Getting Things Done - GTD
La etapa Ejecutar de GTD, en detalle
AUTOR: María Sáez
“Puedes hacer cualquier cosa, pero no todo.” ~ David Allen.
Las 5 etapas del flujo de trabajo de GTD, en detalle:
1. La etapa Capturar de GTD, en detalle
2. La etapa Aclarar de GTD, en detalle
3. La etapa Organizar de GTD, en detalle
4. La etapa Reflexionar de GTD, en detalle
5. La etapa Ejecutar de GTD, en detalle
El propósito esencial de este proceso de la gestión del flujo de trabajo es facilitar las buenas decisiones acerca de lo que vayas a hacer en cualquier momento, de modo que la elección de las acciones que vayas a ejecutar resulte lo más sencilla y satisfactoria posible. Esta es la fase final a la que sirven y conducen las anteriores, ya que has construido un marco de criterios robustos que le proporcionarán fiabilidad. En definitiva, el objetivo de todo lo anterior es que te sientas bien con lo que haces en cada momento.
En cualquier momento del día estarás llevando a cabo una actividad que será de uno de estos tipos:
- Realizar el trabajo predeterminado. Es decir, estás haciendo cosas que están en tus listas de acciones. La mayor parte del tiempo estarás es este estado, siempre que tu sistema esté completo y actualizado, brindándote el máximo apoyo para afrontar tu realidad.
- Realizar el trabajo a medida que surja. Cuando estás haciendo las cosas según van apareciendo. En ocasiones puede surgir algo urgente o algo que requiera tu atención inmediata, pero ésta debería ser una decisión consciente por tu parte, para lograr una mayor efectividad.
- Determinar tu trabajo. Estás aclarando las cosas que has capturado recientemente para decidir si vas a hacer algo al respecto o no; y en caso de hacerlo, definir cuál es la siguiente acción a realizar. Hacer tu Revisión Semanal también es determinar tu trabajo.
En caso de que estés realizando el trabajo predeterminado, lo más probable es que sólo te lleve unos instantes elegir cuál es la acción que debes realizar a continuación.
- Primero mira en tu Calendario: El calendario contiene las acciones fijas e ineludibles que necesitas tener en cuenta prioritariamente.
- Luego mira tus listas de Acciones Siguientes: Será fundamental que tengas tus acciones siguientes organizadas y agrupadas según contextos, de modo que puedas centrarte en cada momento en las cosas que realmente puedes hacer (por ejemplo, cuando tengas un teléfono a mano, buena predisposición para hablar por teléfono y tiempo de sobra, revisarás las acciones del contexto @teléfono).
¿Cómo elegirás qué acción siguiente realizar a continuación, sintiéndote a gusto con tu elección? El Modelo de los Cuatro Criterios será el que te ayude a la hora de tomar estas decisiones. No te dará respuestas definitivas (ya que no hay una solución única), pero sí te ayudará a abordar tus opciones de una manera efectiva.
Esos cuatro criterios son el contexto en que te encuentras, el tiempo disponible, tu energía disponible y la prioridad relativa de cada tarea. Los tres primeros describen las limitaciones dentro de las que te mueves normalmente, y el cuarto establece las preferencias que se desprenden de lo pertinente que resulte una acción determinada frente a las demás en un determinado momento:
- Contexto: El entorno en que te encuentras en cada momento establece limitaciones y posibilidades. Algunas acciones se pueden realizar en cualquier parte, pero la mayoría requieren de un lugar determinado, de la presencia de alguien, o del acceso a unas herramientas concretas. Estos son los primeros factores que delimitan tu decisión sobre lo que puedes hacer en un momento dado.
- Tiempo disponible: “¿Cuándo tienes que hacer otra cosa?”. Otras actividades cercanas en el tiempo pueden limitar tus opciones. Por ejemplo, si tienes una reunión dentro de 30 minutos, es preferible dedicarte a alguna acción que requiera menos tiempo y pueda ser completada.
- Energía disponible: “¿Cuánta energía tienes?”. Algunas acciones demandan mucha energía mental, otras precisan potencia física, y algunas otras requieren muy poco de ambas. Suele resultar poco efectivo dedicarse a tareas complejas cuando no tienes la energía suficiente. Tu estado de ánimo y tu humor también afectan a tu atención y a tu capacidad cognitiva, no es recomendable que te embarques en una tarea si tu disposición no acompaña a sus exigencias.
- Prioridad relativa: Una vez filtradas tus acciones siguientes en función de los criterios anteriores, ¿cuál de ellas te reportará un mayor beneficio? ¿Cuál tiene más sentido hacer ahora mismo?
Cada vez que aplicas uno de estos criterios, tu lista de acciones posibles disminuye. El último criterio simplemente consiste en elegir la mejor opción dentro de las acciones que son realizables. Esta elección es intuitiva, pero tu intuición ha sido perfectamente informada mediante todo el flujo de trabajo que te ha conducido hasta ella.
Ejecutar, en pocas palabras
¿Qué es? Elegir la mejor acción siguiente a realizar de entre todas tus opciones.
¿Cómo lo haces? Identificando qué acción encaja mejor en los criterios contextuales de los que dispones y realizándola.
¿Cuándo lo haces? Cada vez que decides hacer cosas basándote en el trabajo predeterminado, tanto en tu trabajo como en tu vida personal.
¿Para qué? Para avanzar en todos los compromisos vitales en que te has involucrado, acercándote hacia los resultados deseados y sintiéndote bien con lo que haces y también con lo que no haces.
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