Getting Things Done - GTD
Ganar control a través de la organización
AUTOR: Francisco Sáez
"Por cada minuto dedicado a la organización, se gana una hora." ~ Benjamín Franklin
Dada la gran cantidad de cosas que pueden llamar nuestra atención a lo largo día, y dada su naturaleza variable y muchas veces ambigua — tareas, información, ideas, mensajes, emails, conversaciones, recuerdos, pensamientos, cosas por determinar —, se hace necesario disponer de una especie de mente extendida que nos permita liberar la presión de nuestra cabeza para que pueda dedicarse a cosas más productivas.
Lograr esa extensión de la mente no es tarea fácil. Hace falta entender bien la diferente naturaleza de las cosas con las que tratamos cada día y configurar un sistema eficiente, con una estructura organizativa sólida.
Llegados a este punto, creo que la mayoría de la gente entiende que estar organizado es algo positivo. Al menos, todos intuimos que la desorganización va, de alguna manera, en nuestra contra. A la larga, cualquier sistema ineficiente terminará agotando fácilmente nuestra energía.
Hay muchas cosas que puedes hacer en determinados momentos y contextos, con muy poco esfuerzo, que no harás si no estás bien organizado. Probablemente, en esos momentos tus prioridades serán otras, pero si no tienes un inventario completo de las cosas que puedes hacer en cada situación, ni siquiera tendrás la opción de elegir (o, por ejemplo, de aprovechar los 20 minutos que vas a estar esperando en el coche a que salga tu hijo del colegio).
¿Qué significa, pues, estar organizado?
Estar organizado no es algo que se pueda conseguir con un esfuerzo puntual. Tan pronto como consigues una buena organización personal, empiezas a perder de nuevo el control porque el mundo sigue girando y las cosas siguen sucediendo. Esto hay que tenerlo claro porque, para mucha gente, no lograr un estado de buena organización “permanente” supone un estrés que les hace abandonar cualquier intento adicional de mejorar su gestión personal.
Una buena organización necesita de todo un sistema operativo en el que primero debes capturar todo lo que llama tu atención, y después debes determinar su significado y decidir que vas a hacer con ello. Organizar cosas que no has capturado es imposible, y organizar cosas que no has aclarado correctamente es un trabajo vano.
Según David Allen, creador de la metodología Getting Things Done (GTD),
“Estar organizado significa simplemente que el lugar donde están las cosas se adecúa a lo que esas cosas significan para ti.”
Para gestionar tus cosas con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo, necesitas que las cosas estén en el lugar adecuado, es decir, en el lugar que para ti tiene sentido que estén. Si un documento de instrucciones no está donde sueles ir a buscar este tipo de documentos, entonces estás desorganizado. Si la lista de llamadas a realizar no está accesible cuando tienes un rato para hacer llamadas (por ejemplo, esperando a tu hijo en el coche), entonces estás desorganizado.
Por lo tanto, estar organizado es un concepto totalmente personal. Sólo tú puedes definir lo que significa “estar organizado” para ti.
Según esta definición, el orden no significa necesariamente organización. Una persona puede ser muy ordenada y, sin embargo, no tener ciertas cosas en el lugar adecuado. Del mismo modo, otra persona puede tener la oficina hecha una leonera y saber que cada cosa que tiene un significado específico es rápidamente localizable en un lugar concreto.
El concepto de organización implica establecer una relación entre el significado de las cosas y su localización. El problema es que las cosas cambian de significado con el tiempo. Lo que hace un mes era algo poco importante, hoy puede ser algo crítico. Lo que ayer era un documento interesante, hoy es algo que debería estar en la papelera.
He aquí una verdad triste: Para volver a estar desorganizado sólo es necesario que pase el tiempo. Tienes que asumir que estar organizado no es un evento puntual, sino que requiere un esfuerzo continuado.
El significado de las cosas es la clave
Si intentas organizar las cosas antes de haber definido claramente su significado, el resultado será muy frustrante. Hay una razón por la que las tres primeras etapas de GTD tienen una fuerte relación secuencial: Primero capturas cosas, después aclaras qué son y entonces las organizas.
Si vas a una reunión en tu trabajo y terminas con una hoja llena de notas, ¿cómo puedes organizar esas notas? Una hoja de notas no es algo “organizable” por sí mismo. Seguramente contiene varias cosas de diferente naturaleza cuyo significado es necesario aclarar. Algunos apuntes serán tareas que tendrás que realizar (o delegar), es posible que haya algún nuevo proyecto que planificar, y parte de las notas serán información que tendrás que utilizar más adelante. También habrá notas que puedes eliminar.
Lo mismo sucede con tus emails. Cada uno tiene su naturaleza. Además, un sólo email puede contener varios elementos distintos, como las notas de una reunión, que tendrás que identificar, definir y extraer.
Si quieres estar organizado no puedes tratar una hoja de notas como un todo. Ni todos los emails como elementos de una misma categoría (la bandeja de entrada de tu programa de correo electrónico). Ni puedes utilizar una única lista de tareas en la que metes todo lo que tienes que hacer.
Estar organizado significa tener cada cosa en su lugar, y para eso, cada lugar debe tener su significado. Sólo así puedes tener el control.
4 comentarios
Muy buen artículo.
Enhorabuena por tu capacidad de sintetizar conceptos básicos del GTD
Muy buen artículo.
Enhorabuena por tu capacidad de sintetizar conceptos básicos del GTD
Muy agradecido, Javier! :)
Muy agradecido, Javier! :)
Enhorabuena, Francisco: esta entrada es especialmente buena y clarificadora, sobre todo para los jóvenes profesionales que rápidamente tiran la toalla en el intento de organizarse ante la cantidad de requerimientos que sienten que tienen. Tengo cerca a varios en la familia, a los que se lo he remitido.
Enhorabuena, Francisco: esta entrada es especialmente buena y clarificadora, sobre todo para los jóvenes profesionales que rápidamente tiran la toalla en el intento de organizarse ante la cantidad de requerimientos que sienten que tienen. Tengo cerca a varios en la familia, a los que se lo he remitido.
Muchas gracias, José! También por la difusión :)
Muchas gracias, José! También por la difusión :)