Getting Things Done - GTD
Guía de inicio rápido: Cómo empezar a implementar GTD con éxito
AUTOR: Francisco Sáez
Si te has preocupado alguna vez de mejorar tu productividad personal, ser más eficiente organizando tu trabajo, tener bajo control tu vida personal y profesional, o vivir con menos estrés, probablemente hayas oído hablar o leído en algún sitio algo sobre la metodología de gestión personal Getting Things Done (GTD).
Aunque esta metodología es fácil de entender y utilizar, a mucha gente le cuesta empezar a implementarla. La razón es que, para que GTD funcione, es necesario desaprender algunos malos hábitos que hemos estado desarrollando hasta ahora.
Es decir, empezar a implementar GTD implica cambiar, y eso no es fácil. Se estima que el tiempo medio para establecer correctamente los hábitos necesarios para desarrollar una gestión personal altamente efectiva es de unos dos años. Puede parecer mucho, pero estamos hablando de llegar a la perfección; en realidad, los beneficios se notan desde el principio.
Para que esta adaptación sea más sencilla, no debes tratar de abarcar desde el principio todo lo que la metodología te ofrece. Si intentas abarcarlo todo, probablemente te agobiarás en un momento en que tu organización personal necesita principalmente establecer unos buenos cimientos que te permitan crecer y mejorar más adelante.
En los primeros meses debes centrarte en establecer un hábito de trabajo efectivo, que te ayude a eliminar el estrés y disfrutar más de lo que haces. Debes centrarte en el flujo de trabajo de cinco pasos de GTD, y mantenerlo tan sencillo como puedas.
Capturar
“Tu mente es para tener ideas, no para mantenerlas” ~ David Allen.
Debes acostumbrarte a capturar cosas sin ningún tipo de compromiso. Cualquier idea que te venga a la cabeza debe ser capturada sin pensar. Ya pensarás sobre ello en otro momento (concretamente, en el paso Aclarar).
Cuando consigas que capturar cosas de manera inmediata se convierta en un proceso automático, habrás dominado este paso.
Como ves es fácil de entender, pero no tan fácil de hacer. Es una cuestión de reeducar tu atención para que las distracciones no ganen la partida.
Si todavía no tienes un inventario completo de acciones, haz un barrido mental, físico y digital, para recoger todas las cosas de tu vida que necesitan algún tipo de acción. Puedes utilizar esta técnica de vez en cuando, para mantener tu inventario al día, hasta que el hábito de capturar esté dominado.
Aclarar
“No se necesita mucha fuerza para hacer las cosas, pero hace falta un gran esfuerzo para decidir qué hacer.” – Elbert Hubbard.
Éste es un proceso nuevo para cualquiera que no haya practicado GTD. En él se clarifican y organizan adecuadamente las capturas realizadas. Al final del proceso las bandejas de entrada deben quedar vacías.
Para dominar este paso tienes que hacerte una serie de preguntas para cada uno de los elementos que has capturado. Al principio debes obligarte a hacerlo paso a paso, hasta que asumas el proceso. Las preguntas son:
- ¿Qué es esto? Debes expresar qué significa esa captura para ti.
- ¿Es accionable? Es accionable si se puede hacer algo al respecto y quieres hacerlo.
- Si no es accionable, ¿qué vas a hacer? Puedes hacer tres cosas con la captura:
- Eliminarla.
- Archivarla, si es información que te interesa guardar.
- Incubarla, para decidir en otro momento si vas a hacer algo con ella. - Si es accionable, ¿cuál es la siguiente acción y qué vas a hacer con ella? La siguiente acción es la siguiente actividad física y visible que hace que algo avance o se complete, una unidad de trabajo que se hace en una sola vez. Una vez has determinado cuál es la siguiente acción, puedes hacer tres cosas:
- Hacerla, si es algo que debes hacer tú y dura menos de dos minutos:.
- Delegarla, si no eres la persona idónea para realizarla.
- Aplazarla, que consiste en poner un recordatorio para hacerla lo antes posible. - ¿Puedo dar por finalizada la captura? Si la acción definida completa el resultado deseado, ya has terminado. Si no, debes definir cuál es el resultado deseado y añadirlo a la Lista de Proyectos.
En el caso de tener que definir un nuevo proyecto, no debes caer en la trampa de la sobre-planificación, es decir, empezar a desarrollar el proyecto, añadiendo un montón de posibles acciones futuras. Eso es algo a lo que todos estamos muy acostumbrados. Sólo es necesario tener clara la siguiente acción para hacer avanzar el proyecto.
Aclarar consiste en pensar y decidir. Dominarás este paso cuando hagas sencillamente eso, con la suficiente regularidad para que las bandejas de entrada se vacíen diariamente.
Organizar
“Debes usar tu mente para sacar las cosas de tu mente.” ~ David Allen.
Organizar consiste simplemente en poner cada cosa en su lugar. Nuestro cerebro es bueno relacionando lugares y significados, así que sólo necesitamos unos recipientes con un significado claro para ser más efectivos.
Un sistema GTD no es más que un conjunto de recordatorios organizados en listas:
- Siguientes Acciones: Lista de acciones que has de hacer tú, lo antes posible.
- Calendario: Acciones que has de hacer tú (o información que debes tener en cuenta) en una fecha y/o hora específica.
- Agenda: Son “siguientes acciones” en las que necesitas reunirte con alguien para completarlas.
- A la Espera: Son “siguientes acciones” que deben hacer otras personas. Debes incluir el nombre del responsable y la fecha en que delegaste cada acción.
- Proyectos: Lista de resultados pendientes.
- Algún día/Tal vez: Son “capturas” que has decidido evaluar más adelante.
- Archivo: Donde guardas el material de referencia.
- Papelera: Donde arrojas aquello que no necesitas o carece de valor alguno.
Redacta tus acciones para que se puedan ejecutar sin obstáculos, utilizando verbos específicos de acción que indiquen claramente qué hay que hacer, sin ambigüedades.
Reflexionar
“Piensa como un hombre de acción, actúa como un hombre reflexivo.” – Henri Bergson.
Este es el paso más importante de la metodología, ya que ayuda a mantener un sistema usable y completamente fiable. Básicamente, consiste en hacer una Revisión Semanal de todo tu sistema. Se trata simplemente de una revisión; no debes ponerte a hacer lo que no has podido hacer durante la semana.
La Revisión Semanal te permite:
- Ganar claridad: Vaciar todas tus bandejas de entrada.
- Ponerte al día: Revisar tus listas, eliminando aquello que ya está hecho o ya no es necesario, y añadiendo la información que falta. Incluye:
- Revisar tu calendario pasado (desde tu última revisión semanal) por si todavía hay algo que se deba hacer con las tareas completadas.
- Revisar tu calendario futuro (a 4 ó 5 semanas vista) para evitar sorpresas con poco tiempo de reacción.
- Revisar tus Acciones Siguientes y Agendas.
- Revisar activamente la lista A la Espera, reclamando lo que necesites o añadiendo recordatorios para actuar más adelante.
- Revisar tu Lista de Proyectos, para reactivar proyectos sin acciones siguientes definidas y revisar el material de apoyo. - Aplicar tu creatividad: Ahora que tienes un sistema completo y actualizado, estás en un momento en el que tienes un alto grado de perspectiva que puedes aprovechar creativamente. Reevalúa los contenidos de la lista Algún día/Tal vez y piensa qué nuevos proyectos puedes acometer.
No te saltes este paso si quieres implementar GTD con éxito. Si no puedes hacer una revisión completa, haz una parte. Cualquier revisión es mejor que ninguna.
Ejecutar
“Puedes hacer cualquier cosa, pero no todo.” ~ David Allen.
Definir tu trabajo es parte de tu trabajo y, gracias a todo lo anterior, ahora puedes filtrar el trabajo ya definido para elegir la mejor opción y sentirte bien con lo que estás haciendo.
Para elegir la mejor siguiente acción debes utilizar estos criterios limitantes:
- Contexto. ¿Qué acciones se pueden hacer en el lugar en que te encuentras, con las herramientas que tienes, con las personas con quienes estás?
- Tiempo. ¿Qué acciones puedes hacer en el tiempo que tienes disponible?
- Energía. ¿Qué acciones están en línea con tu nivel de energía actual?
- De todas las acciones filtradas por los anteriores criterios, ¿cuál tiene más sentido hacer ahora?
Para ejecutar bien, tienes que desarrollar el hábito de ir a tus listas para elegir la próxima acción a realizar. Si no lo haces, la tendencia será ir haciendo lo que surge, y eso echará por tierra todo el trabajo realizado.
¡Empieza!
“El secreto para seguir adelante es empezar. El secreto para empezar es dividir las tareas complejas y abrumadoras en tareas pequeñas y manejables, y luego comenzar con la primera.” ~ Mark Twain.
En primer lugar, necesitas tener un primer inventario de elementos inclompletos en tu vida personal y profesional. Haz un barrido mental siguiendo esta lista de posibilidades: Lista de verificación de incompletos de GTD
Define los contextos adecuados a tu actividad, que te servirán para tener listas de Acciones Siguientes específicas para cada situación: @llamadas, @ordenador, @oficina, @casa, @recados, @Evernote, @María, etc.
Una vez hecha esa primera gran captura, aclara cada uno de los elementos y organízalos, poniendo recordatorios en las listas adecuadas.
Ahora ya puedes empezar a desarrollar el flujo de trabajo explicado más arriba. Seguramente tendrás muchas ganas de buscar las mejores herramientas para hacer esto, pero no debes preocuparte de esto por el momento. Al principio debes centrarte en los hábitos, no en las herramientas:
- Captura todo lo que llegue a tu cabeza.
- Aclara las capturas con cierta regularidad (una vez al día puede ser suficiente).
- Utiliza los 4 criterios limitantes para elegir la siguiente acción a ejecutar.
- ¡No te saltes la Revisión Semanal!
Si consigues hacer esto razonablemente bien durante unos tres meses, empezarás a percibir los beneficios de la metodología. Después, querrás ir mejorando otros aspectos relacionados con la metodología (gestión de proyectos, perspectiva vertical, etc.), pero no vale la pena meterse con ellos hasta que no tengas un sistema mínimamente funcional.
Ya estás en el camino de lograr una vida productiva, calmada y gratificante. ¡Mucho ánimo!
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