Hay cinco etapas que atravesamos al lidiar con nuestra vida y nuestro trabajo:

1. Capturamos aquello que llama nuestra atención,
2. aclaramos lo que significa cada cosa y qué vamos a hacer con ella,
3. organizamos los resultados, que nos plantean opciones
4. sobre las cuales reflexionamos,
5. y entre las que elegimos para actuar.

Este es el proceso fundamental de GTD. La calidad de nuestra gestión del flujo de trabajo será tan buena como el más débil de los eslabones de esta cadena de cinco fases, así que todos ellos deben estar bien integrados para una mayor efectividad.