Productividad y GTD

10 razones por las que GTD puede estar fallando

AUTOR: Francisco Sáez
"El caos está en el mundo. No en tu cabeza." ~ David Allen
Gtd failing

Tu vida era un caos y decidiste poner orden de una vez por todas. Habías leído u oído hablar de GTD en algún sitio y esa frase, el arte de la productividad sin estrés, sonaba como una solución estupenda para tu problema de organización. Sin embargo, llevas un tiempo utilizando esta metodología en tu día a día y, aunque las cosas sin duda van mejor, no sientes que hayas dado un salto significativo en tu productividad personal.

¿Qué puede estar pasando? Aquí tienes diez posibles razones por las que tu implementación de GTD puede fallar. Léelas detenidamente y reflexiona si te sientes identificado con alguna de ellas.

  1. No usas GTD en su conjunto. Has leído algunos artículos aquí y allá, sabes que el flujo de trabajo consta de cinco fases, conoces los nombres de las listas e intuyes más o menos todo lo demás. GTD es una metodología completa en la que todas las reglas, elementos y procesos están fuertemente interconectados. Si haces algunas cosas bien y otras mal, el sistema completo no funcionará como debería. Para entender GTD totalmente debes empezar por leer a fondo el libro Organízate con eficacia. Aquí tienes una introducción para que veas qué se te puede estar escapando.
  2. No capturas todo lo que llega a tu vida. No recopilar todo lo que va llegando a tu mente en algún sitio seguro, fuera de tu cabeza, es un fallo muy habitual al principio de practicar GTD, porque no damos a este hábito la importancia que tiene. Confiamos demasiado en nuestra memoria y no dejamos de saturarla. El problema es que todo lo que está en tu cabeza es un ruido permanente que consume buena parte de tu energía y no te permite disfrutar de uno de los grandes beneficios de GTD: la productividad sin estrés.
  3. Evitas tomar decisiones sobre tus cosas. Tienes que hacer algo con todo lo que entra en tu vida. Si capturas cosas y simplemente las dejas ahí, solo conseguirás una frustrante sensación de tener cada vez más cosas que hacer y perderás el control de tus cosas, lo que te hará creer que el método no funciona. Con cierta frecuencia, debes dedicar tiempo a aclarar qué significa exactamente cada cosa, a tomar decisiones sobre todo lo que te concierne.
  4. No revisas tu sistema lo suficiente. De vez en cuando hay que hacer limpieza y actualizar las listas, porque si tu sistema contiene información obsoleta, no confiarás en él. Hacer la Revisión Semanal es fundamental. Aunque te llevará un tiempo hacerla, te ahorrará tiempo a la larga y te proporcionará claridad y tranquilidad. Si tu sistema no está al día perderás confianza, dejarás de recopilar todas las cosas, dejarás de tomar decisiones, y terminarás cayendo del vagón.
  5. Estás demasiado enfocado en la tecnología. Existen muchos programas de productividad personal, en internet, para tu ordenador, para tu smartphone, para tu tablet… Pero la tecnología debe estar a tu servicio y hacer que las cosas sean más fáciles. No tiene ningún sentido que intentes ser más productivo y, a la vez, que la manera de implementar GTD te haga perder tiempo o genere un estrés adicional en tu vida. GTD es un sistema independiente de la tecnología, lo que quiere decir que puedes adaptar prácticamente cualquier sistema organizativo con el que te sientas cómodo para implementar sus principios. Así que deja la tecnología en un segundo plano y recuerda que la productividad personal es, sobre todo, una cuestión de hábitos.
  6. Sigues priorizando a la manera tradicional. Todos hemos utilizado alguna vez los tradicionales sistemas de asignación de prioridades a nuestras listas de tareas. Pero en pleno siglo XXI es hora ya de cambiar el chip. No se trata de gestionar el tiempo sino tu atención. Tus objetivos y áreas de responsabilidad definen qué tareas son más importantes en este momento, y el contexto en que te encuentras te dice cuáles puedes hacer ahora mismo y cuáles no.
  7. Solo lo usas para tu trabajo. Hay gente que piensa que solo es importante gestionar la vida profesional, pero solo existe una vida, y ésta incluye tanto tu faceta personal como tu faceta profesional. Si prestas atención al trabajo y olvidas las cuestiones personales, éstas terminarán afectando a tu trabajo, y viceversa. Todo está relacionado. Si dejas una parte de tu vida fuera de tu sistema GTD, nunca tendrás una sensación de que todo está bajo control.
  8. Lo has complicado demasiado. Es fácil excitarse en exceso cuando descubrimos algo nuevo que nos gusta, y es normal querer explotarlo al máximo. A menudo esta excitación se traduce en una tendencia a sobre-utilizar y complicar las cosas innecesariamente. Quieres tenerlo todo super controlado y tienes una lista infinita de contextos y etiquetas, defines proyectos para cualquier cosa, desarrollas cada proyecto hasta el último detalle, sientes la necesidad de utilizar e integrar multitud de herramientas de productividad, etc. El exceso análisis puede llevar a la parálisis. Si necesitas mucho tiempo para mantener tu sistema, seguramente es que lo has complicado demasiado.
  9. Te crees más listo que el sistema. Un error que comete mucha gente cuando empieza a utilizar GTD es tratar de modificar el sistema a su imagen y semejanza. Creen que están “adaptándolo a sus necesidades” cuando en realidad están eliminando lo que no les apetece hacer o requiere algún esfuerzo y, por lo tanto, eliminando las virtudes de la metodología original. GTD se basa en la idea de que tu productividad es directamente proporcional a tu capacidad de estar relajado. Es un método natural, basado en el sentido común, desarrollado durante más de dos décadas y empíricamente probado y validado por cientos de miles de personas. Incluso la ciencia ha corroborado los principios sobre los que se sustenta. Deberías tratar de adaptarte tú a él, y no al revés.
  10. No tienes la motivación suficiente. Implantar GTD requiere, en casi todos los casos, cambiar algunos hábitos. Y eso no es sencillo. Para que funcione, es necesario sentir la necesidad y tener conciencia de que el esfuerzo valdrá la pena. Sin una fuerte motivación es muy fácil buscar excusas y culpar al método durante el periodo de adaptación.

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