Productividad y GTD

Cómo organizar tu Material de Referencia

AUTOR: Francisco Sáez
“Si tu sistema de archivo no es rápido, funcional y divertido, te resistirás a todo el proceso.” ~ David Allen
Reference material file cabinet

Muchas de las cosas que caen en tus manos no requieren ningún tipo de acción, pero contienen información valiosa y de utilidad para hacer algunas de tus tareas o para realizar algún proyecto futuro.

En GTD, a este tipo de información la llamamos Material de Referencia y, aunque puede ser material físico (libros, revistas, facturas, informes impresos, etc.) yo diría que en la actualidad la gran mayoría del material de referencia que llega a nuestras manos tiene soporte digital (enlaces a artículos, libros electrónicos, documentos de texto, hojas de cálculo, archivos PDF, emails, etc.). En mi caso, no exagero si digo que el 95% de mi material de referencia es digital.

Normalmente, no damos demasiada importancia al Material de Referencia, porque contiene información no accionable. No es algo que nos transmita algún tipo de urgencia o importancia estratégica, así que lo recopilamos y ya está. Sin embargo, si no se gestiona adecuadamente puede penalizar el resto de nuestro sistema GTD y, por tanto, nuestra productividad personal.

Organizar el material de referencia requiere tiempo y esfuerzo, y si no se hace bien, es normal terminar con los cajones llenos de papeles sin orden ni concierto. Por otra parte, la facilidad de capturar cosas en el mundo digital puede hacer que terminemos con los discos duros de nuestros ordenadores llenos de gigabytes de datos que luego no somos capaces de encontrar.

Para que el Material de Referencia sea realmente útil tiene que cumplir dos cosas: primero, debe estar siempre al alcance de la mano, y segundo, debe permitir tanto almacenar como encontrar y recuperar la información que necesitamos de una manera rápida y sencilla.

El Material de Referencia, al alcance de la mano

El primer y mejor consejo de David Allen sobre la puesta en marcha de un sistema de Material de Referencia, es que sus archivos deben estar al alcance de la mano.

Guardar un documento debe ser tan sencillo como dejarlo caer en la carpeta correspondiente a ese tipo de documentos. Si no puedes almacenar algo en menos un minuto, tu mente se resistirá a procesar ese material y las cosas se irán acumulando en tus bandejas de entrada. Además, dejarás de recopilar cosas que pueden ser útiles por el mero hecho de que no confías en tu sistema de almacenamiento.

Para el material físico, yo utilizo un archivador de carpetas colgantes que está justo al lado de la silla donde trabajo. Cada carpeta tiene un rótulo en la parte superior para identificar de un vistazo la clase de documentos que contiene. También hay un conjunto de libros que suelo consultar frecuentemente mientras trabajo. Éstos están sobre mi mesa de trabajo, apilados a un lado.

En el mundo digital tienes infinidad de posibilidades. Puedes crear en tu ordenador una estructura de directorios donde guardar tus archivos, o utilizar algún servicio en la nube con el mismo propósito. No te recomiendo que utilices tu ordenador porque, aunque los discos duros no fallan a menudo, cuando lo hacen suele ser desastroso (y cuando esto sucede, casualmente se nos olvidó hacer una copia de seguridad, o la copia de seguridad tampoco es recuperable).

Tener la información en la nube te permite acceder a ella desde cualquier sitio y cualquier dispositivo, y eso es lo más parecido que hay a “tener toda la información al alcance de la mano”.

Un solo sistema, bien clasificado

David Allen recomienda una única clasificación alfabética A-Z para los contenedores de datos físicos. A mí eso no me va bien, es demasiado ambiguo para mi cerebro: el recibo de la luz, ¿en la C de Casa, en la B de Banco, en la F de Facturas, en la P de Pagos? Mis carpetas tienen nombres claros y directos, y no pierdo ni un segundo pensando. El recibo de la luz, a la carpeta “Casa”. Aquí te recomiendo que empieces utilizando el etiquetado que más natural te resulte y que lo vayas adaptando a tu forma de pensar a medida que te encuentres con material que no sabes dónde colocar de manera inmediata.

En el mundo digital, el sistema que utilices debe tener al menos una función de búsqueda para poder recuperar la información de manera inmediata. Al final, por muy bien que estructures las carpetas o directorios que contienen los datos, aparecerán cosas que podrían estar conceptualmente en dos o más sitios y no recordarás donde las pusiste.

Lo ideal es que el sistema que utilices te permita clasificar las entradas con etiquetas. El uso de etiquetas permite establecer categorías sin exigir una estructura jerárquica entre las categorías. De esta forma, podrías asignar múltiples etiquetas a algo que podría pertenecer a varios conceptos (#casa #facturas #bancos), y su localización sería inmediata.

El principal problema de los sistemas digitales, es que es prácticamente imposible ceñirse a uno solo. Puedes utilizar Dropbox o Box para archivos estáticos, pero estos sistemas no permiten incluir notas o enlaces a páginas web, por lo que te ves obligado a utilizar herramientas adicionales como Evernote o OneNote. Además, si se trata de archivos dinámicos que necesitas editar en la nube, necesitarás otros servicios adicionales como Google Drive o Microsoft Office. ¿Y qué pasa con los e-mails que contienen datos que necesitas guardar? Otra fuente de información digital.

Este es un problema importante, porque a veces recordarás que tienes información sobre algo, pero no recordarás en qué formato la capturaste ni en cual de todos esos servicios se encuentra. Y este simple hecho hace que tu combinación de servicios Evernote-Dropbox-Google Drive-etc. sea, en realidad, muy poco funcional.

Aquí, lo ideal es tener una lista de Material de Referencia en una aplicación específica para GTD, como FacileThings, que permita incluir elementos de diferentes orígenes, etiquetarlos y buscarlos. Una única lista con referencias a todas las listas.

Un último consejo: Limpia tu lista de Material de Referencia de vez en cuando, al menos una vez al año. Guardamos infinidad de cosas por si algún día pudieramos necesitarlas, pero no solemos “eliminarlas” cuando ya sabemos que no las vamos a necesitar. Este síndrome de Diógenes puede dar lugar a un sistema de referencia vasto y obsoleto que ya no te apetece gestionar, y esto afectará negativamente a tu productividad.

6 comentarios

B70180a38698f2d5a1d4f5c4f9e33269
Comentado hace alrededor de 2 años isa

Una excelente explicación para funcionar en un atasco de orden, también porque cambias los enfoques, abandonando campos inutiles. Gracias.
Fácile Things es para que sistema?
Salu2, isa.

B70180a38698f2d5a1d4f5c4f9e33269 isa

Una excelente explicación para funcionar en un atasco de orden, también porque cambias los enfoques, abandonando campos inutiles. Gracias.
Fácile Things es para que sistema?
Salu2, isa.

B70180a38698f2d5a1d4f5c4f9e33269
Comentado hace alrededor de 2 años isa

Facile Things en que sistemas operativos se puede usar?

B70180a38698f2d5a1d4f5c4f9e33269 isa

Facile Things en que sistemas operativos se puede usar?

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace alrededor de 2 años Francisco Sáez

En cualquiera. Es una aplicación web, se accede a través del navegador ;)

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

En cualquiera. Es una aplicación web, se accede a través del navegador ;)

018aab0d802401e0b6007d7fa64815c9
Comentado hace alrededor de 2 años Josue Alexis González López

me parece genial la idea, ya veo el buen proposito del material de referencia en ésta aplicacion. Saludos. y que sigan los éxitos.

018aab0d802401e0b6007d7fa64815c9 Josue Alexis González López

me parece genial la idea, ya veo el buen proposito del material de referencia en ésta aplicacion. Saludos. y que sigan los éxitos.

018aab0d802401e0b6007d7fa64815c9
Comentado hace alrededor de 2 años Josue Alexis González López

Por cierto, en el caso del archivado de documentos físicos, cómo le hace en el caso de que al momento que esté procesando ese documento físico, no sea del lugar correcto para archivarlo, suponiendo que está usted en su casa, pero al procesarlo se percata que la información es para archivarla en la oficina del trabajo?.
Gracias de antemano.

018aab0d802401e0b6007d7fa64815c9 Josue Alexis González López

Por cierto, en el caso del archivado de documentos físicos, cómo le hace en el caso de que al momento que esté procesando ese documento físico, no sea del lugar correcto para archivarlo, suponiendo que está usted en su casa, pero al procesarlo se percata que la información es para archivarla en la oficina del trabajo?.
Gracias de antemano.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace alrededor de 2 años Francisco Sáez

Gracias Josué,

Si estás procesando algo que físicamente debe estar en otro sitio, tendrás que cambiar el texto por algo como "llevar X a nosedonde y guardar en su lugar", y procesarlo como Acciones Siguientes.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Gracias Josué,

Si estás procesando algo que físicamente debe estar en otro sitio, tendrás que cambiar el texto por algo como "llevar X a nosedonde y guardar en su lugar", y procesarlo como Acciones Siguientes.

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