La etapa Reflexionar de GTD, en detalle

Las 5 etapas del flujo de trabajo de GTD, en detalle:
1. La etapa Capturar de GTD, en detalle
2. La etapa Aclarar de GTD, en detalle
3. La etapa Organizar de GTD, en detalle
4. La etapa Reflexionar de GTD, en detalle
5. La etapa Ejecutar de GTD, en detalle

Tu vida no es estática y, por lo tanto, tu sistema de gestión personal tampoco debería serlo. Al tiempo que tu realidad cambia, necesitarás realizar actualizaciones en tu sistema y percibir las posibilidades que esas modificaciones abren o cierran; qué nuevos movimientos posibilitan y cuáles descartan.

Es totalmente recomendable que revises todo el sistema de manera regular, para asegurar que es un espejo fiel de tu realidad. La fórmula “mágica” para la sostenibilidad de tu sistema es la Revisión Semanal. Es fundamental para garantizar la fiabilidad de todo el sistema organizativo.

Podemos agrupar los pasos necesarios para hacer la Revisión Semanal en tres categorías:

Ganar claridad

La Revisión Semanal empieza por recopilar y aclarar todos los asuntos incompletos.

1. Captura todas las entradas que todavía no están en el sistema: Reúne los papeles y materiales sueltos, las “entradas” electrónicas pendientes de procesar, y vacía tu cabeza del resto de cosas pendientes.
2. Aclara todas estas entradas y ponlas en sus correspondientes listas.

Poner al día

Ahora es el momento de eliminar los recordatorios desfasados de tu sistema y poner al día y completar tus listas activas:

3. Revisa los datos de fechas pasadas en el calendario: Revisa las entradas del calendario desde la última Revisión Semanal en busca de elementos pendientes y traslada esa información al sistema activo. Captura todo aquello que pueda requerir alguna acción o te provoque alguna idea.
4. Revisa los datos de fechas futuras en el calendario: Revisa las entradas del calendario de las próximas semanas para evitar sorpresas con poco tiempo de reacción. Si es necesario, captura cualquier cosa pertinente para preparar las próximas actividades.
5. Revisa las listas de Acciones siguientes: Elimina las acciones terminadas y revisa las listas de contextos y Agendas. Captura cosas nuevas si es necesario.
6. Revisa la lista A la espera: Registra todas las acciones delegadas y elimina de la lista todo lo que ya hayas recibido. También realiza el seguimiento pertinente sobre las acciones todavía en curso (consulta el estado de un asunto delegado, añade algún elemento que querrías tratar en una cita ya fijada con alguien, etc.).
7. Revisa la lista de Proyectos: Evalúa la situación de los proyectos uno a uno y asegúrate de que tienes al menos una siguiente acción en marcha para cada uno de ellos. Echa un vistazo a todos los materiales de apoyo relacionados con los proyectos en curso que tengan interés y potencial para desencadenar nuevas acciones.

Aplicar la creatividad

Una vez has puesto al día tu sistema y tienes una visión clara de toda tu actividad, es un buen momento para impulsar el pensamiento creativo. Para ello:

8. Revisa la lista Algún día/Tal vez: Algún proyecto podría haberse vuelto más interesante y valioso; de ser así, actívalo y trasládalo a la lista de proyectos. Elimina todos aquellos elementos que hayan perdido relevancia.
9. Sé creativo y valiente: ¿Hay alguna nueva idea que puedas capturar e incluir en tu sistema? Ahora que tienes una perspectiva más clara de tu vida, es un buen momento para pensar en cosas nuevas, tener ideas, crear.

La Revisión Semanal es muy importante y es a ti a quien le corresponde crear buenos hábitos, establecer entornos adecuados y obtener las herramientas que te ayuden a respaldarla.

Una vez a la semana necesitarás alejarte de tu rutina diaria durante un rato; no para desconectar, sino para situarte en un horizonte más elevado desde el que contemplar tus proyectos en conjunto y ponerte al día. Intenta adaptar esta práctica ritual a tus circunstancias particulares (sean cuales sean) para volver efectivo el uso del sistema.

Es posible que al principio no le saques todo el partido a la Revisión Semanal. Cuando no se dispone de un sistema realmente completo, no se produce una gran recompensa al revisar las cosas. Cuanto más completo sea tu sistema, más confiarás en él; y cuanto más confíes en él, mayor será tu motivación para mantenerlo. La Revisión Semanal es la llave maestra para mantener ese patrón funcionando, la clave del éxito de la gestión del flujo de trabajo.

Reflexionar, en pocas palabras

¿Qué es? La revisión periódica y completa de tu sistema organizativo considerando detenidamente su contenido.

¿Cómo lo haces? Repasando todas tus listas e inventarios de asuntos pendientes y en marcha, y añadiendo y descartando todo aquello que sea pertinente; es decir, actualizándolo según los cambios que se vayan produciendo en tu día a día.

¿Cuándo lo haces? Una vez a la semana.

¿Para qué? Para mantener tu sistema organizativo actualizado y a pleno rendimiento, lo que te proporcionará claridad, calma y creatividad para progresar en tus proyectos personales y profesionales.