Getting Things Done - GTD
Cómo fijar límites a tu carga de trabajo
AUTOR: Francisco Sáez
¿Tienes la sensación de que tienes más trabajo pendiente del que puedes realizar? ¿De que, a pesar de realizar cada día un buen número de tareas, tu lista de acciones a realizar no deja de crecer?
La sobrecarga de trabajo es una de las principales fuentes de estrés en el mundo laboral. Y en situaciones como la actual, donde la pandemia ha modificado formas de trabajo y generado inseguridad laboral, algunas empresas exigen más a sus trabajadores y éstos, a su vez, están dispuestos a asumir más compromisos. Lo mismo ocurre con los que trabajan por cuenta propia; es fácil comprometerse con más proyectos de los que uno puede realizar para no perder la confianza de los clientes.
Cuando uno va adquiriendo cada vez más compromisos, llega un punto en el que el aumento de tareas a desempeñar producen un resultado cada vez peor. El estrés asociado a la carga del trabajo genera fatiga, falta de concentración, falta de sueño, trastornos psicosomáticos, pérdida de la motivación y, en última instancia, una disminución del rendimiento.
Si queremos mantener un nivel de productividad elevado, tanto a nivel empresarial como personal, debemos fijar unos límites. Enfrentarte cada día a centenares de tareas de una multitud de proyectos te mantendrá más ocupado, pero no te hará más productivo. Te arriesgas a cometer errores, a hacer un trabajo mediocre y a terminar quemado.
¿Cómo puedes fijar esos límites? Por supuesto, hay unos límites “vitales” que debes imponer y asumir las consecuencias. Puedes decirle a tu jefe que es absurdo, que no vas a trabajar 24 horas al días, 7 días a la semana, y arriesgarte a quedarte sin empleo. Puedes decirle a un cliente que no puedes aceptar un proyecto nuevo porque no lo vas a poder atender como es debido, y arriesgarte a que no te vuelva a pedir nada. En mi experiencia, la gente es más receptiva de lo que parece en estas situaciones, sobre todo cuando ya saben que haces bien tu trabajo.
Por otra parte, necesitas fijar otro tipo de límites a tu trabajo, ya que no todas las cosas son iguales ni necesitan la misma atención. Para ello, necesitas un método de trabajo que te permita aclarar de forma ordenada qué son realmente esos cientos de acciones que siempre tienes pendientes. La metodología GTD (Getting Things Done) te puede ayudar a crear un sistema organizativo basado en las siguientes categorías de recordatorios:
- Las acciones que necesitas hacer tú en una fecha determinada van a un Calendario.
- Las acciones que necesitas hacer tú cuanto antes, pero sin una fecha determinada, van a una lista de Siguientes Acciones.
- Las acciones que necesitas hacer tú con la colaboración de otras personas se ponen en unas listas específicas llamadas Agendas.
- Las acciones que has delegado a otras personas van a una lista de acciones A la Espera.
- Los resultados a los que te has comprometido se anotan en la lista de Proyectos.
- Y todas aquellas cosas en las que no te puedes comprometer todavía van a la lista Algún día/Tal vez.
Cuando tienes cada cosa en su sitio, y cada sitio tiene un significado específico, la carga cognitiva de tu cerebro se reduce ya que siempre sabes dónde está cada cosa. Esto te permite reflexionar y adaptar tu planificación a tus capacidades y prioridades en cada momento, y así centrarte en lo que es importante ahora, dejando a un lado el resto de cosas, lo que reduce enormemente el estrés y todas sus consecuencias.
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