Tu correo electrónico no es una lista de tareas

Un error muy común que comete la gente cuando empieza a sentir la necesidad de ser más eficiente y organizarse mejor, es tratar de utilizar las mismas herramientas que ya utiliza para otras cosas. Piensan que, usando lo mismo para todo, tendrán que hacer menos cosas y, por lo tanto, serán más productivos. Gran error. Mezclar cosas diferentes no suele simplificar nada; al contrario, genera confusión y complejidad.

Utilizar una herramienta para un fin diferente al que fue diseñada implica un coste muy elevado en eficiencia y en tiempo, tanto en su puesta a punto como en su mantenimiento diario. ¿Has decidido utilizar Evernote como tu herramienta GTD? Evernote no gestiona tareas ni proyectos, gestiona notas. ¿Google Calendar? Una calendario sólo contiene eventos, que son una mínima parte de tu actividad diaria.

Una de las prácticas más comunes, sobre todo en el mundo corporativo, es utilizar el correo electrónico como una lista de tareas. Si es tu caso, te voy a dar algunas razones por las que deberías dejar utilizarlo de ese modo ya:

1. En tu correo electrónico sólo tienes tareas impuestas por otras personas. Tú no controlas tu correo electrónico, son los demás. Tú sólo reaccionas ante las cosas que entran. ¿Dónde están la tareas que nacen de ti? ¿Dónde estás las acciones que nacen de una conversación o de una reunión?
2. El correo electrónico es una fuente de distracción enorme. Tenerlo abierto supone recibir una notificación cada vez que hay un correo nuevo, y con ella, la tentación de dejar lo que estés haciendo para ver de qué se trata. Incluso si lo tienes cerrado, cada vez que entres para ver qué tienes pendiente, no podrás evitar perder un buen rato contestando y eliminando emails.
3. El correo electrónico puede ser realmente agobiante y una fuente de estrés. Puedes reducir tu bandeja de entrada a 23 elementos, entrar media hora más tarde y volver a tener 36.
4. El correo electrónico es una droga. La naturaleza del email (acuérdate, es una herramienta de comunicación) hace que te enganches. Recibir muchos emails es, en cierto modo, halagador. Hay gente que te necesita. Necesitas mirarlo constantemente, eliminar y responder correos para sentirte ocupado. En la oficina, en el tren, o paseando con tu novia. Eso, además de penoso, es bastante improductivo.
5. En tus correos, la tareas no están nunca bien definidas. Un email te llega con un texto en el campo “asunto” que escribió alguien que no eres tú y que no puedes cambiar. Cuando revisas tus listas de emails, sólo ves esa información. Si es ambigua, confusa o inexacta, provocará un tratamiento equivocado. Imagínate cómo reacciona tu cerebro ante una tarea con el título "Re: re: re: re: re: re: hola.”
6. Un correo electrónico no es igual a una tarea. De hecho, un correo puede dar lugar a varias tareas, relacionadas o no (a varios proyectos, incluso). No podrás tener una secuencia clara de lo que tienes que hacer, no sabrás por dónde vas, y no podrás eliminarlo hasta que no estén todas las tareas subyacentes realizadas. Y no todos los correos son tareas.
7. No dispones de una manera ágil de clasificar, ordenar y encontrar correos. Si quieres tenerlos más o menos organizados, tendrás que crear un montón de listas o carpetas y gestionarlas. Aún teniendo cada cosa en su sitio, el orden y agrupación de emails estará muy limitado, y el seguimiento de fechas límites y prioridades será complicado. En definitiva, el mantenimiento de estas listas te va a salir muy caro.

Sí, tu software de email viene con estrellas, banderitas y colores, pero no te dejes tentar. Separa tu correo electrónico de tu gestión de tareas. Cuando revises tu bandeja de entrada, captura las acciones necesarias en tu gestor de tareas. Así de fácil. ¡Ah, pero eso significa hacer un paso más en mi trabajo! Sí, es un paso extra que te permitirá definir correctamente tu trabajo, procesar y tener tus tareas bajo control, y hacer un buen seguimiento de tus proyectos.