Cómo usar GTD para trabajar con tus colaboradores

GTD es principalmente una herramienta de gestión personal, pero eso no quiere decir que la metodología no cubra tu relación con otras personas o entidades desde un punto de vista organizativo. Lo hace, y lo hace muy bien.

En realidad, sólo hay tres tipos de cuestiones que necesitas gestionar en tu relación con los demás:

1. Alguien te pide que hagas algo.
2. Necesitas que alguien haga algo.
3. Tienes que tratar algún tema con alguien.

GTD te permite tratar con este tipo de inputs de la manera más efectiva posible, sin sobrerreaccionar cuando aparecen ni pasarlas por alto, ayudándote a mantener unas relaciones excelentes con tus colaboradores. Veamos los casos uno por uno.

1. Alguien te pide que hagas algo

Tu pareja te pide que compres algo en el supermercado cuando salgas de la oficina, un amigo te pide que le hagas un favor, tu jefe te pide que soluciones un problema, un cliente te pide una mejora en un servicio que le ofreces, un compañero te pide ayuda en una conversación de Slack… Así son tus días, ¿verdad?

Este tipo de cosas ocurren constantemente y tu reacción ante cada una de estas cuestiones debe ser capturarla inmediatamente (puede no ser necesario porque hay cosas que se capturan solas, como por ejemplo las solicitudes que vienen por email) y continuar con lo que estabas haciendo.

Se trata de una captura como otra cualquiera. El elemento ya está en tu sistema y lo aclararás en otro momento, dentro de poco, por lo que no hay que prestarle mayor atención de momento.

Cuando llegue el momento de aclararlo:

• Definirás en qué consiste exactamente la siguiente acción a realizar para tener una idea clara del alcance del trabajo, en caso de querer hacerlo.
• Decidirás si te comprometes a hacerlo o no. Si no te vas a comprometer, eliminarás el elemento de tu sistema (y se lo comunicarás al solicitante, lo cual puede ser otra acción debes capturar si la negativa requiere cierto trabajo de redacción y argumentación, o es algo que vas a hacer en otro momento).
• Puede que no quieras o puedas comprometerte a hacerlo ahora, pero que tengas la posibilidad de hacerlo más adelante. En este caso, incubarás la petición en la lista Algún día/Tal vez (el solicitante también deberá entender y aceptar esta decisión, por lo que podrías necesitar otra acción para la respuesta). Revisarás esta lista cada semana (en la Revisión Semanal) y evaluarás si ya es un buen momento para llevar a cabo el trabajo, o debes continuar manteniéndolo en espera, o ha llegado el momento de rechazarlo definitivamente.
• Si te comprometes a hacerlo, debes poner un recordatorio en tu lista de Acciones Siguientes para hacerla lo antes posible, o en tu Calendario, si es algo que se debe hacer en un día determinado.
• Puede ser que te comprometas a hacerlo, pero no seas tú quien lo haga personalmente. Entonces delegarás la acción a otra persona (lo vemos en detalle en la siguiente sección).

Si te has comprometido a hacer el trabajo y con la acción que has definido todavía no vas a alcanzar el resultado deseado, tendrás que añadir un nuevo proyecto a tu Lista de Proyectos que te recuerde que quedan cosas por hacer. Recuerda que en GTD tus proyectos son los resultados que quieres alcanzar, no son los proyectos de tu empresa (seguramente se correspondan más con una tarea asignada a ti dentro de un proyecto de la empresa)

2. Necesitas que alguien haga algo

Puede ser algo que alguien te ha pedido previamente o una necesidad propia que es mejor que realice otra persona o entidad. Has comprado un mueble online que debe traerte una empresa de reparto a domicilio; un cliente te ha pedido algo pero, como no tienes los recursos necesarios en este momento, vas a subcontratar el trabajo a un freelance; tu gestoría debe calcular el pago de impuestos de este trimestre, etc.

Lo primero es capturarlo (en GTD, todo empieza con una captura). En este caso, ya te has comprometido a llevar a cabo la acción por lo que, en el momento de aclarar solo tienes que anotar un recordatorio en la lista A la Espera indicando la persona o entidad responsable de completar la acción y la fecha en que delegas la acción.

Cuando pongas el recordatorio en tu lista A la Espera, anota toda la información que necesitarás para cuando llegue el momento de hacer un seguimiento de la tarea (al menos, el número de teléfono o email del responsable, y la fecha límite, si la hay). Debes revisar la lista A la Espera con la frecuencia adecuada (al menos, en la Revisión Semanal), comprobar que las tareas van progresando adecuadamente y reclamar aquello que se haya quedado estancado.

Si la tarea a delegar es algo compleja, seguramente antes de ponerla en la lista A la Espera debas delegar efectivamente la tarea. Para ello necesitarás una o varias acciones en las que recopilarás, detallarás y enviarás toda la información necesaria a la persona o grupo de personas que deban llevarla a cabo.

3. Tienes que tratar un tema con alguien

Si usas GTD, no molestas a una persona cada vez que necesitas una respuesta o quieras comentarle una cuestión. Eso sería una gestión poco efectiva de tu trabajo, que estaría plagado de interrupciones, e iría en perjuicio de la otra persona, que también vería su flujo de trabajo constantemente interrumpido. Esa forma de trabajar, a menudo encubierta en el mal uso corporativo de herramientas de comunicación (email, Slack etc.), está demasiado extendida y es cualquier cosa menos productiva.

Cuando te viene algo a la cabeza que necesitas preguntar o comentar con alguien, lo capturas (¡sorpresa!) y en el momento de aclararlo, anotas un recordatorio en la lista Agenda de esa persona ¹. Esta lista contiene el subconjunto de tus Acciones Acciones que debes tratar con la misma persona, de modo que cuando te reúnas con ella (formalmente o en la máquina del café, en persona o por Skype), puedes tener a mano todos los temas pendientes y completarlos.

Este es un ejemplo claro de procesamiento por lotes donde se gestionan las interacciones con los demás de una manera efectiva.

¹ Si usas una herramienta software como FacileThings, añadirías el recordatorio a la lista de Acciones Siguientes incluyendo una etiqueta de persona, lo que permitirá generar la Agenda de esa persona automáticamente.

El trabajo colaborativo en la empresa

Cuando escuchas hablar de “trabajo colaborativo”, normalmente te vienen a la cabeza herramientas software diseñadas para que un equipo de trabajo pueda compartir proyectos, tareas y documentos relativos a ellos. Seguramente tu empresa use alguna herramienta de comunicación tipo Slack o Teams, y alguna herramienta de gestión de proyectos donde se puedan definir y compartir los proyectos de la empresa, y se asignen las tareas a las personas adecuadas.

Aunque puedas tener la tentación de “aprovechar” estas herramientas que tu empresa pone a tu disposición para implementar tu sistema GTD, esto generalmente no es una buena idea. Estas herramientas no están diseñadas para soportar la metodología GTD ni tus necesidades personales. No pueden sustituir a tu sistema GTD ni tampoco lo inhabilitan. Sólo tienes que integrarlas adecuadamente como parte de tu sistema de productividad personal.

Al final, GTD es lo que te permite identificar claramente los resultados deseados, definir las siguientes acciones que te ayudarán a lograrlos, y organizar tus recordatorios personales de manera que puedas estar haciendo en cada momento lo que deberías.