Getting Things Done - GTD
La etapa Organizar de GTD, en detalle
AUTOR: María Sáez
“Debes usar tu mente para sacar las cosas de tu mente.” ~ David Allen.
Las 5 etapas del flujo de trabajo de GTD, en detalle:
1. La etapa Capturar de GTD, en detalle
2. La etapa Aclarar de GTD, en detalle
3. La etapa Organizar de GTD, en detalle
4. La etapa Reflexionar de GTD, en detalle
5. La etapa Ejecutar de GTD, en detalle
La tercera etapa del flujo de trabajo GTD es Organizar. Organizar consiste en poner cada cosa en su lugar. En realidad, esta fase y la anterior se realizan de manera consecutiva, una a continuación de la otra.
Necesitas crear un recordatorio para cada cosa que consideras incompleta en tu mundo, y según la naturaleza y características del recordatorio, guardarlo en la categoría adecuada, cuya implementación muchas veces será una simple lista.
Para guardar tus recordatorios necesitarás estas categorías organizativas:
- El Calendario se utiliza para las acciones siguientes que necesitas hacer en un momento o día concreto. A tu calendario irán a parar tres tipos de cosas:
- Acciones que necesitas hacer a una hora determinada (citas).
- Acciones que necesitas hacer en un día concreto, en cualquier momento del día.
- Información relacionada con un día concreto. En este caso no se trata de acciones que tengas que realizar, sino de información que te pueda ser útil en cierta fecha (Ej.: Cuándo vence algo o cuándo debería iniciarse, habida cuenta de un plazo de entrega). - Listas de Acciones Siguientes. Ahora bien, ¿qué pasa con todas aquellas que debes hacer tú, pero no tienen una fecha fija? Estas acciones suelen constituir un grupo mucho más amplio (aproximadamente un 90% del total de tus acciones) y por tanto también necesitarán una serie de criterios para su organización. El criterio principal del que nos valdremos en este caso serán los contextos. En GTD llamamos contextos a las posibilidades y limitaciones que tienes según el entorno en que te encuentras físicamente. Algunas acciones se pueden hacer en cualquier parte, pero la mayoría requieren de un lugar y/o herramientas concretas disponibles, es decir, de un contexto determinado. Debes agrupar las Acciones Siguientes en diferentes listas, una por cada contexto que necesites delimitar. Por ejemplo, la lista “casa” tendría todas las acciones que puedes hacer cuando estás en casa, y la lista “ordenador” tendría todas las acciones que puedes hacer cuando estés en el contexto que delimita tu trabajo con el ordenador.
- Agendas. Las agendas contienen recordatorios de acciones que requieren de otras personas. Las Agendas no son más que otras listas de Acciones Siguientes en las que el contexto limitante es una persona o un grupo de personas. Son una magnífica herramienta para ir guardando de manera confiable todas las cosas que necesitas discutir con personas o equipos con los que te reúnes habitualmente, de modo que la próxima vez que tengas la oportunidad de hablar con ellos puedas hacer un seguimiento de todos los asuntos pendientes, sin olvidarte de nada.
- A la lista A la espera irán a parar todas tus acciones delegadas, que están a la espera de que la persona o institución competente las realice.
- La Lista de Proyectos contiene todos los resultados con los que te has comprometido, pero aún no has completado.
- En la lista Algún día/Tal vez incubarás todas aquellas cosas sobre las que no puedes o no contemplas intervenir por el momento, ya sea porque no estás seguro de que esto sea realmente relevante en este momento o porque son eventos proyectados a un futuro incierto por el que no puedes comprometerte todavía.
También necesitarás otras herramientas para guardar objetos reales, no recordatorios, como:
- La Papelera, donde desecharás capturas que no tienen ningún valor potencial para ti.
- El Archivo, donde depositarás elementos que tienen un valor intrínseco como información que puede ser de utilidad o interés. El archivo suele dividirse en dos secciones:
- Material de referencia, para información de uso poco frecuente que no necesitas tener muy a mano.
- Material de apoyo, para información de uso más frecuente, relacionada con tus proyectos en curso, que necesitas tener más a mano.
Tu calendario no es una lista de tareas
Las tres cosas mencionadas en el apartado 1 (Calendario) son LO ÚNICO que debe figurar en el calendario. Debes evitar en todo momento utilizar el calendario como si fuese una lista de tareas pendientes que te gustaría realizar en un día concreto, ya que éstas debilitarán el énfasis que hay que poner en las que realmente tienes de hacer.
Además, los imprevistos del día a día modifican el trabajo sobre la marcha, de forma que no resulta efectivo fijar las tareas no obligatorias con antelación. Si no consigues cumplir con las obligaciones que te has autoimpuesto anticipando unas circunstancias que desconoces, resultará desmoralizante y te generará un estrés que en realidad es fácil de evitar. Las listas de Acciones Siguientes son el lugar adecuado para gestionar esas acciones no obligatorias en función de las posibilidades reales del día, propiciando el tratamiento dinámico de los quehaceres cotidianos.
En definitiva, el calendario debe ser territorio sagrado: si escribes algo ahí debe ser hecho ese día o nunca (con excepción de las citas que se cancelen o cambien de fecha).
Los elementos de la lista Algún día/Tal vez
La lista Algún Día/Tal Vez puede contener elementos de diferente naturaleza cuyo denominador común es el potencial interés para su tratamiento en un futuro. Es el lugar en el que incluir tanto los eventos fijados en fechas concretas a los que te podría interesar asistir (Ej.: ir a un concierto, exposición, etc.), como aquellas cosas que te gustaría hacer si tus circunstancias te lo permitieran (Ej.: apuntarte a un curso de alfarería), como cualquier material asociado a alguna actividad de tu interés que realices habitualmente (Ej.: libros que leer, películas que ver, nuevas recetas que cocinar…). Para este último caso puede resultar interesante generar unas sublistas que sólo tendrás que consultar cuando quieras realizar esas actividades concretas, y no de manera regular.
Organizar, en pocas palabras
¿Qué es? Ubicar cada cosa en el lugar correcto de tu sistema organizativo.
¿Cómo lo haces? Moviendo cada elemento ya aclarado a la categoría organizativa correspondiente según su naturaleza, e incluyendo la información necesaria para maximizar su utilidad.
¿Cuándo lo haces? En un primer momento, lo haces cuando Aclaras. Después, en cualquier momento en que el estado de un elemento ya organizado haya cambiado.
¿Para qué? Para lograr un sistema cohesionado que permita un seguimiento efectivo de sus elementos visibles. Cuando sabes dónde está cada cosa, tu carga cognitiva se reduce y eso te permite rendir mejor.
Diagrama de flujo de trabajo
En el diagrama de arriba puedes observar la estructura básica del flujo de trabajo en GTD.
En verde tienes las distintas preguntas y criterios a los que someterás los asuntos, y en blanco las categorías organizativas y herramientas que utilizarás para almacenar los recordatorios o las propias capturas.
Partes de una Bandeja de Entrada que contiene los asuntos capturados reunidos. A partir de ahí tienes que aclarar (“¿Qué es”?) cada uno de ellos y determinar si son accionables o no.
En caso de no serlo, puede tratarse bien de algo completamente inservible que debes desechar (“Papelera”), bien de información potencialmente útil (“Material de Referencia”) o bien de un asunto sobre el que ahora mismo no puedes o no te interesa hacer nada, pero que te gustaría tener en consideración en el futuro (“Algún día/Tal vez”).
En caso de ser accionable debes definir cuál es la acción siguiente. La naturaleza de esta acción determinará su tratamiento según varias consideraciones: tendrás que preguntarte si eres la persona indicada para realizarla, y de no ser así delegarla a la instancia adecuada (“A la espera”). En caso de ser de tu competencia, tienes dos opciones: o bien se trata de algo que has de hacer en un momento concreto (“Calendario”) o bien se trata de una acción que no está fijada de esa manera y de la que te ocuparás cuanto antes en función de tus prioridades y posibilidades (“Acción Siguiente”). Respecto al último caso puedes considerar si realizar dicha acción te llevará menos de dos minutos. Si es así y dispones de las herramientas necesarias y el ánimo para llevarla a cabo, podrías hacerla en el momento (“Hecho”).
Si con esta acción logras el resultado deseado, se trata de una acción aislada y ya has terminado. Si necesitas más acciones para su consecución tendrás que anotar ese resultado deseado (“Proyectos”).
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