Productividad y GTD

Sobre capturar y procesar al mismo tiempo, y la malentendida falta de flexibilidad de GTD

AUTOR: Francisco Sáez

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Uno de los errores más habituales a la hora de implementar GTD, no solo al principio sino incluso después de practicar el método durante un buen tiempo, es la tendencia a mezclar las dos etapas de recopilar y procesar (o capturar y aclarar, que es como las llama David Allen en su reciente revisión y actualización del libro que describe GTD).

De verdad, una de las características que más a menudo reclaman los usuarios de FacileThings, incluso sabiendo cómo funciona GTD, es la posibilidad de procesar una cosa en el mismo momento en que se recopila. O, a modo de atajo, permitir procesar una acción específica de la bandeja de entrada sin verse forzados a procesar, uno por uno, todos los elementos previamente recopilados. Es, en el fondo, la misma trampa y cuesta mucho cambiar este hábito.

Lo maravilloso de este método de cinco pasos para conseguir tener toda nuestra actividad bajo control es que, en realidad, son pasos que ya aplicamos todos nosotros a la hora de hacer las cosas—aún sin conocer GTD—, aunque de manera inconsciente la mayoría de veces. Capturamos algo que tiene nuestra atención, aclaramos qué significa realmente, lo organizamos poniéndolo en la lista correspondiente, revisamos nuestras listas con la frecuencia necesaria y hacemos lo que toca en cada momento. Recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. O, siguiendo la nueva nomenclatura: Capturar, aclarar, organizar, reflexionar y actuar.

Como muy bien explica mi amigo José Miguel Bolívar en su libro Productividad Personal. Aprende a liberarte del estrés con GTD, lo innovador de este método es que “promueve un uso más efectivo de la atención, centrándola únicamente en un tipo de trabajo concreto en cada momento”.

En el trabajo del conocimiento, definir el trabajo y ejecutar el trabajo son dos actividades diferentes y resulta muy poco eficiente mezclarlas. Sin embargo, todos estamos tan acostumbrados a mezclar ambas cosas que no solo nos parece lo más natural del mundo, sino que nos cuesta un gran esfuerzo aceptar que hay otro camino más inteligente para hacer las cosas, que lleva a una mayor productividad y a un menor estrés.

Precisamente, el objetivo final de capturar es evitar las distracciones (mediante el vaciado de tu mente). No pierdas de vista que capturar algo que te llama la atención es, en realidad, una interrupción al trabajo que estás realizando en este momento. Un interrupción impuesta por tu propia mente.

Éstas son dos preguntas muy habituales de nuestros usuarios:

  • ¿Por qué no debo procesar algo en el momento que lo capturo si ya tengo claro de qué se trata?
  • ¿Por qué no puedo procesar solo el séptimo elemento de mi bandeja de entrada?

La diferencia fundamental entre recopilar y procesar algo es que cuando recopilas NO piensas. Solo anotas algo que llega a tu mente. Se trata de una acción de dos segundos. En el momento en que decides dedicar tiempo a pensar en ello, has aceptado una bonita interrupción en tu trabajo actual, con todo lo que ello conlleva: pérdida de la atención, escenario multitarea, aumento del estrés, un tiempo de recuperación necesario para poder continuar, etc.

Vale, has llegado hasta este punto, entiendes que es más eficiente capturar y procesar en momentos diferentes, y lo aceptas. Pues ahora tu cerebro va a seguir buscando trucos o atajos alternativos para, haciendo otra cosa, terminar haciendo lo mismo. Cuando ya has conseguido separar mentalmente las dos etapas, vas a tener la necesidad de saltarte las buenas prácticas de la etapa de procesar, eligiendo el orden en que procesas los elementos o procesando únicamente un elemento del inbox.

Este segundo error lleva a los mismos problemas que el primero, porque terminas procesando cosas a la vez que las recopilas. Pero, además, creas un sistema en el que procrastinar las tareas que no te gustan es muy fácil. Como puedes elegir qué procesas y qué no, siempre habrán cosas que se queden eternamente sin procesar. Para que un sistema de productividad sea eficiente, todos los elementos deben ser tratados con igualdad.

¿Quieres mejorar espectacularmente tu productividad? Cuando recopiles algo, ignora el impulso de pensar en ello. Cuando proceses, procesa en orden cada uno de los elementos de la bandeja de entrada, dejándola vacía cada vez.

Si estás utilizando un sistema que ha demostrado ser muy efectivo, ¿por qué quieres saltarte precísamente los fundamentos que lo hacen efectivo?

Sé que es un hábito difícil de implantar, y más cuando casi todas las herramientas de productividad te permiten hacer lo que te de la gana, en aras de una mayor flexibilidad. En GTD, hay puntos en los que se puede ser flexible y puntos en los que la flexibilidad lleva al caos. En FacileThings te proporcionamos la estructura adecuada para que seas productivo, no para que sigas cometiendo los errores tradicionales de la gestión personal. Por eso no te permitimos procesar algo en el mismo momento en que lo capturas.

8 comentarios

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Comentado hace más de 4 años Jordi Sánchez

A veces parece inevitable juntar ambos procesos, hasta que no te acostumbras se hace complicado. Supongo que la mejor solución es tener una aplicación que directamente no te deje procesar mientras recopilas ;)

Eb48e03cb1e28f378d78b3a0a2381e63 Jordi Sánchez

A veces parece inevitable juntar ambos procesos, hasta que no te acostumbras se hace complicado. Supongo que la mejor solución es tener una aplicación que directamente no te deje procesar mientras recopilas ;)

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Comentado hace más de 4 años Xavier Valens Gomila

Para mí una de las cosas más buenas de Facilethings es esta precisamente, la imposibilidad de procesar mientras recopilas.
Es la diferencia básica con todas las otras aplicaciones que intentan implementar GTD del mercado.

50b30e743758663cd0d428b5f1a2afe7 Xavier Valens Gomila

Para mí una de las cosas más buenas de Facilethings es esta precisamente, la imposibilidad de procesar mientras recopilas.
Es la diferencia básica con todas las otras aplicaciones que intentan implementar GTD del mercado.

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Comentado hace más de 4 años Francisco Sáez

Cuando un hábito es muy difícil de desarrollar (y éste lo es), toda la ayuda externa que puedas obtener es buena ;)

Gracias, Jordi y Xavier, por vuestros comentarios.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Cuando un hábito es muy difícil de desarrollar (y éste lo es), toda la ayuda externa que puedas obtener es buena ;)

Gracias, Jordi y Xavier, por vuestros comentarios.

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Comentado hace más de 4 años Samuel Casanova

Cuesta lo que no está escrito porque lo tenemos interiorizado como si fuera lo más razonable. De hecho, en infinidad de veces me veo inmerso en este error a pesar de saber de sobras que no es correcto. Que la herramienta te ayude a separar estos pasos es algo que la hace destacar por encima del resto sin duda.

E4c554a1245d058efc3c6d53edb3b086 Samuel Casanova

Cuesta lo que no está escrito porque lo tenemos interiorizado como si fuera lo más razonable. De hecho, en infinidad de veces me veo inmerso en este error a pesar de saber de sobras que no es correcto. Que la herramienta te ayude a separar estos pasos es algo que la hace destacar por encima del resto sin duda.

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Comentado hace más de 4 años David Crespi

Que hábito tan difícil de conseguir!! Sobretodo cuando trabajas en cosas muy diferentes.
Yo voy con mi libreta "inbox" y mi lápiz a todas partes, y todo va a allí.

D89d8e7de4e5cca2df7b208a4572d676 David Crespi

Que hábito tan difícil de conseguir!! Sobretodo cuando trabajas en cosas muy diferentes.
Yo voy con mi libreta "inbox" y mi lápiz a todas partes, y todo va a allí.

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Comentado hace más de 4 años Francisco Sáez

Ya lo creo. Es muy difícil no ponerse a pensar a fondo en lo que acaba de entrar en tu radar. Pero ¡qué gran sensación de control cuando lo consigues!

Samuel, David, gracias por comentar.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Ya lo creo. Es muy difícil no ponerse a pensar a fondo en lo que acaba de entrar en tu radar. Pero ¡qué gran sensación de control cuando lo consigues!

Samuel, David, gracias por comentar.

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Comentado hace más de 4 años Pedro Perez

Una duda. Cuando estoy leyendo el correo para ver qué me ha entrado, lo estoy "procesando" (porque no voy a volver sobre él hasta que ejecuto). Sin embargo en Facilethings tengo que pasar siempre por bandeja de entrada, ¿no? Disculpad la duda (seguramente) de novato

6c51e0a36a1eeaf75644bd62ce82445d Pedro Perez

Una duda. Cuando estoy leyendo el correo para ver qué me ha entrado, lo estoy "procesando" (porque no voy a volver sobre él hasta que ejecuto). Sin embargo en Facilethings tengo que pasar siempre por bandeja de entrada, ¿no? Disculpad la duda (seguramente) de novato

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Comentado hace más de 4 años Francisco Sáez

Hola Pedro,

No, cuando estás leyendo un correo, solo estás enterándote de que hay algo nuevo en tu vida. Si se trata de algo sobre lo que tienes que pensar y decidir, entonces lo capturas (enviandolo a la bandeja de entrada).

Y lo procesas más tarde. Procesar significa tomar decisiones sobre ese correo.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Hola Pedro,

No, cuando estás leyendo un correo, solo estás enterándote de que hay algo nuevo en tu vida. Si se trata de algo sobre lo que tienes que pensar y decidir, entonces lo capturas (enviandolo a la bandeja de entrada).

Y lo procesas más tarde. Procesar significa tomar decisiones sobre ese correo.

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