertadas, disfrutar de tu tiempo, y ganar en tranquilidad.

Ordenar un montón de cosas en un montón de listas no es estar organizado. Para estar organizado es necesario definir primero el significado de lo que tienes que organizar (en GTD esta es la etapa del método que se llama procesar o aclarar). Para guardar algo en su sitio, primero tienes que saber qué es ese algo; sino lo pondrás en cualquier sitio y eso no es “estar organizado”.

En definitiva, estás organizado cuando tus cosas están en el lugar que les corresponde.

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