Getting Things Done - GTD
8 Consejos para implementar GTD con éxito
AUTOR: Francisco Sáez
"Uno de los mejores trucos para mejorar tu productividad personal es tener herramientas de organización que adores utilizar." ~ David Allen
Getting Things Done (GTD) es una metodología de productividad personal fácil de aprender porque todo lo que enseña es de sentido común, pero también puede ser difícil de practicar, al menos al principio. Hay que implementar una serie de hábitos, y crear hábitos que no se tienen puede ser duro.
Es un poco como empezar a hacer ejercicio o dejar de fumar. Es fácil empezar porque todos entendemos los beneficios que tiene para nuestra salud, pero es igual de fácil abandonar después de un tiempo si no conseguimos asentar los buenos hábitos y deshacernos de los malos.
Aquí tienes unos cuantos consejos que te pueden ayudar a implementar GTD si estás empezando. También pueden ser de utilidad si ya practicas GTD y tienes la sensación de que algo no funciona tan bien como debería:
1. Debes tener la intención. Como he dicho, para implementar GTD tendrás que crear o eliminar hábitos, y eso requiere trabajo, tiempo y disciplina. Por supuesto, el beneficio hará que valga la pena es esfuerzo, pero no es gratis. ¿Estás dispuesto? ¿Estás abierto y comprometido a cambiar para ser más efectivo? Si vas a probar por probar, sin intencionalidad, seguramente perderás el tiempo.
2. Debes conocer bien la metodología. Lee primero el libro… pero bien leído. Organízate con eficacia es el libro de David Allen que explica la metodología GTD (Getting Things Done es el título de la versión original). No lo leas como si fuera una novela, porque cuando lo acabes no te acordarás de la mitad de las cosas, y hay muchos detalles que desgranar. Es un libro para aprender, así que haz una lectura productiva. Mientras lo lees, subraya lo más relevante, haz pequeños resúmenes y esquemas, y haz listas con las acciones que deberías ir empezando a hacer.
3. Preocúpate por el método, no por la tecnología. Muchos recomiendan empezar con un sistema de baja tecnología, y comprar un buen equipo y el material suficiente (carpetas, bandejas, archivadores, etc.), lo cual requiere bastante espacio. No es necesario, a no ser que te guste especialmente esa forma de trabajar. Por supuesto, necesitarás algún material básico (una bandeja de entrada física, una libreta y un boli, al menos) pero no hace falta que retrocedas al siglo XIX. Existen aplicaciones digitales que podrás conectar con tu correo electrónico y tus herramientas de trabajo en la nube y, en combinación con tu ordenador, tablet y smartphone, te harán las cosas mucho más fáciles. FacileThings es una buena opción para empezar con GTD porque, además de permitirte reunir y organizar todas tus tareas en un sólo sitio, te guiará para que implementes el método de la manera correcta.
4. Haz un “barrido de mente” inicial. David Allen recomienda una captura inicial del 100% de las cosas que tienes pendientes, lo que puede requerir perfectamente un par de días de trabajo duro. Si eso te echa para atrás, puedes hacer una captura inicial de todo lo que te venga a la mente durante, digamos, un par de horas, y después ir recopilando cosas de manera incremental, según lleguen. Si haces las Revisiones Semanales correctamente, irás ampliando la captura inicial y en poco tiempo tendrás el 100% del inventario de tus acciones en el sistema, sin necesidad de pasar por un proceso tan agotador. El barrido de mente es siempre el punto de entrada a GTD. Si alguna vez te caes de la tabla, la forma de volver a subirte de nuevo es recopilar de nuevo todo lo que tengas pendiente.
5. Aclara y organiza tu captura inicial. Esto también llevará su tiempo, pero cuando termines ya tendrás tu sistema GTD en funcionamiento. Para cada una de las cosas que has recopilado, debes pensar exactamente de qué se trata, escribir su enunciado de forma clara y poner un recordatorio en la lista adecuada.
6. Domina los cinco pasos del flujo de trabajo. Captura, aclara, organiza, revisa, actúa. En los primeros días de implementación repite tan a menudo como puedas el flujo de trabajo completo para asimilarlo bien, pero sobre todo, para que sientas los beneficios de la metodología: tener todo bajo control y liberar estrés. Si te suscribes a nuestro blog, podrás descargarte gratuitamente el ebook “El flujo de trabajo de GTD®”, donde te explicamos con detalle los entresijos de cada etapa.
7. Cuando tengas el control, ve a por la perspectiva. Después de unas semanas (o meses, no tengas prisa) en las que ya dominas el flujo de trabajo y has alcanzado cierta estabilidad, es el momento de ir un paso más allá. Todo lo que haces, tus proyectos y tareas de cada día, deberían obedecer a objetivos de mayor alcance y dar un significado a tu vida. Es lo que se llama perspectiva o enfoque vertical en GTD. Consiste en definir tu propósito, objetivos y áreas de enfoque, y asegurarte de que tus proyectos y acciones están alineadas con ellos. Asegúrate de que, en tu vida, eres tú el que está en el asiento del conductor.
8. Simplifica. Uno de los grandes errores al empezar a implementar GTD es intentar que todo sea perfecto y tratar de abarcarlo todo. Sobre-complicar el sistema puede llevarte a abandonarlo en poco tiempo. Utiliza la mínima cantidad de herramientas posible, porque el trabajo mental que debes hacer para mantener un conjunto de sistemas en equilibrio puede ser abrumador. Reduce el número de bandejas de entrada al mínimo (lo ideal sería tener una), porque si tienes que ir a varios sitios para procesar tus cosas, te cansarás pronto. Usa la cantidad mínima de contextos y categorías para que la clasificación de tus acciones sea útil, pero no engorrosa.
Y si quieres empezar ya, aquí tienes una guía de inicio rápido para implementar GTD con éxito.
2 comentarios
Enhorabuena por el e-book.
Ofrece una visión introductoria muy clara y sencilla.
Muchas gracias.
Enhorabuena por el e-book.
Ofrece una visión introductoria muy clara y sencilla.
Muchas gracias.
Me alegra que te haya gustado, Xavier. Gracias! :)
Me alegra que te haya gustado, Xavier. Gracias! :)