Productividad y GTD

GTD: ¿Cuál es tu próxima acción?

AUTOR: Francisco Sáez
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Como seguidores de la metodología GTD empezamos escribiendo o recopilando en un lugar de confianza todo aquéllo sobre lo que pensamos que tenemos que hacer algo. Un lugar de confianza es el que nos permite consultar o recuperar esa información en cualquier momento; puede ser una libreta, un ordenador, una web, etc.

Posteriormente, decidimos qué debemos hacer con todo ello, es decir, lo procesamos. Aquí nos damos cuenta de que algunas de esas cosas no requieren hacer nada; o las tiramos a la papelera porque no tienen importancia, o las guardamos para el futuro en una lista algún día/tal vez porque ahora no es el momento adecuado, o las almacenamos como material de referencia si se trata de información interesante. En cualquier caso, no tenemos que pensar más en ellas, así que nos olvidamos.

También nos damos cuenta de que hay otras cosas que requieren una pequeña acción de unos minutos—hacer una llamada, enviar un mail, leer un artículo—. Estupendo, las hacemos de inmediato y también nos olvidamos.

¿Qué nos queda después de esta criba? Pues nos queda lo importante, las acciones a realizar, nuestras tareas. Y las tenemos repartidas en 3 listas que nos ayudan a concentrarnos cada día en lo que es importante:

  1. La agenda contiene las acciones que hay que hacer obligatoriamente en una fecha concreta. Debes entender esta lista como algo sagrado, no es un simple calendario con un montón de cosas que quieres hacer; eso no funciona. Si no es necesario hacer una acción en una fecha determinada, no debes ponerla en la agenda. Aquí no hay preferencias ni prioridades, hay que hacerlo todo, así de simple. Trata de realizar las acciones de esta lista cuanto antes, al principio del día.
  2. La lista de próximas acciones o acciones siguientes contiene el resto de acciones que tienes que hacer tú, las que no tienen una fecha específica. ¿Cuál debes elegir? Pues la más adecuada según el contexto en que te encuentras, el tiempo disponible que tienes por delante, tu energía y estado de ánimo en ese momento, y la prioridad relativa de la tarea. Si una tarea de esta lista debe hacerse en una fecha, asígnasela y muévela a la agenda.
  3. La lista de acciones en espera contiene las tareas que has delegado porque tienen que hacerlas otras personas. Aún así, son tu responsabilidad. Debes revisar esta lista cada día y asegurarte de que todo va progresando.

Gestionar adecuadamente estas 3 listas es fundamental para estar organizado y ser productivo. ¿Cómo lo haces tú? ¿Añadirías algo?

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