Productividad y GTD

GTD: Delegar tareas

AUTOR: Francisco Sáez
"Logramos terminar todo lo que hacemos a través de la delegación, ya sea al tiempo o a otras personas" ~ Stephen R. Covey
Blog tasks

Tanto en tu trabajo como en tu vida, aparecen a menudo tareas o acciones que no deberías hacer personalmente. Por varias razones: no tienes los conocimientos necesarios, no tienes tiempo suficiente o, simplemente, es más rentable—por calidad, rapidez o coste—que lo haga otra persona.

Delegar acciones, tareas o proyectos a otras personas es todo un arte. El tema es muy amplio y existe muchísima literatura al respecto, explicando qué tareas se deben delegar, por qué, a quién, cómo y cuándo.

Escribiré más entradas sobre este tema, pero en ésta voy a centrarme únicamente en cómo se deben gestionar las tareas delegadas en GTD, desde un punto de vista práctico.

Lo básico

En GTD la gestión de tareas delegadas es sumamente sencilla, puesto que una vez una tarea ha sido derivada, ésta ya no está en tu terreno. Sólo necesitas una lista, carpeta, o contenedor en la que poner las tareas que has delegado a otras personas o entidades. Se le suele llamar lista de acciones en espera y necesitarás revisarla periódicamente, para no perderlas de vista.

El proceso

  1. Cuando delegues algo, añade una acción a tu lista en espera. Es muy recomendable anotar la fecha en que se delega la acción y la persona o entidad que la recibe.
  2. Pide que te avisen cuando la tarea esté finalizada. De todas formas, debes revisar periódicamente tu lista de acciones en espera (con la frecuencia que consideres necesaria, pero al menos una vez por semana) y asegurarte de que las tareas están progresando adecuadamente. Si es necesario, puedes asignar fechas recordatorio a determinadas tareas para hacer su seguimiento en un momento concreto.
  3. Cuando la tarea se haya realizado, elíminala de la lista y, si es parte de un proyecto, desencadena las siguientes acciones necesarias para que el proyecto avance.

Las herramientas

Si dispones de un software específico de GTD o de gestión de proyectos podrás implementar esta dinámica si problemas, ya que es una característica básica de este tipo de programas.

Si no es así, en el trabajo hay mucha gente que prefiere gestionar las tareas delegadas a través de su programa de correo electrónico, ya que suele ser el mecanismo de comunicación más utilizado. De esta forma, todo queda registrado electrónicamente.

En este caso, puedes crear una carpeta @espera en tu programa de correo electrónico y mover ahí los mails que supongan la delegación de una tarea. Esa será tu lista de acciones en espera. Por lo tanto, revisa los mails de esa lista periódicamente, pon alertas si es necesario—el propio programa de correo electrónico o bien tu agenda o calendario te ayudarán a ello—, elimínalos cuando se hayan terminado y genera las siguientes acciones, si las hubiera.

No es el método más adecuado, pero si delegas una tarea mediante una conversación, personal o telefónica, regístrala cuanto antes en tu sistema GTD, en el software corporativo o en un email. Sino, correrás el riesgo de que la otra persona se olvide y de que tú mismo no hagas el seguimiento pertinente.

Otros consejos

  • Ten en cuenta que hay tareas que, estrictamente hablando, no delegamos, pero están fuera de nuestro control y necesitamos tenerlas en cuenta (p.e. “recibir el borrador de la declaración de la renta”). Debes poner estas acciones en tu lista de acciones en espera y tratarlas de igual modo que las acciones delegadas.
  • Si tienes que delegar una tarea verbalmente, elige el momento adecuado y no interrumpas tu flujo de trabajo ni el del receptor de la tarea.
  • No olvides que transferir una tarea a alguien no te exime de tu responsabilidad. Sigues siendo el responsable absoluto, por lo tanto, haz un buen seguimiento de su evolución.

Lectura recomendada: Stewardship Delegation – The Power of Trust and Commitment

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