Getting Things Done - GTD
¿Cuáles son tus próximas acciones?
AUTOR: Francisco Sáez
"El éxito parece estar conectado con la acción. La gente de éxito se mueve. Cometen errores pero no se rinden." ~ Conrad Hilton
Los que utilizamos GTD como método de organización personal empezamos capturando o recopilando en un lugar de confianza todo aquello sobre lo que pensamos que tenemos que hacer algo. Un lugar de confianza es el que nos permite consultar o recuperar esa información en cualquier momento; puede ser una libreta, un smartphone, una aplicación web, etc.
Posteriormente, en algún momento del día decidimos qué vamos hacer con todo eso que hemos capturado, es decir, lo aclaramos o procesamos. En esta etapa nos damos cuenta de que algunas de esas cosas no son accionables; o las tiramos a la papelera porque no tienen importancia, o las guardamos para el futuro en una lista Algún día/Tal vez porque ahora no es el momento adecuado, o las almacenamos como Material de Referencia si se trata de información interesante. En cualquier caso, ya no necesitamos pensar más en ellas, así que nos olvidamos.
A veces nos damos cuenta de que hay otras cosas que requieren una pequeña acción de unos minutos—hacer una llamada, enviar un mail, leer una información—. Estupendo, las hacemos de inmediato y también nos olvidamos.
¿Qué nos queda después de esta criba? Pues nos queda lo importante: las acciones a realizar. Aquéllo en lo que debemos poner nuestra atención ahora o en un futuro cercano. Según la naturaleza de estas acciones, las repartimos en 3 listas que nos permitirán concentrarnos cada día en lo que es importante:
- El Calendario contiene las acciones que tenemos que hacer obligatoriamente en una fecha concreta. Entendemos esta lista como algo sagrado. No es un simple calendario repleto de cosas que nos gustaría hacer en cada bloque de horas, eso no funciona. Si no es necesario hacer una acción en una fecha/hora determinada, no la ponemos aquí.
- La lista de Acciones Siguientes contiene el resto de acciones que nos hemos comprometido a hacer. Son acciones que debemos realizar tan pronto como sea posible, pero sin una fecha específica. ¿Cómo priorizamos? ¿Cuál debemos elegir hacer en cada momento? Elegiremos la más adecuada según el contexto en que nos encontremos, el tiempo disponible que tengamos por delante, nuestra energía y estado de ánimo en ese momento, y la prioridad relativa de cada tarea con respecto a las demás. En igualdad de condiciones, elegiremos la que nos parezca más importante.
- La lista de acciones A la Espera contiene las tareas que tienen que hacer otras personas. Las hemos delegado, porque no somos la persona adecuada, o simplemente, son acciones que realizan otras entidades u organizaciones. Aún así, están bajo nuestra responsabilidad, y debemos revisar esta lista con regularidad para asegurarnos de que todo va progresando adecuadamente.
Y tú, ¿utilizas algún método para encontrar tus próximas acciones entre la infinidad de inputs que recibes cada día, o sigues utilizando una lista de tareas?
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