Productividad y GTD

Tu calendario no es una lista de tareas

AUTOR: Francisco Sáez

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Blog organization

Hace un tiempo ya argumenté en este blog que utilizar el correo electrónico como si fuera una lista de tareas es, a mi juicio, un enfoque organizativo muy poco productivo. Cada herramienta está diseñada para un tipo de uso, y usar el email como sistema de organización personal es como usar un tenedor para cazar ballenas.

Utilizar el Calendario como lista de tareas es otro enfoque, tan malo como el anterior, que también nos ha dejado como legado el mundo corporativo. No es nada raro ver que todavía hoy hay quien trabaja con calendarios como éste, repletos de tareas, sin prácticamente ningún hueco libre:

calendario lleno

He aquí unas cuantas razones por las que trabajar de esta manera, no solo no es productivo, sino que además puede resultar muy agobiante:

  1. No sabes cuánto tiempo te va a llevar una tarea. No. Crees que sí, pero no. Si eres como yo, te vas a equivocar 9 de cada 10 veces. Lo que pensabas que te iba a llevar 30 minutos, resulta que te lleva 45; con lo que no puedes empezar la siguiente tarea porque tienes una reunión que, por cierto, termina durando 20 minutos más de lo previsto.
  2. El calendario es una fuente de frustración. Debido al punto anterior, resulta que al final del día, solo has terminado 3 de las 7 tareas que habías incluido en el calendario. Eso, día tras día, mina la moral de cualquiera.
  3. Mantener el Calendario actualizado requiere muchísimo trabajo. Planificas uno o varios día, probablemente una semana. Como no has podido completar todo lo planificado para hoy y, además, han aparecido nuevas urgencias, ahora tienes que replanificar el día de mañana y todos los días siguientes para incluir esas tareas. Cualquier inserción en el calendario provoca el desplazamiento de todo lo que viene a continuación.
  4. El calendario es una fuente de estrés. Usar un calendario lleva normalmente aparejado un sentido de urgencia que se hace patente cada vez que la herramienta te envía una alerta por email o a tu móvil para decirte que dentro de X minutos tienes que no se qué tarea planificada.
  5. Nunca ves el final del túnel. No sabes cuantas tareas tienes ni cuantas te quedan para terminar un determinado proyecto. Por mucho que utilices diferentes colores para identificar tipos de tareas, una tarea no es equivalente a un hueco en el calendario (puede necesitar de muchos huecos en diferentes días y de diferentes tamaños).
  6. Vives permanentemente en situación de crisis. Puesto que todo lo que empiezas tiene un deadline, vives constantemente en los Cuadrantes de la Urgencia. Al igual que ocurre con el email, no tienes una secuencia clara de lo que tienes que hacer. Tu visión de la semana no es más que un montón de eventos y tareas apelotonadas en tu calendario. Solo puedes rezar para que no aparezcan más cosas y la cosa vaya a peor.
  7. No sabes si podrás hacer la tarea a la hora planificada. A lo mejor, el jueves a las 11am no tienes el material que necesitas para trabajar en lo que habías programado. O no estás de humor. O algo te está distrayendo. El calendario se basa únicamente en el tiempo; no en el contexto en que te encuentras, ni en la energía que tienes ni en tus prioridades en ese momento.

El calendario no es una herramienta de organización completa en sí misma, aunque sí que es una parte importante de cualquier sistema de organización personal. Es la parte en la que debes incluir cualquier evento que va a ocurrir en un día concreto o a una hora específica, como una reunión, un viaje en avión o una llamada para felicitar a alguien por su cumpleaños. También puedes utilizarlo para bloquear mentalmente un espacio tiempo en el que quieres estar concentrado en algo, sin que nadie te moleste, pero definitivamente, no es el lugar idóneo para tener tus tareas.

Para eso necesitas al menos una lista de acciones y, probablemente, otras listas adicionales para poder hacer un seguimiento de tus proyectos y de las acciones que has delegado en otras personas.

10 comentarios

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Comentado hace alrededor de 5 años Ruben (@marladif)

Estando de acuerdo contigo yo en su día escribi una entrada sobre cómo utilizo el calendario tratando de integrarlo con GTD. Se llamaba "Aprende a integrar revisión diaria y calendario" y creo que algo sí que se puede hacer.

Dacf24d92a240f371e0318829aa138c0 Ruben (@marladif)

Estando de acuerdo contigo yo en su día escribi una entrada sobre cómo utilizo el calendario tratando de integrarlo con GTD. Se llamaba "Aprende a integrar revisión diaria y calendario" y creo que algo sí que se puede hacer.

50b30e743758663cd0d428b5f1a2afe7
Comentado hace alrededor de 5 años Xavier Valens Gomila

Totalmente de acuerdo.

50b30e743758663cd0d428b5f1a2afe7 Xavier Valens Gomila

Totalmente de acuerdo.

50b30e743758663cd0d428b5f1a2afe7
Comentado hace alrededor de 5 años Xavier Valens Gomila

Mira si estoy de acuerdo que acabo de revisar mi agenda de facilethings y he pasado a la carpeta de acciones siguientes las tareas que tenía anotadas hace un par de días y que todavía no había hecho

50b30e743758663cd0d428b5f1a2afe7 Xavier Valens Gomila

Mira si estoy de acuerdo que acabo de revisar mi agenda de facilethings y he pasado a la carpeta de acciones siguientes las tareas que tenía anotadas hace un par de días y que todavía no había hecho

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace alrededor de 5 años Francisco Sáez

Hola Rubén,

Aunque "algo sí se puede hacer", creo que es preferible no hacer nada. Puedes marcar las tareas importantes que quieres hacer mañana sin necesidad de ponerlas en el calendario, y las buscarás igualmente en cuanto tengas un hueco.

Probablemente seas igual de productivo de ambas formas, pero una de ellas genera menos estrés ;)

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Hola Rubén,

Aunque "algo sí se puede hacer", creo que es preferible no hacer nada. Puedes marcar las tareas importantes que quieres hacer mañana sin necesidad de ponerlas en el calendario, y las buscarás igualmente en cuanto tengas un hueco.

Probablemente seas igual de productivo de ambas formas, pero una de ellas genera menos estrés ;)

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace alrededor de 5 años Francisco Sáez

Hola Xavier, eso que has hecho, mover tareas de la Agenda que no debían estar ahí a Acciones Siguientes, está muy bien. Es muy GTD ;)

Gracias por comentar!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Hola Xavier, eso que has hecho, mover tareas de la Agenda que no debían estar ahí a Acciones Siguientes, está muy bien. Es muy GTD ;)

Gracias por comentar!

D41d05f4ac6c8a67e94028755ab8bce6
Comentado hace alrededor de 5 años anaechever@gmail.com

A mí me sucede eso con las tareas periódicas. Les asigno un día a la semana, o un día al mes, pero después la vida no es tan cuadriculada y me estreso cuando Google Calendar me las recuerda, o cuando Facilethings me las marca como tareas vencidas. ¿Qué me aconsejáis?

D41d05f4ac6c8a67e94028755ab8bce6 anaechever@gmail.com

A mí me sucede eso con las tareas periódicas. Les asigno un día a la semana, o un día al mes, pero después la vida no es tan cuadriculada y me estreso cuando Google Calendar me las recuerda, o cuando Facilethings me las marca como tareas vencidas. ¿Qué me aconsejáis?

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Comentado hace alrededor de 5 años Xavier Valens Gomila

Creo que en las rutinas puedes hacer que al vencimiento no se vayan a la agenda sino que se vayan directamente a las acciones siguientes.

50b30e743758663cd0d428b5f1a2afe7 Xavier Valens Gomila

Creo que en las rutinas puedes hacer que al vencimiento no se vayan a la agenda sino que se vayan directamente a las acciones siguientes.

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Comentado hace alrededor de 5 años anaechever@gmail.com

¡Gracias, Xavier! Echaré una ojeada a ver si puedo configurarlo así. :)

D41d05f4ac6c8a67e94028755ab8bce6 anaechever@gmail.com

¡Gracias, Xavier! Echaré una ojeada a ver si puedo configurarlo así. :)

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Comentado hace alrededor de 5 años Francisco Sáez

Ana, para que no vayan a la Agenda, simplemente pon el campo "Fecha límite" a "no" en las opciones avanzadas de configuración ;)

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Ana, para que no vayan a la Agenda, simplemente pon el campo "Fecha límite" a "no" en las opciones avanzadas de configuración ;)

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Comentado hace alrededor de 5 años Ana Echeverría

¡Resuelto, muchas gracias! También he detectado por qué estaba firmando involuntariamente con mi email... :P

D41d05f4ac6c8a67e94028755ab8bce6 Ana Echeverría

¡Resuelto, muchas gracias! También he detectado por qué estaba firmando involuntariamente con mi email... :P

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