Productividad y GTD

Productividad sin estrés

AUTOR: Francisco Sáez
Blog productivity

GTD, conocido como el arte de la productividad sin estrés, es un método de gestión personal muy diferente a cualquier otro. En vez de incidir sobre la gestión el tiempo—como los sistemas basados en calendarios—o sobre la gestión de las tareas urgentes—como los sistemas basados en prioridades—, se centra en ayudarnos a gestionar nuestros compromisos internos de un modo efectivo. La premisa sobre la que se basa es que nuestra productividad es directamente proporcional a nuestra capacidad de relajarnos.

Aunque la velocidad y la precisión son las claves para llevar a cabo movimientos efectivos, es estar relajado lo que permite alcanzar el máximo control. David Allen, el padre del GTD, argumenta que esa filosofía que subyace en las artes marciales es aplicable a otros muchos campos, especialmente al de la productividad personal. ¿Acaso no resulta más eficiente dirigir a un equipo de trabajo cuando no hay tensión? ¿O no se realiza una mejor negociación cuando ambas partes la afrontan con tranquilidad? ¿O no tienes mejores conversaciones con tu pareja cuando estás relajado?

Saber estar relajado y ser capaz de concentrarse en lo que toca, cuando toca, y reaccionando en la justa medida, es una habilidad fundamental hoy en día. Pero, ¿cómo te puede ayudarte GTD a lograr esto?

  • Seguramente, como todo el mundo, tienes un montón de cosas en tu cabeza, sobre tu trabajo y tu vida en general. Muchas de ellas son totalmente improductivas, tan sólo te distraen y te producen estrés. Una de las máximas de GTD es capturar todas esas cosas fuera de la cabeza, en un lugar de confianza. Cuanto más libre esté tu mente, menos estrés soportará y podrás experimentar una mayor capacidad creativa.
  • GTD te anima a hacer cada cosa en su momento, sin mezclar etapas. Hay un tiempo para procesar tus cosas, otro para organizar las tareas, otro para revisar tu sistema. Tu tienes el control de negociar tus compromisos internos y decidir qué cosas debes terminar y qué cosas puedes dejar de hacer. Hacer una cosa a la vez y saber aceptar cuando está bien no hacer nada es muy liberador.
  • Se trata de un sistema estructurado en el que se aceptan cambios. Los planes pueden cambiar, se pueden interrumpir o cancelar. Cuando aceptas esto como parte de la realidad, eliminas un punto importante de frustración. Esto te permite recuperar el equilibrio cuando las cosas cambian, perder el miedo a lo desconocido y ganar estabilidad.
  • Al tener en cuenta, no sólo las tareas del día a día, sino también tus áreas de responsabilidad, objetivos a medio plazo y visión de la vida, puedes distinguir lo importante de lo urgente. Al evitar las urgencias, eliminas una gran fuente de estrés y centras tu atención en lo que realmente merece la pena.
  • Otra característica de GTD, la Revisión Semanal, es fundamental para mantener a raya el estrés. Al revisar cada semana todos los frentes que tienes abiertos y establecer próximas acciones para cada uno de ellos, te puedes enfrentar a la semana con la tranquilidad de tener todo bajo control y sabiendo que siempre hay espacio para lo que pueda surgir.
  • Tienes un marco de referencia para elegir cual será la próxima acción, y aunque tu decisión puede no ser la mejor, en un entorno sin estrés, seguir tu intuición te permitirá acertar casi siempre. Y cuando no aciertes, estarás preparado para cambiar y adaptarte a la nueva situación. En cualquier caso, tomar estas decisiones te proporciona claridad y elimina confusión.
  • A medida que usas GTD, se produce una retroalimentación que hace que tu control aumente y tu estrés disminuya. Algo parecido a cuando aprendes a conducir. Al principio lo haces con mucha tensión y estás preocupado por todo. Cuando llevas unos años conduciendo, lo haces totalmente relajado y eso, a su vez, te permite conducir mejor.

Como con cualquier otra metodología, aprender GTD e implementarlo con éxito requiere una importante inversión inicial de tiempo y una buena dosis de disciplina. Pero si llegas a dominarlo, si consigues tener tu trabajo y tu vida bajo control de una forma relajada… te aseguro la inversión vale la pena.

3 comentarios

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Comentado hace más de 5 años nacho

Acabo de terminar de leer el libro y estoy tratando de llevar a la practica las ideas de Gtd pero encuentro bastante lioso el hecho de crear un proyecto para cualquier cosa que requiera mas de una accion.

llega un momento q tengo tal cantidad de proyectitos q solo las carpetas de los mismos parecen una bandeja de entrada caotica. Y si pruebo a anidarlos, me parece poco practico de cara a buscar las siguientes acciones entre tanta carpeta y subcarpeta.

estoy hecho un lio.

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Acabo de terminar de leer el libro y estoy tratando de llevar a la practica las ideas de Gtd pero encuentro bastante lioso el hecho de crear un proyecto para cualquier cosa que requiera mas de una accion.

llega un momento q tengo tal cantidad de proyectitos q solo las carpetas de los mismos parecen una bandeja de entrada caotica. Y si pruebo a anidarlos, me parece poco practico de cara a buscar las siguientes acciones entre tanta carpeta y subcarpeta.

estoy hecho un lio.

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Comentado hace más de 5 años Francisco Sáez

@Nacho, no empieces aplicando todas las reglas de golpe. Si algo no te "encaja" bien al principio, haz trampa, pero siendo consciente de que es una trampa que haces para ir habituándote.

No definas tantos "proyectitos" al principio, si la solución te produce más estrés que el problema. Define una única acción aunque el proyecto necesite dos o tres, y no te preocupes. A medida que te vayas acostumbrando, tu intuición te dirá si necesitas definir un proyecto para estar tranquilo o no.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

@Nacho, no empieces aplicando todas las reglas de golpe. Si algo no te "encaja" bien al principio, haz trampa, pero siendo consciente de que es una trampa que haces para ir habituándote.

No definas tantos "proyectitos" al principio, si la solución te produce más estrés que el problema. Define una única acción aunque el proyecto necesite dos o tres, y no te preocupes. A medida que te vayas acostumbrando, tu intuición te dirá si necesitas definir un proyecto para estar tranquilo o no.

96c7e9debcdb66b8b12dc9d18d695d1c
Comentado hace más de 5 años nacho

Muy buen consejo. Iré intentándolo menos rigurosamente y más flexible.

Muchas gracias.

96c7e9debcdb66b8b12dc9d18d695d1c nacho

Muy buen consejo. Iré intentándolo menos rigurosamente y más flexible.

Muchas gracias.

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