Productividad y GTD

Gestionando los “someday maybes” con GTD

AUTOR: Francisco Sáez
“Lo que está en tu poder hacer, está en tu poder no hacerlo.” ~ Aristóteles
Blog organization

En un sistema de productividad personal al estilo GTD, probablemente la categoría más importante de elementos que no requieren acción la constituyen aquellas cosas sobre las que no tenemos intención de hacer nada por el momento, pero queremos volver a considerar más adelante.

Con sistemas organizativos más tradicionales y simples, como las listas de tareas o los calendarios, suelen ocurrir dos cosas con este tipo de cosas:

  • Lo más habitual es ignorarlas. Puesto que no son acciones propiamente dichas — ya que no has establecido todavía un compromiso interno con ellas — no las anotas en ninguna parte y simplemente terminan olvidándose. Una lástima, porque seguramente algunas de ellas podrían convertirse en proyectos realmente interesantes y creativos.
  • Se registran como una acción más. En este caso mezclas acciones no comprometidas con acciones comprometidas, añadiendo confusión al sistema, dificultando enormemente tu gestión personal y generando más puntos de estrés.

Viajes que quieres hacer, libros que quieres leer, proyectos que te gustaría realizar, cursos a los que te gustaría asistir, cosas que quieres aprender, algo que te gustaría comprar, ideas que te gustaría intentar materializar, etc.

GTD te permite capturar de manera eficaz este tipo de cosas que pueden añadir mucho valor e interés a tu vida. David Allen propone varias formas de tratar con ellas.

1. La lista Algún día/Tal vez.

La solución idónea es añadirlas a una lista especial que no vas a tener en cuenta en tu día a día — y por lo tanto, no van a consumir recursos mentales — , pero vas a revisar de vez en cuando para determinar si alguna de esas cosas merecen pasar a primer plano.

La lista Algún día/Tal vez es un gran recurso creativo que te puede proporcionar grandes aventuras en tu vida y en tu trabajo. Esta lista te da permiso para anotar cualquier cosa que se te ocurra, sin restricciones de ningún tipo. Ya tendrás tiempo de analizar lo que has capturado y eliminarlo si no tiene demasiado sentido.

2. La Agenda.

Puesto que se trata de cosas que debes reconsiderar en el futuro, puedes incluir estos elementos en la Agenda, con un fecha lejana en el tiempo.

Aunque David Allen propone esta posibilidad, a mi personalmente me gusta más bien poco, por dos razones:

  • A no ser que la fecha utilizada sea una fecha límite objetiva para tomar la decisión, esto se contradice con el sentido de “territorio sagrado” que caracteriza a la Agenda.
  • Se trata de acciones todavía no comprometidas, y las listas que constituyen tu actividad diaria (Agenda, Acciones Siguientes y A la Espera) solo deberían contener acciones con las que te has comprometido. Mezclar acciones firmes con acciones que pueden o no tener lugar sólo contribuirá a generar confusión y desconfianza en el sistema.

3. El Archivo de Seguimiento.

Otra propuesta de David Allen, mucho más elegante que utilizar el calendario, es utilizar el Archivo de Seguimiento. En este archivo los elementos futuros no están a la vista, y por lo tanto, no te distraen en tu actividad diaria. Es una forma de enviarte a ti mismo un recordatorio en una fecha concreta para tomar una decisión.

Si tu sistema GTD dispone de Archivo de Seguimiento, puede ser una buena solución, pero solo para aquellas cuestiones en que tengas claro que la decisión debe tomarse en una fecha determinada. Si vas a utilizar una fecha subjetiva, es mejor que te olvides de ella y utilices la lista Algún día/Tal vez.

Conclusión

  1. Si tu sistema dispone de una lista Algún Día/Tal Vez, ése es el lugar idóneo para incorporar elementos con los que no te has comprometido pero quieres tener la oportunidad de volver a evaluar más adelante. Si no dispones de esta lista, seguramente la puedes crear muy fácilmente, aunque sea fuera de tu sistema.
  2. Si dispones de una fecha objetiva y clara en la que quieres reconsiderar la cuestión, la lista Algún Día/Tal Vez sigue siendo el lugar ideal, porque esta lista se debe revisar semanalmente prestando especial atención a aquellos elementos que tienen una fecha indicada 1.
  3. Si dispones de una fecha objetiva y clara, pero no revisas la lista Algún Día/Tal Vez con la suficiente regularidad, utilizar el Archivo de Seguimiento es una forma de asegurar que no se te va a pasar tomar esta decisión. Pero debes ser consciente de que esto es una forma de alimentar tus malos hábitos.
  4. No utilices la Agenda para este tipo de cosas.

El valor de la lista Algún día/Tal vez desaparece si no se revisa ni se actualiza con la suficiente regularidad. El gran peligro que encierra esta lista es que no se tomen decisiones sobre las cosas que hay en ella. Entonces se convierte en un cajón desastre que no deja de crecer.

¿Qué cosas harías si tuvieras el tiempo, el dinero y la energía necesaria? No dejes que tus sueños se desvanezcan. Hubo un día en que desarrollar FacileThings era un elemento de mi lista Algún día/Tal vez.

1 FacileThings te permite asignar una fecha específica a los elementos que tienes en la lista Algún día/Tal vez, de modo que puedes indicar cuándo debes reconsiderar esa tarea sin necesidad de contaminar la Agenda.

3 comentarios

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Comentado hace 2 meses Antonio Lorente

Muy bueno el artículo, sólo comentar que en la app para móvil de FacileThings debería aparecer la lista de algún día/tal vez para poder aplicarlo en el smartphone

3b61954b37ba8b7d093f0e7b413c9094 Antonio Lorente

Muy bueno el artículo, sólo comentar que en la app para móvil de FacileThings debería aparecer la lista de algún día/tal vez para poder aplicarlo en el smartphone

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace 2 meses Francisco Sáez

Hola Antonio,

Estamos añadiendo una nueva base datos local en la app móvil con mucha más capacidad. Después de esto, seguramente estemos en disposición de poder añadir la lista Algún día/Tal vez a la app ;)

Gracias!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Hola Antonio,

Estamos añadiendo una nueva base datos local en la app móvil con mucha más capacidad. Después de esto, seguramente estemos en disposición de poder añadir la lista Algún día/Tal vez a la app ;)

Gracias!

044e1b93399252d190fe8c84dce95c40
Comentado hace 2 meses Iván

Hola.
Yo he empezado a guardar los "libros que quiero leer", "apps que quiero probar" y similares en la lista "Referencias" en vez de en "algún día/tal vez". ¿Cómo lo ves?.
Buen artículo. Saludos.

044e1b93399252d190fe8c84dce95c40 Iván

Hola.
Yo he empezado a guardar los "libros que quiero leer", "apps que quiero probar" y similares en la lista "Referencias" en vez de en "algún día/tal vez". ¿Cómo lo ves?.
Buen artículo. Saludos.

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