Cómo arreglar tu vida

Hace unos años, David Allen, experto en productividad personal y creador de Getting Things done (GTD), concedió una extensa entrevista a The Atlantic que se publicó con el título David Allen on How to Fix Your Life (David Allen sobre cómo arreglar tu vida). Éste es un compendio de sus ideas más valiosas sobre cómo afrontar diferentes problemas comunes en nuestro mundo actual.

Crisis

En una situación de crisis, sueles reunir toda la información que es potencialmente relevante y tomas decisiones rápidamente. Es imprescindible que confíes en tu juicio e intuición del momento. Hay que actuar. Has de corregir constantemente el curso de tus decisiones basándote en nuevos datos que aparecen. Tienes que estar muy enfocado en el resultado.

Pero en cuanto dejas de estar en una crisis, todo el resto del mundo cae sobre tu cabeza. Ahora te preocupas por tus impuestos y tu coche y “estoy cogiendo un buen resfriado” y “esta impresora ya no funciona”.

Hoy en día, esta oleada de preocupaciones nos llega de forma electrónica, 7 días a la semana, 24 horas al día. Y puede resultar realmente abrumadora si no tienes un enfoque claro para saber cómo discriminar qué es importante en tu mundo y qué no lo es.

Método

¿Cómo priorizas todas estas cosas? Necesitas mapas para orientarte. Un mapa puede ser cualquier lista que tengas que te pueda guiar.

Primero tienes que ser capaz de decidir qué debe haber en cada mapa y después establecer formas de actuar que te permitan estar seguro de que estás negociando con esos mapas de la manera adecuada.

Tu mente no es tu sistema, en términos de recordar cosas. Y tan pronto como tengas más de siete cosas importantes y trates de negociar, gestionar y hacer malabares con ellas y sus relaciones en tu cabeza, estás muerto.

Herramientas

Tengo una herramienta basada en papel que es omnipresente. Tomo notas, normalmente en papel, sólo porque es la manera más fácil de hacerlo.

Mi bandeja de entrada física es mi salvación porque capturar es un proceso muy diferente a tomar decisiones y organizar.

Lo ideal sería que todas las cosas nuevas fueran a parar al mismo sitio, una especie de bandeja de entrada universal. Es un problema tener múltiples herramientas digitales dispersas, porque “ojos que no ven, corazón que no siente”.

Sobrecarga de información

La sobrecarga de información no es el problema. El problema con el e-mail es que no se trata sólo de información; es la necesidad potencial de acción. Además, el e-mail tiene un rasgo típico de los comportamientos adictivos, que es el refuerzo positivo aleatorio. El hecho de pensar que pueda haber algo ahí fuera más importante que lo que estamos haciendo nos produce una sensación punzante de ansiedad, de modo que no estamos completamente presentes en lo que estamos haciendo.

Las empresas están cada vez menos jerarquizadas, de modo que te encuentras que hay una mayor responsabilidad ejecutiva a todos los niveles.

En realidad, se trata de gestionar las intersecciones de todo lo que permites que forme parte de tu vida. Tienes más información a mano. Lo que tú hagas con ella, dependerá de tu inteligencia y tu facilidad para integrarla y combinarla con otras cosas.

Las herramientas digitales te permiten potenciar tu mente. Ahora tengo un sitio para capturar información y ponerla en el mapa apropiado. Así que sólo necesito tener ideas una vez.

Solución

Todas las cosas que entran en tu mente necesitan ser externalizadas. O dices “Esto es lo que debo hacer” o dices “Mierda, no estoy seguro de si esto es lo que necesito hacer”. Lo primero es productividad sin estrés; lo segundo es una úlcera.

¿Qué necesitas para sentirte cómodo con lo que estás haciendo y, puede que más importante, para sentirte cómodo con lo que no estás haciendo? Bien, necesitas tener un mapa de todas las posibilidades.

Deja de utilizar tu mente como un lugar donde intentas capturar y organizar las cosas que te importan.