Getting Things Done - GTD
Elige con confianza lo que vas a hacer en cada momento
AUTOR: Francisco Sáez
"Cada decisión de actuar es intuitiva. El desafío es pasar de esperar que sea la elección correcta a confiar en que es la elección correcta." – David Allen
La última etapa del flujo de trabajo de la metodología Getting Things Done se llama Actuar o Ejecutar, y es cuando aprovechas la ventaja que te ofrece todo el trabajo organizativo que has efectuado en las etapas anteriores para tomar decisiones efectivas sobre lo que debes hacer en cada momento.
Desde el punto de vista metodológico, es un proceso bastante sencillo. Se trata de elegir qué acción vas a realizar ahora, con la ayuda de tus listas y de tu intuición.
El objetivo de la etapa Ejecutar, y por lo tanto de todo el flujo de trabajo de GTD, es hacer en todo momento lo que tiene más sentido estar haciendo.
No sólo se trata de hacer las cosas, sino de estar implicado y totalmente presente en lo que haces, independientemente de si se trata de trabajo, asuntos personales, o las cosas que te gusta hacer en tus ratos de ocio.
A veces tendrás que utilizar cierta cantidad de disciplina para hacer cosas que no te apetecen demasiado, pero te costará menos si has reflexionado sobre tus niveles superiores de perspectiva. Hablaremos de estos niveles de enfoque en el próximo artículo.
Todo el pensamiento que has llevado a cabo en los pasos anteriores te permitirá mantener la calma y tener las ideas claras en cualquier situación, incluso en momentos de crisis donde lo habitual es perder el foco y no saber bien cómo actuar.
La sensación de control que te otorga el haber definido un inventario completo de las cosas que necesitan algo de ti en tu vida te ayudará a enfrentarte a cualquier cosa. Cuando no estás a merced de los asuntos que llegan a tu vida y eres tú el que la gobierna, tienes el poder de decidir qué hacer y cuándo. Y, algo muy importante, tienes la capacidad de decidir cuándo no realizar ninguna acción de tus listas y utilizar tu tiempo para relajarte, estar plenamente con alguna persona que te importa o probar a hacer cosas nuevas e interesantes.
Elegir tu próxima acción
¿Cómo tienes la confianza de que vas a elegir hacer lo más adecuado? Bueno, a través de las etapas anteriores has capturado todo aquello que tiene importancia en tu vida, has aclarado qué es exactamente cada cosa, las has clasificado y organizado en el lugar adecuado, y has reflexionado sobre tus objetivos actuales, al menos a corto plazo. Quizás sin ser muy consciente de ello, has creado un mapa bastante fidedigno de tu realidad, donde están representadas todas las actividades que actualmente son importantes para ti.
Todo este proceso de pensamiento no ha sido en vano. Además de adquirir la sensación de control que da tener todo perfectamente organizado has podido desarrollar una intuición perfectamente informada sobre lo que significa emplear bien el tiempo en tu vida. No menosprecies ese súper poder ;)
Echa un rápido vistazo al calendario y a la lista de acciones siguientes para tener la seguridad de que no hay ninguna tarea que necesite una acción inmediata. Si hay alguna tarea apremiante en tus listas, ésa es la que debes elegir hacer. Ten mucho cuidado con confundir algo urgente con algo que simplemente es reciente y llama mucho la atención.
Si no hay nada que tengas la obligación de hacer ahora mismo, utiliza estos cuatro criterios para realizar una toma de decisiones eficaz:
1. Contexto
¿Dónde estás? ¿Con quién? ¿Qué herramientas tienes a mano? Hay muchas acciones de tu lista que no puedes hacer simplemente porque no estás en el sitio adecuado. Algunas acciones requerirán la colaboración de alguien y tampoco podrás hacerlas si no tienes acceso a esa persona ahora mismo. Otras acciones necesitan de ciertas herramientas para llevarlas a cabo. Por ejemplo, no puedes hacer una llamada telefónica o enviar un mensaje si estás en la calle y te has dejado el móvil en casa, cargando la batería. La hora del día también es un contexto a tener en cuenta. Por ejemplo, no puedes pedir una cita en una oficina si no está abierta al público.
Mira tu lista de acciones siguientes y fíjate únicamente en aquellas acciones que podrías hacer en las circunstancias que te rodean ahora mismo. Esto te servirá para limitar tus opciones y enfocarte sólo en lo que puedes hacer en el contexto en que estás.
2. Tiempo
¿De cuánto tiempo dispones antes de tu próxima actividad programada? ¿En cuáles de tus posibles acciones siguientes podrías implicarte de manera eficaz en el tiempo de que dispones? Si faltan quince minutos para una reunión a la que debes asistir, iniciar el proceso de pensamiento que requiere una acción compleja no será lo más adecuado; pero quizás puedas enviar un par de emails, responder a algún mensaje, revisar algún documento o aclarar tu bandeja de entrada. Aprovechar ese tiempo para eliminar pequeñas acciones pendientes te permitirá tener más tiempo despejado después, que podrás disfrutar haciendo otras cosas o no haciendo nada.
Piensa en el tiempo que tienes disponible y trata de encajar en él acciones con las que te puedas implicar a fondo.
3. Energía
¿En qué te puedes concentrar y qué puedes hacer con la energía que tienes? No es necesario que estés a tope de energía para funcionar correctamente la mayor parte del tiempo, pero es cierto que algunas acciones requieren una elevada capacidad de concentración, una cierta disponibilidad emocional o un importante esfuerzo físico.
Entender cómo funcionan tus niveles de energía a lo largo del día y cómo te relacionas con ellos es útil para optimizar los momentos en los que trabajas mejor. Debes utilizar los momentos en que te encuentras a pleno rendimiento para enfrentarte a las tareas más desafiantes. Del mismo modo, puedes aprovechar los momentos en que tu nivel de energía decae para realizar otras actividades que no necesiten mucha concentración.
Según tu nivel de energía actual, ¿cuáles de las acciones que podrías realizar son las más adecuadas?
4. Prioridad
Una vez has aplicado los tres criterios anteriores (contexto, tiempo y energía) a tu lista de acciones siguientes, tus opciones seguramente han quedado reducidas a un pequeño número de acciones. ¿Cuál de ellas debes elegir? ¿Qué es lo más importante ahora mismo?
Aquí es donde entra en juego la intuición informada que has ido desarrollando al implementar la metodología GTD. Si tienes que entregar un proyecto la semana que viene, probablemente debas ejecutar la acción que te permite avanzar este proyecto. Si este fin de semana tienes que hacer un pequeño viaje con el coche y éste tiene un piloto fundido, quizás debas llevarlo al taller en primer lugar. Si ninguna cosa tiene una prioridad especial, podrás elegir aquello que da más sentido a tu vida ahora mismo.
En cualquier caso, si tienes en cuenta tus circunstancias actuales, el contexto en que te encuentras, tus niveles de energía y tus prioridades reales, es seguro que la mayor parte del tiempo elegirás hacer lo mejor que podrías estar haciendo en ese momento.
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Si utilizas FacileThings para gestionar tu sistema GTD, la opción Ejecutar te ofrece un visión directa de tu calendario del día y de tu lista de acciones siguientes, así como una herramienta para aplicar los cuatro criterios que te permitirán filtrar las acciones en que debes fijarte según tus circunstancias actuales. Para ello, podrás organizar tus tareas indicando el contexto en que deben ejecutarse, el nivel de energía que requieren y una estimación del tiempo que llevaría completarlas.
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