Productividad y GTD

El poder de la captura

AUTOR: Francisco Sáez
“La mente es para tener ideas, no para guardarlas.” ~ David Allen

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The power of capture

Uno de los principios fundamentales sobre los que se asienta la metodología Getting Things Done (GTD) para lograr una vida efectiva con el mínimo de estrés, es la necesidad de mantener la cabeza limpia.

La razón es sencilla. Todo lo que habita en tu mente actúa como un ruido. Son interferencias que reducen tu concentración en lo que estás haciendo ahora mismo, bloquean tu creatividad y contribuyen a generar estrés y ansiedad.

Otra razón por la que debes vaciar tu cabeza y poner todas esas cosas en un lugar que puedas revisar siempre que sea necesario, es que no podrás tomar buenas decisiones si no tienes claro el panorama que conforman todas tus posibilidades.

El hecho de tener muchos de tus compromisos ocupando un espacio en tu cabeza, sin orden ni concierto, no te permite tener una visión clara de todo lo que tienes pendiente y te impide evaluar la importancia de cada cosa. Ante un panorama tan confuso, lo más normal es no tener ni idea de por dónde empezar a trabajar. Por eso, muchas veces decides inconscientemente procrastinar.

Cuando tu cabeza está llena de pequeñas cosas, inevitablemente, algunas se pierden, y con ellas, tú pierdes oportunidades. ¿No has tenido nunca una gran idea que luego no has sido capaz de recordar? ¿No has encontrado nunca una información que te parecía interesante y luego no has podido recordar dónde la viste?

En GTD, se llama capturar (o recopilar) al hecho de anotar o registrar, fuera de la cabeza, cualquier cosa que nos ocurre (una idea, algo que recordamos, una nueva tarea que aparece, una nueva necesidad, información de un contacto, una cita…). Fuera de la cabeza significa que hay que volcarlo en un sistema externo y fiable, como puede ser una libreta, un ordenador o un móvil, por ejemplo. Esa es la manera de limpiar tu mente.

Es la primera etapa de la metodología GTD y su dificultad radica en que:

  1. Siempre has de tener a mano una herramienta fiable que te permita capturar cualquier cosa.
  2. Tú debes crear el hábito de capturar todas las cosas, siempre, y de una manera inmediata. Pensar “ahora luego lo haré” no es hacerlo. De hecho, ese tipo de pensamiento lleva a no hacer las cosas la mayoría de las veces.

De modo que necesitas disponer de una herramienta (puede que más de una) que te permita capturar algo de forma rápida, en el mismo momento en que aparece. Debe ser una herramienta omnipresente—las cosas no sólo surgen en la oficina o en casa—, que forme parte de tu estilo de vida. Y sería muy útil que te permitiera capturar cosas en diferentes formatos. A veces no es posible escribir un texto (por ejemplo, estás conduciendo) y grabar una nota de voz puede ser la solución. Otras veces, simplemente es mucho más cómodo capturar una imágen.

Todo esto hace que un smartphone sea la herramienta de captura ideal hoy en día, siempre que la acompañemos de un software que sea capaz de volcar todo lo que recopilamos a una única bandeja de entrada. Y asegúrate de llevar siempre una pequeña libreta encima, ya que a veces no hay buena cobertura, no nos queda batería o, simplemente, estamos en una situación en que es más oportuno utilizar la libreta.

En cualquier caso, capturar todo lo que te distrae en una memoria externa es, como aseguran algunos científicos, algo fundamental para poder tener una vida efectiva sin estrés, ya que el cerebro no es el mejor lugar para almacenar cosas. Si no capturas todo lo que llega a tu cabeza, al cien por cien, no confiarás en tu sistema porque sólo contendrá una parte de tu realidad, no eliminarás el estrés y terminarás abandonando. Así de simple.

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