Todo lo que necesitas saber sobre el Archivo de Seguimiento

¿Qué es el Archivo de Seguimiento?

En el método de organización personal Getting Things Done (GTD), el Archivo de Seguimiento es un subsistema que te permite incubar aquellas cosas que no necesitas o no quieres recordar hasta un momento concreto del futuro. Cuando guardas algo en el Archivo de Seguimiento, es como si te enviaras un correo a ti mismo sabiendo que vas a recibirlo en el momento adecuado del futuro.

¿Para qué sirve?

El Archivo de Seguimiento cumple con la premisa GTD de sacar de tu cabeza las ideas, acciones, proyectos, eventos, etc., inputs sobre los que no vas a hacer nada ahora mismo, manteniendo la confianza en que pueden ser recuperados en el momento en el que surja la necesidad de realizar alguna acción al respecto.

Hay dos tipos de elementos que puedes gestionar de manera eficaz con la ayuda del Archivo de Seguimiento:

1. Asuntos que ahora mismo no son accionables, pero pueden serlo en el futuro.
2. Acciones futuras que no necesitas o no quieres recordar hasta que llegue el momento de poder actuar sobre ellas.

Asuntos futuros no comprometidos

Se trata de cosas que no te has comprometido a realizar, pero te gustaría volver a considerar en el momento adecuado. Por ejemplo:

• Un email anunciando un evento al que te gustaría asistir.
• Una idea que se te ha ocurrido sobre la que todavía no puedes hacer nada.
• Algo que te gustaría aprender, pero ahora tienes otras prioridades.

Puedes organizar esta clase de asuntos en la lista Algún día/Tal vez o en el Archivo de Seguimiento. Si utilizas la lista Algún día/Tal vez, debes indicar la fecha en la que quieres volver a tenerla en consideración, de modo que salga a la superficie cuando estés haciendo una Revisión Semanal cercana a esa fecha. Si utilizas el Archivo de Seguimiento, la acción saldrá automáticamente a la superficie en el día indicado.

La elección de una opción u otra dependerá de tus preferencias personales y de las posibilidades que ofrezca tu implementación del sistema GTD.

Para este tipo de cosas no es recomendable que utilices el Calendario, ya que mezclarías asuntos que todavía no te has comprometido a hacer con acciones ya comprometidas, desvirtuando la intencionalidad del Calendario. La coherencia del tipo de elementos que tiene cada lista es importante. Si mezclas cosas aquí y allá, el sistema se vuelve confuso y puedes perder de vista cosas importantes.

Acciones futuras comprometidas

Se trata de acciones que vas a hacer. Te has comprometido a realizarlas, pero no puedes hacer nada hasta una fecha determinada. Por ejemplo, felicitar a alguien por su cumpleaños.

Puedes organizar este tipo de acciones en el Calendario o en el Archivo de Seguimiento. El Calendario puede realizar exactamente la misma función, pero utilizando el Archivo de Seguimiento evitarás que las acciones sobre las que no puedes hacer nada hasta una fecha futura te distraigan y limiten tu atención cada vez que mires el Calendario.

¿Cómo puedes implementar un Archivo de Seguimiento?

Baja tecnología

La forma física de crear un Archivo de Seguimiento es mediante una especie de calendario tridimensional con 43 carpetas: 31 numeradas del 1 al 31 para cada día del mes, y 12 más etiquetadas con el nombre de cada mes. Las carpetas diarias van delante de las mensuales, de manera que la primera carpeta corresponde al día de hoy. La primera de las carpetas mensuales es la del mes siguiente al mes un curso.

Cada día debes volcar lo que tienes en la próxima carpeta diaria en tu bandeja de entrada y mover la carpeta al final de las carpetas diarias. Igualmente, el primer día de cada mes debes volcar todo lo que tienes en la próxima carpeta mensual en tu bandeja de entrada y mover la carpeta al final de las carpetas mensuales.

Para que esto funcione correctamente y no pierdas confianza en el sistema, debes revisarlo y actualizarlo cada día. Aquí te dejo un video sobre como crear y usar un sistema de 43 carpetas:

Software adicional y alternativas

Si estás implementando GTD mediante una solución digital que no te facilita la manera de gestionar este tipo de tareas, además del sistema de 43 carpetas, puedes apoyarte en otras herramientas digitales. Las dos opciones más habituales son:

• Utilizar un calendario de Google Calendar con la opción de “enviarme un email” para este tipo de elementos.
• Emular el sistema de 43 carpetas con Evernote.

Si conoces otras alternativas digitales que puedan ayudar a implementar un Archivo de Seguimiento, por favor, anótalas en los comentarios al final del post.

En cualquier caso, tanto si decides utilizar un sistema físico como un sistema digital para complementar tu sistema, estarás añadiendo fricción a tu implementación GTD, ya que dispondrás de múltiples fuentes de información. Mi recomendación en este caso es simplemente no utilizar un Archivo de Seguimiento, apoyándote más en las otras listas de GTD que menciono más arriba: el Calendario para las acciones comprometidas y la lista Algún día/Tal vez para asuntos todavía no comprometidos.

FacileThings

FacileThings incluye el Archivo de Seguimiento como una lista organizativa más. Puedes utilizar esta lista tanto para guardar cosas de las que quieres recibir un recordatorio futuro, como para guardar acciones ya comprometidas que no quieres o no necesitas ver en tus listas hasta una fecha determinada.

Para almacenar un elemento en el Archivo de Seguimiento cuando estás aclarando un asunto, solo necesitas asignarle una “Fecha de Inicio” y usar la opción “Lo haré yo”. El elemento se guardará en el Archivo de Seguimiento hasta la fecha indicada. Ese día, de manera automática, el asunto pasará al Calendario (si tenía una fecha de ejecución asignada) o a la lista de Acciones Siguientes (si no tenía una fecha de ejecución asignada). En cualquier caso, el asunto se activará automáticamente y lo tendrás presente de manera inmediata en la etapa Ejecutar.

Por ejemplo, si tienes en tu Calendario “Felicitar a Miguel por su cumpleaños” el 31 de Enero, seguramente no necesites ver ese elemento hasta el mismo día:

También puedes utilizar en el texto del asunto el comando en línea :activar para enviar un elemento al Archivo de Seguimiento: "Felicitar a Miguel por su cumpleaños :día 31 enero :activar 31 enero".

Las tareas repetitivas también pueden generarse en el Archivo de Seguimiento hasta la fecha que quieras, mediante el campo “Inactiva hasta” que encontrarás en la programación de la rutina:

Utilizando el Archivo de Seguimiento de este modo, consigues que tanto el Calendario como la lista de Acciones Siguientes estén más limpias. Eso te permite tener un mayor enfoque y evitar distracciones en tu día a día. Y te olvidas, porque la acción volverá automáticamente a la lista adecuada en la fecha que quieres.