Getting Things Done - GTD
La etapa Aclarar de GTD, en detalle
AUTOR: María Sáez
“No se necesita mucha fuerza para hacer las cosas, pero hace falta un gran esfuerzo para decidir qué hacer.” – Elbert Hubbard.
Las 5 etapas del flujo de trabajo de GTD, en detalle:
1. La etapa Capturar de GTD, en detalle
2. La etapa Aclarar de GTD, en detalle
3. La etapa Organizar de GTD, en detalle
4. La etapa Reflexionar de GTD, en detalle
5. La etapa Ejecutar de GTD, en detalle
En esta segunda fase volverás más nítidos y concisos los asuntos capturados en la fase anterior. En esto consiste precisamente “aclarar”. Se trata de un proceso mental nuevo para quien no usa GTD y necesitarás hacerlo paso a paso hasta que te habitúes.
Necesitarás hacerte una serie de preguntas en relación con cada una de las capturas. Sus respuestas te ayudarán a determinar la forma y la magnitud de lo que tienes entre manos; es decir, te aportará la información necesaria para poder trabajar adecuadamente con ello.
En esta fase se definen los asuntos capturados y se decide qué hacer con ellos.
En primer lugar, definir consiste en reformular de una manera más clara y precisa lo que ha sido capturado previamente. Esta especificación de lo que posiblemente antes era sólo un enunciado amorfo es lo que propiamente se denomina “aclarar”. Por lo tanto, la primera pregunta que debes hacerte es ¿Qué es? (¿qué significa para ti?)
En este punto utilizarás unos criterios sencillos a los que someterás los asuntos capturados para decidir qué hacer con ellos. Estos criterios se derivan de la pregunta ¿Es accionable? y las distintas opciones que revelan la posible respuesta (una cosa es accionable cuando se puede hacer algo al respecto y quieres o debes hacerlo):
Si la respuesta es “no”, se tratará de uno de estos tres casos:
- Es algo que no vas a hacer ni tiene ningún interés, así que lo eliminas.
- No es algo que quieras hacer lo antes posible o con lo que te quieras comprometer en este momento, pero tal vez más adelante sí. Lo incubas.
- Es información que puede ser útil. Lo archivas como material de referencia.
Si decides que un asunto es accionable, tendrás que concretar cuál es la acción siguiente. La acción siguiente es la siguiente actividad física y visible que hace que algo avance o se complete. Los recordatorios sobre estas acciones serán un componente sustancial de tu sistema de gestión.
Ahora necesitas preguntarte ¿cuál es la siguiente acción física y visible que podrías dar para avanzar en este tema? (¿cuál es la acción siguiente?). En cuanto hayas decidido cuál es la acción siguiente tienes tres opciones:
- Hacerla: Si lleva menos de 2 minutos, la buena práctica es hacerla en cuanto la definas, siempre y cuando te encuentres en el contexto adecuado y con el ánimo de llevarla a cabo (más sobre esto en la sección “Consideraciones sobre la regla de los dos minutos” más abajo).
- Delegarla: Si no eres la persona adecuada para realizar la acción, delégala.
- Aplazarla: Si lleva más de 2 minutos y te corresponde hacerla a ti, la buena práctica es diferir su ejecución a un momento posterior y tenerla controlada en tu lista de siguientes acciones para hacerla lo antes posible o lo antes que tenga sentido.
Por último, necesitas preguntarte si con esta acción puedes dar por terminada la captura. Si es así, ya has finalizado; si no, necesitas definir el resultado deseado y añadirlo a la lista de proyectos. Esto te servirá de recordatorio de que este trabajo todavía no estará finalizado cuando hayas completado la acción.
En GTD se llama proyecto a cualquier resultado deseado que requiere más de una acción para su ejecución y se puede conseguir en el plazo máximo de un año. Esto significa que esta categoría incluirá cosas bastante pequeñas que normalmente no llamarías “proyectos”; como reparar un automóvil, que requiere varios pasos, comenzando por ejemplo con llamar al garaje para concertar una cita y podría terminar con recoger el coche una vez que esté reparado.
¿Es esto un proyecto?
Que una actividad se considere como una sola acción o se divida en varias acciones dependerá, entre otras cosas, del dominio personal que se tiene sobre la tarea en cuestión y la forma que cada uno tenga de gestionarla.
Por ejemplo, hacer la declaración de la renta puede ser una acción única si tu declaración es tan sencilla que sólo necesitas aceptar el borrador que te envía Hacienda o, aun no siendo tan sencilla, todos los años es igual y ya estás familiarizado con el proceso. Si no estás familiarizado con el proceso o tu declaración incluye muchos tipos de rendimientos y consideraciones, necesitarás definir un proyecto.
Consideraciones sobre la regla de los dos minutos
David Allen propone ejecutar inmediatamente cualquier acción que te vaya a llevar menos de dos minutos durante la fase de Aclarar. Esta regla de los dos minutos puede ser muy potente, pero su aparente simplicidad implica algunos riesgos.
La lógica tras esta regla radica en que, en ciertos casos, la ejecución de una determinada acción conlleva menos tiempo que su clarificación, organización y seguimiento, haciendo del procesamiento inherente a la metodología GTD algo innecesario.
Si se toma esta sugerencia demasiado a la ligera, se puede corromper el núcleo constitutivo del flujo de trabajo GTD, en el que cada etapa está vinculada a un modo de trabajo mental específico. Si aplicas esta regla “para todo” romperás el flujo de trabajo natural, ya que irás alternando constantemente entre el “modo analítico” que requiere la etapa Aclarar y un “modo ejecutivo” propio de la etapa Ejecutar.
Además, David Allen nos advierte de que los “dos minutos” son una cifra orientativa que es posible expandir, lo que a veces se malinterpreta como “hazlo en el momento si tienes tiempo”.
Sin embargo, hay casos concretos en los que esta fórmula puede resultar beneficiosa. Como señala el propio David Allen en su libro, la gestión de los correos electrónicos requiere muchas veces de acciones rápidas que se pueden hacer inmediatamente, desbloqueando así una cantidad de trabajo considerable (respuestas inmediatas del tipo “gracias” o “ok, quedamos el viernes” no deberían aplazarse).
Nuestra recomendación es aplicar la “regla de los dos minutos” únicamente en los casos en los que no vaya a interrumpir el flujo de Aclarar y que no ponga en peligro el vaciado de la bandeja, siendo preferible aplazar en caso contrario, aunque se trate de acciones que requieran poco tiempo.
La secuencia de preguntas necesarias para aclarar
Aclarar es un proceso iterativo en el que piensas sobre cada una de tus capturas, te haces una serie de preguntas sobre ellas, y organizas los resultados, dejando las bandejas de entradas vacías al final del proceso. Para cada captura, la secuencia de preguntas es la siguiente:
- ¿Qué es?
- ¿Es accionable?
- Si no es accionable, ¿qué vas a hacer con la captura?
- Si sí es accionable, ¿cuál es la siguiente acción física y visible para que este tema avance? ¿qué vas a hacer con ella?
- Si requiere más de un paso, ¿cuál es el resultado deseado o proyecto?
Aclarar, en pocas palabras
¿Qué es? Transformar en evidentes los asuntos previamente capturados.
¿Cómo lo haces? Definiendo claramente dichos asuntos y decidiendo qué vas a hacer con ellos, si es que hay que hacer algo.
¿Cuándo lo haces? De manera regular, dependiendo de tu nivel de actividad, y al menos una vez al día.
¿Para qué? Para identificar tus compromisos y decidir qué hacer con ellos, de modo que puedas tenerlos bajo control y fuera de tu cabeza.
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