GTD Básico: Organización de cosas no accionables

Una de las grandes ventajas de GTD es que permite, desde un principio, separar cosas que requieren una acción de otras que, aunque tienen valor, no requieren hacer nada, al menos de momento. Esto redunda en una visión mucho más clara y descongestionada de nuestra zona de trabajo.

Una gran parte de lo que nos llega es material de referencia, es decir, información que queremos guardar, por el motivo que sea.

Necesitarás un buen sistema de archivo para el material basado en papel. Debe estar accesible y debe ser muy sencillo almacenar algo en él y encontrarlo cuando se necesite, por lo que las carpetas deberían estar ordenadas alfabéticamente, o bien por categorías (o una mezcla de ambos sistemas, si se trata de un gran archivo).

La información de tus contactos (teléfonos, direcciones, tarjetas de visita…) es parte de este material. El lugar idóneo para este tipo de información sigue siendo el lugar donde vas a usarla (teléfono móvil, libreta de direcciones de tu correo electrónico, agenda, CRM, etc.).

Si eres como yo, tendrás una parte de tu material de referencia digital en tu propio disco duro y otra parte en la nube (normalmente enlaces a contenidos que consideras útiles). Utiliza una estructura de carpetas comprensible para organizar tus archivos propios y algún software (sólo uno) que te permita clasificar, etiquetar y localizar rápidamente tus recursos en la web.

Otra buena parte de lo que nos llega son cosas que no requieren una acción ahora mismo, pero es posible que en el futuro sí la requieran. Nos interesa guardar estas cosas para no olvidarlas y poder reconsiderlas más adelante. Estos elemento puedes ponerlos en tu lista Algún día/Tal vez o en tu Agenda.

La lista Algún día/Tal vez es la herramienta más creativa de GTD: cosas que te gustaría aprender, sitios que te gustaría visitar, cosas que querrías comprar, proyectos que te gustaría acometer, libros para leer, webs que visitar, ideas en general. Si tienes Próximas acciones que no vas a tocar en un tiempo, muévelas a esta lista. Debes incluir esta lista en tu Revisión Semanal para reconsiderar su contenido de forma periódica (desechar lo obsoleto y mover a Próximas Acciones lo que cobre sentido en tu mente).

También puedes utilizar tu Agenda para poner un recordatorio sobre algo que deberías tener en cuenta en el futuro: eventos a los que podrías acudir, proyectos que podrías activar, aniversarios, decisiones a tomar más adelante, etc.

Éste es el último de los tres artículos dedicados a la organización:

1. Organización de acciones
2. Organización de proyectos
3. Organización de cosas no accionables