Productividad y GTD

Cómo elegir tu aplicación GTD

AUTOR: Francisco Sáez

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La productividad personal—y GTD en particular—es principalmente una cuestión de hábitos. No importa lo funcional, rápido y agradable de usar que sea tu sistema de productividad personal; si sigues utilizando tu cabeza como método de almacenamiento, no tomas decisiones sobre todo lo que te concierne y no revisas tu sistema periódicamente, la mejor herramienta del mercado no será de gran ayuda.

El primer paso para llegar a ser productivo suele ser una lucha interna con uno mismo para establecer los hábitos necesarios. Y es bastante habitual recaer en los malos hábitos varias veces durante este proceso, retrocediendo a la situación anterior de caos.

Dicho esto, y aunque es cierto que es posible implementar GTD tanto con herramientas de alta tecnología como con lápiz y papel, utilizar la aplicación adecuada puede hacer que ciertas tareas lentas y tediosas se realicen de forma rápida y sencilla. No es una panacea, pero un buen software puede aliviar bastante la resistencia al cambio y ayudar a consolidar tus hábitos productivos.

La elección de una buena aplicación puede ser crucial para tu implementación de GTD, así que es necesario perder un poco de tiempo probando qué alternativas se adaptan mejor a tus necesidades. Durante este proceso, deberías tener en cuenta los siguientes criterios de selección:

  1. Funcionalidad GTD. La mayoría de la aplicaciones denominadas GTD no incluyen todos los elementos de la metodología, aunque probablemente puedas implementar lo que falta con alguna solución alternativa (p.ej. no existe la lista Algún día/Tal vez pero puedes crear tu propia lista e incluirla en tu flujo de trabajo). Busca una aplicación con una funcionalidad GTD lo más completa posible, y asegúrate de que puedes cubrir lo que falta de una forma aceptable.
  2. ¿Aplicación web o de escritorio? Para ser plenamente productivo, necesitas tener tus datos siempre disponibles, así que para mi no hay mucha discusión aquí: A no ser que tengas que realizar una buena parte de tu actividad diaria sin conexión a internet, la aplicación web es la respuesta correcta. A día de hoy no se me ocurre ningún inconveniente de peso que supere las principales ventajas de una aplicación web:
    • Puedes acceder a tus datos desde cualquier plataforma, sistema operativo o navegador.
    • Dispones siempre de la última versión del software, sin tener que instalar ni configurar nada.
    • Tienes la información respaldada de forma segura en servidores preparados para ello.
  3. Aplicación móvil. Tu sistema debería tener una aplicación móvil que cubra, al menos, las funciones básicas del día a día: capturar de forma sencilla lo que se te va ocurriendo, ver las tareas pendientes en el contexto en que te encuentras y poder editar la información y marcar las tareas hechas en el momento. No es necesario—ni recomendable—poder hacer todo desde tu móvil (p.ej. es mucho más productivo hacer la Revisión Semanal desde tu ordenador, donde tendrás una visión más amplia del conjunto de tus proyectos).
    Dentro de las aplicaciones móviles hay otra batalla entre aplicaciones web (se usan desde el navegador) y aplicaciones nativas (desarrolladas específicamente para un sistema como iPhone, Android, etc.). Aquí, de momento, ganan las nativas por su mayor capacidad de trabajar offline y sincronizar los datos en cuanto disponen de accesso a internet. Las aplicaciones web también pueden desarrollar esta capacidad con HTML5, pero ahora mismo muy pocos proveedores la ofrecen y no todos los navegadores móviles la permiten.
  4. Integración con otros sistemas. Hoy en día, todos utilizamos múltiples herramientas en la web donde recopilamos una gran cantidad de información: correo electrónico, notas en Evernote, favoritos en Twitter, enlaces en Delicious, archivos en Dropbox… Esta dispersión de información hace que no tengamos una visión muy clara de toda nuestra carga de trabajo y aumenta las probabilidades de abandonar nuestro sistema GTD por falta de confianza. Por lo tanto, es muy recomendable que tu aplicación te permita reunir la información que has capturado con estas herramientas, o bien que puedas adaptarte a usar las herramientas con las que se integra tu aplicación.
  5. Precio. No pienses en el coste de la aplicación en términos absolutos. El coste es siempre relativo, depende del valor que te aporta el producto y de cómo valores tu tiempo. Puede que una aplicación gratuita no te ayude a organizarte demasiado bien y tengas que perder algún tiempo haciendo tareas extras para compensar carencias en su funcionalidad. Y puede que una aplicación por la que pagas unos euros al mes te permita organizarte perfectamente, estar tranquilo con respecto a tus compromisos y ganar unas horas extra cada mes para disfrutar con tu familia, tus amigos o tus aficiones. Piensa en ello.
  6. Cool. Además de todo lo anterior, la aplicación te tiene que gustar. No debe haber ningún tipo de fricción que te aleje de utilizarla. Es algo que vas a usar a diario así que te tiene que encantar, no sólo estéticamente sino en la manera en que está estructurada para su uso. Si tienes que hacer 6 clics de ratón para una tarea muy habitual, o no puedes encontrar la información de forma sencilla, o cada página tarda en mostrarse 10 segundos, todo lo anterior no vale de nada. Terminarás aborreciéndola.

Elegir una aplicación que no se adapte bien a tu GTD puede hacer que fracases y termines echándole la culpa al método en vez de a la herramienta (algo bastante habitual, por otra parte). Recuerda que, aunque una buena aplicación GTD puede potenciar enormemente tu productividad, la productividad real nace de tu interior.

¡Ah! y no seas tan friki. Hay muchos momentos en los que una libreta es la mejor herramienta de recopilación.

2 comentarios

B296d04e1ebb76695e07e4e6933d8a38
Comentado hace alrededor de 8 años Bet

Hola Francisco

Conocí sobre tu aplicación FacileThings en las I Jornadas GTD de Barcelona.

Me pareció francamante interesante y que puede ser de gran utilidad para muchas personas, así que la publiqué en mi post sobre las jornadas titulado Cómo conseguir tus objetivos según 5 expertos en productividad personal (blog: generaringresos.com).

¡Gracias por tu aportación!
Saludos.
Bet

B296d04e1ebb76695e07e4e6933d8a38 Bet

Hola Francisco

Conocí sobre tu aplicación FacileThings en las I Jornadas GTD de Barcelona.

Me pareció francamante interesante y que puede ser de gran utilidad para muchas personas, así que la publiqué en mi post sobre las jornadas titulado Cómo conseguir tus objetivos según 5 expertos en productividad personal (blog: generaringresos.com).

¡Gracias por tu aportación!
Saludos.
Bet

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace alrededor de 8 años Francisco Sáez

Hola Bet,

Enhorabuena por el fenomenal resumen del contenido de todas las ponencias de las Jornadas GTD que has hecho en tu artículo.

Y muchas gracias por ayudarnos a divulgar los beneficios del GTD. :)

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Hola Bet,

Enhorabuena por el fenomenal resumen del contenido de todas las ponencias de las Jornadas GTD que has hecho en tu artículo.

Y muchas gracias por ayudarnos a divulgar los beneficios del GTD. :)

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