GTD Básico

GTD Básico: ¿Cómo se gestionan los proyectos?

AUTOR: Francisco Sáez

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En GTD, el concepto de proyecto difiere bastante del que estamos acostumbrados a usar en el mundo empresarial. Simplemente, un proyecto es cualquier cosa que queremos realizar que requiere más de una acción. Se trata, por tanto, de un mecanismo para recordar que, cuando terminemos esa primera acción, todavía quedará algo más por hacer.

Los proyectos no se hacen; sólo pueden hacerse las acciones relacionadas con ellos. Así, la lista de proyectos no es más que un mero índice, sin un orden particular, de todos tus frentes abiertos.

Cuando proceses una nueva cosa y te des cuenta de que necesitarás varias acciones para completarla, define al menos la primera próxima acción y añade un nuevo proyecto a tu lista de proyectos.

Cuando organices tu sistema, identifica los componentes de cada proyecto, su secuencia y sus prioridades. Para mantener el proyecto en movimiento, debes decidir cuáles son las próximas acciones para cada uno de los componentes del proyecto que pueden avanzar. No es necesario planificar todo el proyecto desde el principio.

Cuando revises tu sistema—en la revisión semanal—comprueba que todos los proyectos tienen al menos una próxima acción definida. Si esa acción está en manos de otra persona, comprueba que no está parada.

Necesitas un lugar o sistema (carpetas, archivos, software…) donde acumular toda la información relevante a un proyecto. Este sistema debe permitirte clasificar el material de soporte por proyectos y acceder a él de forma rápida y sencilla.

No importa demasiado si divides un proyecto grande en subproyectos o, simplemente, defines cada subproyecto como un proyecto completo. Lo que importa es que revises todos los componentes del proyecto con la frecuencia necesaria para mantenerlos en movimiento. Si tienes dudas, empieza definiendo un sólo proyecto y si alguna de sus partes cobra relevancia, puedes separarla en otro proyecto.

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