Getting Things Done - GTD
La etapa Capturar de GTD, en detalle
AUTOR: María Sáez
“Tu mente es para tener ideas, no para mantenerlas” ~ David Allen.
Las 5 etapas del flujo de trabajo de GTD, en detalle:
1. La etapa Capturar de GTD, en detalle
2. La etapa Aclarar de GTD, en detalle
3. La etapa Organizar de GTD, en detalle
4. La etapa Reflexionar de GTD, en detalle
5. La etapa Ejecutar de GTD, en detalle
La primera fase del flujo de trabajo de GTD consiste en registrar todo aquello que llame tu atención; cualquier estímulo que pueda resultar significativo para ti o que ya lo sea, aunque todavía no estés haciendo nada al respecto.
Capturar no significa interrumpir lo que estás haciendo para hacer otra cosa. Sólo supone reaccionar ante algo que llega a tu mente y anotarlo, sin dedicarle más tiempo en ese momento, para poder continuar con lo que te ocupa sin que nada te distraiga.
Se trata de ir recopilando todos aquellos asuntos que consideres incompletos, es decir, que necesitan cerrarse o debe hacerse algo al respecto.
Para poder gestionar este inventario de asuntos incompletos necesitas tenerlos recogidos en un sistema externo fiable hasta que llegue el momento de decidir qué son y qué hacer con ellos. La finalidad de capturar es asegurarte de que todo lo que necesitas está fuera de tu cabeza y es accesible.
La buena práctica es capturar el 100% de tus asuntos incompletos, incluso los que parecen poco importantes, para que tu sistema organizativo represente una imagen precisa de tus compromisos e intereses reales. Si tu sistema no se corresponde con tu realidad, tu motivación no tardará en decaer.
Puedes servirte de diferentes herramientas parar capturar, desde una libreta a cualquiera de las opciones de captura de tu teléfono móvil (bloc de notas, grabadora de voz, etc.). Necesitas elegir la mejor herramienta para cada situación. Es importante tener alguna de estas herramientas siempre a mano, para que puedas recoger ideas potencialmente valiosas donde quiera que estés y tener la confianza de que no se perderán. Esto te liberará del estrés que supone tener que recordarlo todo constantemente y te proporcionará espacio para pensar y tener más ideas.
Otra buena práctica es tener el menor número posible de recipientes de captura. Se trata de tener acceso a ellos en cualquier momento y lugar para volcar las ideas, siempre sin que esto suponga una dispersión de la información. Si las bandejas de entrada están muy desperdigadas te costará más procesarlas, y dificultará el trabajo de la siguiente etapa.
El mero hecho de tener bandejas de entrada con todos tus asuntos recopilados no las vuelve funcionales. Si no aclaras estos asuntos y vacías los recipientes regularmente, sólo estarás almacenando cosas. La captura es sólo el primer paso, que necesita ir seguido de todo un proceso para adquirir valor efectivo. El segundo paso consistirá en aclarar lo que has capturado. Lo veremos en el siguiente artículo de este blog.
Caerse de la tabla
La expresión “caerse de la tabla” se utiliza a menudo en GTD para identificar una situación en la que, pese a nuestras inmejorables intenciones de establecer los hábitos necesarios para una buena gestión personal, el día a día nos ha ido venciendo y hemos abandonado poco a poco las buenas prácticas que habíamos empezado a implementar.
Esto te va a ocurrir, igual que nos ocurre a todos. Y no una, sino varias veces. No pasa nada, lo importante es que seas consciente de que está ocurriendo, volver subirte a la tabla y continuar surfeando. Con el tiempo, te irá ocurriendo cada vez menos.
El barrido de la mente
Si estás empezando a utilizar GTD, o te has caído de la tabla, o todavía no tienes el hábito de capturar completamente adquirido, el “barrido de la mente” es una técnica de captura muy útil que puedes utilizar cada vez que tengas la sensación de que sigue habiendo cosas fuera de tu sistema organizativo.
Consiste simplemente en revisar física y mentalmente una lista de categorías personales y profesionales, y capturar todo lo que se te ocurra sobre cada uno de esos asuntos. Aquí tienes una lista detallada de esas categorías.
Capturar, en pocas palabras
¿Qué es? Reunir todo aquello que llame tu atención en contenedores externos fiables que vacías con regularidad.
¿Cómo lo haces? Registrando fuera de tu cabeza el asunto que llama tu atención mediante alguna herramienta de captura (notas, grabaciones, apps, etc.), sin pensar y volviendo inmediatamente a lo que estabas haciendo.
¿Cuándo lo haces? En el mismo momento en que un asunto surge o llega a tu cabeza.
¿Para qué? Para educar tu atención y evitar distracciones. También para evitar pasar por alto cualquier cosa potencialmente importante y liberarte del estrés que produce tener cabos sueltos que has de recordar constantemente.
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