Productividad y GTD

Cómo elegir tus herramientas productivas

AUTOR: Francisco Sáez
“Es mejor que tengas tus herramientas a mano. De lo contrario, serás objeto del desánimo en cuanto aparezca algo que no esperabas.” ~ Stephen King
Productivity tools

A todo el mundo le gustan las herramientas. Las herramientas nos excitan. Nos proporcionan poder. Nos frenan. Una herramienta poco afilada no te permite hacer mucho. Una herramienta muy afilada te permite apuñalarte a ti mismo.

Gracias a la tecnología actual, a internet, y a los cada vez más potentes dispositivos móviles, las herramientas de hoy en día nos permiten hacer cosas maravillosas. Podemos hacer en pocos minutos cosas que antes nos llevaban horas. Y las podemos hacer estemos donde estemos. Las herramientas nos hacen más eficientes.

Algunas herramientas son generalistas, hacen muchas cosas sin hacer ninguna de ellas demasiado bien. Otras son mucho más específicas, se enfocan en desarrollar una característica excepcionalmente bien, manteniendo un nivel mínimamente aceptable en el resto. Algunas herramientas están optimizadas para la seguridad, otras para la velocidad, otras para la flexibilidad, otras para la simplicidad, otras para la integración, otras para el diseño.

Además, lo fantástico de las herramientas es que nos proporcionan un magnífico chivo expiatorio. Cuando las cosas no van como deberían, todo el mundo culpa a las herramientas. Pero no te equivoques, las herramientas son solo eso, herramientas. Y una herramienta sólo tiene el valor que tú consigas crear con ella.

Entonces ¿cuál es la mejor herramienta productiva para ti? Eso depende de lo que estés buscando. Lo primero que debes plantearte es qué papel juega la productividad personal en tu vida:

  • ¿Es esencial para ti gestionar tus compromisos y tu atención? Si es así, necesitas un sistema de productividad completo que te permita gestionar tanto tu vida profesional como la personal y que, además de tareas y proyectos, no te permita perder de vista tus metas a largo plazo y tus sueños. En este caso, necesitas una herramienta específica de gestión personal, que te proporcione un método concreto para hacer las cosas. Herramientas como FacileThings, Nirvana o Nozbe implementan este tipo de gestión.
  • ¿Necesitas un sistema de apoyo parcial para algún aspecto de tu vida? A lo mejor ya tienes un sistema que te permite ser efectivo en tu trabajo—o no lo necesitas porque tu trabajo no requiere de una gestión compleja—, pero sientes que no eres efectivo en alguna otra faceta de tu vida. En este caso, una herramienta más generalista de tareas que te permita definir recordatorios, tareas y, quizás, proyectos, sea suficiente para cubrir ese vacío. Herramientas como Todoist o Wunderlist pueden ayudarte en este sentido.
  • ¿Atraviesas una situación excepcional por la sobrecarga de algún proyecto y necesitas algo para salir del paso? En este caso, seguramente necesites una herramienta específica de gestión de proyectos donde volcar todo lo que ahora mismo está pendiente de ese proyecto, organizarlo y hacerlo avanzar. Herramientas como Trello o Asana pueden hacer un gran papel aquí.
  • ¿Te falta alguna pieza para completar el puzzle? A lo mejor ya tienes un sistema de productividad personal funcionando perfectamente, pero necesitas reforzar algún aspecto concreto para hacerlo más eficiente. Es este caso, debes buscar herramientas generalistas con un gran nivel de integración para incorporarlas a tu flujo de trabajo con el mínimo esfuerzo y sin producir daños colaterales. Como ejemplos, Google Calendar te proporciona una buena agenda, Evernote un buen sistema para almacenar información de soporte, y Slack podría reforzar la parte colaborativa de tu sistema.

¿Debes fijarte en qué aplicaciones utilizan los demás? Bueno, los problemas de los demás no son los tuyos, ni su forma de pensar es la tuya. Cada uno funcionamos de una manera diferente y, aunque es bueno contrastar opiniones, no debes hacerlo antes de tener claro lo que buscas y cuál es tu propia motivación. De otra manera, elegirás para ti algo que es bueno para otros.

Una vez que tienes claro tu objetivo, ¿a qué das prioridad? Si buscas seguridad, debes elegir herramientas que primen la seguridad. Si buscas velocidad, elige herramientas que primen la velocidad. Si buscas método, elige herramientas que te ayuden hacer lo que quieres siguiendo las mejores prácticas. Si te cuesta mantener ciertos hábitos, busca herramientas que te ayuden a mantenerte en el camino. Si eres muy estructurado, busca herramientas más complejas que te permitan plasmar tus estructuras mentales. Si no estás nunca parado en la oficina o en casa, busca aplicaciones que proporcionen buenas soluciones móviles. Si interactúas con mucha gente para hacer cosas, busca herramientas que primen la colaboración.

¿Aplicaciones nuevas o antiguas? La productividad personal no es una moda y seguramente lo que funcionaba hace 5 años sigue funcionando ahora. Igualmente, lo que funciona ahora, seguirá funcionando dentro de 5 años. Normalmente, cuanto más tiempo tenga una aplicación menos errores contendrá y más robusta será. Si buscas seguridad a largo plazo, una aplicación con unos años te da más seguridad acerca de su continuidad que una nueva (todos los años nacen y mueren aplicaciones de productividad en internet). Eso sí, asegúrate de que la aplicación se actualiza de manera regular—la productividad personal puede no cambiar mucho, pero la tecnología sí. Una aplicación nueva tiene algo más de riesgo, pero puede disponer de tecnología más actual. Si necesitas esto último, comprueba quién está detrás de la app y cuál es su misión. Sobre todo, fíjate en que la aplicación hace lo que quieres que haga y lo hace bien.

¿Y qué pasa con el precio? Si valoras tu tiempo, utilizar una herramienta que te ayude a estar organizado—y como consecuencia, a ahorrar tiempo—y a tenerlo todo bajo control con relativa tranquilidad debe considerarse una inversión que produce beneficios. Lejos de lo que piensa la mayoría, este factor es el menos importante. Piensa que si valoras una hora de tu tiempo en 20€, una aplicación que cueste 5€/mes se compensa siempre que te ahorre 15 minutos de trabajo al mes, y eso es algo inmediato, sólo por el hecho de tener una organización.

Por último, no vayas saltando de aplicación en aplicación cada vez que aparezca una nueva. Eso es lo más anti-productivo que hay. La productividad personal es una cuestión de constancia, hábitos y largos plazos. Si encuentras un sistema que te funciona, quédate ahí.

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