GTD Básico

GTD Básico: Organización de proyectos

AUTOR: Francisco Sáez
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Además de organizar tus acciones, necesitas una Lista de Proyectos para anotar todas aquellas cosas que requieran más de una acción para completarse. Se trata de un índice que te ayude a recordar que, aunque ya tengas alguna acción definida al respecto, todavía tendrás que realizar alguna más para alcanzar el resultado final.

A diferencia de las listas de acciones, la lista de proyectos no forma parte de tu trabajo diario (un proyecto no se hace, se hacen las acciones que lo constituyen). Su valor real reside en que, al revisarla a menudo (al menos una vez por semana), nos aseguramos de que todos los proyectos tienen al menos una acción en marcha y no se quedan estancados. Es un forma sencilla de tener controlada toda nuestra carga de trabajo.

Puedes tener una o varias listas de proyectos. Si separas los proyectos personales de los profesionales, no caigas en la trampa de no revisar tus proyectos personales en la misma medida que el resto. Según tu trabajo y la variedad de actividades que realices, puede tener sentido dividir la lista de proyectos en varias listas según diferentes tipos de proyectos.

Organiza tus listas de proyectos de forma que tengan sentido para ti. No importa cuántas tengas siempre que revises el contenido de todas ellas durante la Revisión Semanal.

Igualmente, puedes dividir un proyecto grande en varios subproyectos o, simplemente, definir cada subproyecto como un proyecto completo. Como quieras. Lo importante es que ninguno de ellos escape a la Revisión Semanal.

Los materiales de apoyo a un proyecto no requieren ninguna acción ni necesitan recordatorios, por lo tanto, no deben ir en ninguna lista de acciones. Se trata de información auxiliar que te ayudará a pensar, analizar y tomar las mejores decisiones para completar el proyecto. Estos materiales deben estar totalmente accesibles porque tendrás que consultarlos al ejecutar algunas acciones y, por supuesto, durante la Revisión Semanal.

Organiza el material físico en archivadores o carpetas específicos para cada proyecto. Trata de organizar tus archivos digitales de la forma más centralizada y segura posible, pero considera también la posibilidad de poder acceder a ellos desde cualquier lugar.

Éste es el segundo de tres artículos dedicados a la organización:

  1. Organización de acciones
  2. Organización de proyectos
  3. Organización de cosas no accionables

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