Un enfoque superior

Una de las razones por las que GTD ha alcanzado un gran reconocimiento como sistema de productividad personal es que no trivializa nuestro comportamiento. Tiene un componente psicológico o espiritual que va mucho más allá del hecho de ir marcando sin cesar tareas como hechas. Aunque ser productivo consiste en hacer más cosas con el menor esfuerzo posible, también somos seres humanos y nuestras acciones deben responder a algo más profundo.

Los tradicionales sistemas de gestión del tiempo (que todavía prevalecen en muchas empresas) simplifican toda nuestra actividad en una lista de tareas a las que asignamos una prioridad. Esta prioridad es un número o una letra que simplemente escribimos al lado de la tarea, y permanece ahí para siempre. A menudo representa un grado de urgencia, más que de importancia. Estos sistemas no tienen en cuenta que la importancia de las cosas varía con el tiempo, porque aparecen nuevos compromisos que hacen que la importancia de todo lo anterior sea relativa.

Una mera lista de 74 tareas en la que 27 de ellas tienen la máxima prioridad hace muy difícil y estresante el simple hecho de decidir cuál es la siguiente acción a realizar. Al no haber algo que relacione esas tareas con nosotros como individuos, siempre tenderemos a elegir una tarea que requiera 5 minutos antes que otra que requiera 4 horas. La tareas de baja prioridad (¿para quién?) siempre se quedan sin hacer, hasta que producen una crisis y generan multitud de problemas.

Otra alternativa, casi peor, es introducir todas y cada una de nuestras tareas en una agenda o calendario y hacer que esa agenda gobierne nuestra vida. (¿Suena increíble? Todavía hay mucha gente que me dice que su única herramienta de gestión personal es Google Calendar.) Hay una absoluta falta de contexto en este tipo de listas. Además, si te paras a pensarlo, es un poco ridículo que el curso de tu vida esté determinado, de forma reactiva, por las urgencias de cada momento.

La realidad es compleja y cambiante. No queramos manejarla con una simple hoja de papel. Además, somos seres humanos. Existen fuerzas internas que nos mueven, que dan sentido a nuestra vida, aunque no todos seamos conscientes en todo momento de ellas. Y si queremos ser mejores en aquello que hacemos, debemos incorporar estas fuerzas a nuestra gestión personal.

GTD introduce el contexto como el principal factor de elección de la siguente tarea y tus objetivos personales y áreas de responsabilidad como los factores de dan prioridad a unas acciones sobre otras. No sólo se trata de trabajar, de hacer las cosas, de ser productivo. Se trata de dar un significado a nuestra actividad. ¿Por qué hacemos lo que hacemos? GTD te proporciona un marco de trabajo que te permite alcanzar un conocimiento más profundo de tu realidad y, ya sólo por ese motivo, es algo en lo que merece la pena entrar.

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