GTD Básico: Delégalo

Delegar es una de las opciones que tienes cuando estás procesando o aclarando qué significan las cosas que has ido capturando en tu sistema GTD. Para llegar a delegar algo, has debido seguir el siguiente proceso:

1. Has formulado claramente qué es eso que has recopilado.
2. Has determinado que, efectivamente, es necesario hacer algo.
3. Has establecido cuál debe ser exactamente la siguiente acción a realizar para alcanzar ese resultado.
4. Y has llegado a la conclusión de que, por la razón que sea (habilidades, tiempo disponible, coste, etc.) no eres la persona más adecuada para hacer esa siguiente acción.

A veces, delegar algo no es tan evidente. Puede ser que algo que vas a hacer tú requiera previamente el visto bueno de tu jefe. Puede ser que, antes de hacer algo, quieras conocer qué piensa tu pareja al respecto. En ambos casos, estamos hablando de delegar.

Tampoco resulta evidente cuando no hablamos de personas, sino de entidades u organizaciones. Cuando solicitas a Apple que te publique la versión 2.0.10 de tu aplicación móvil o esperas que tu banco te envíe una nueva tarjeta de crédito, también estás delegando.

David Allen hace especial hincapié en que siempre debes delegar en el formato adecuado, que no es otro que el habitual y estándar para cada situación (enviar un email, tener una conversación en tiempo real, utilizar el canal acordado dentro de la empresa, etc.).

En caso de poder utilizar varios canales para delegar una acción, debes dar prioridad al email u otro sistema digital asíncrono que tengáis acordado, ya que así la conversación queda registrada electrónicamente y tu colaborador puede contestar cuando le venga bien, sin ser interrumpido.

Siguiendo el mismo razonamiento, la conversación real es el menos conveniente de los canales en el momento de delegar: supone un interrupción en el trabajo de ambos y no queda nada registrado. Esto no quiere decir que, después, reunirte regularmente con tu colaborador no sea una forma eficiente de hacer un seguimiento del trabajo realizado.

Cuando delegas una acción, debes ponerla en la lista A la Espera para poder hacer un seguimiento durante tus revisiones habituales, indicando cuándo se delegó y quién es el responsable—persona o entidad—de su realización.