Tal como hicimos hace unas semanas con la integración con Google Calendar, este fin de semana hemos actualizado el proceso de integración del calendario de FacileThings con Outlook para que se puedan sincronizar los eventos repetitivos de Outlook.
Hasta ahora los eventos repetitivos del calendario de Outlook no se sincronizaban porque, aunque se muestran en el calendario en base a las pautas de repetición definidas en el primer evento, no existen como tales. Esto hacía complicado transformar eventos en elementos accionables, que es lo que necesitas gestionar en tu sistema GTD.
Hemos diseñado un modelo de integración que permite trabajar con estos eventos repetitivos de una manera efectiva desde el punto de vista de la metodología GTD.
Ahora, cada vez que crees un evento repetitivo en tu calendario Outlook, se sincronizarán las ocurrencias de los próximos tres meses en FacileThings, convirtiendo la primera de ellas en un elemento accionable. De ese modo puedes trabajar con el próximo evento a la GTD, a la vez que tienes una visión completa de tu programación en los próximos meses (las ocurrencias no activas se pueden ver en las vistas especiales del calendario).
Sólo la primera ocurrencia de un evento repetitivo es una acción real en FacileThings, el resto no se pueden editar. Si necesitas modificar una ocurrencia de la lista que no sea la siguiente, debes hacerlo en el calendario de Outlook. La modificación se sincronizará en FacileThings.
Al igual que con la Rutinas propias de FacileThings, cuando marques esa primera ocurrencia como Hecha (o la tires a la papelera), la siguiente ocurrencia de la lista se convertirá automáticamente en accionable. También se sincronizará de nuevo la lista de ocurrencias de Outlook para que tengas siempre una ventana real de planificación de tres meses.
Si asignas un Objetivo y/o Área de Enfoque al elemento activo de la secuencia, los elementos siguientes se generarán con el mismo Objetivo y Área de Enfoque.
En resumen:
- Cuando creas una secuencia de eventos repetitivos en Outlook, la modificas o la eliminas, se sincroniza con FacileThings de modo que siempre tengas en tu calendario GTD la misma planificación (con un plazo de tres meses).
- En FacileThings sólo trabajas con el primer elemento de la secuencia, como trabajarías con cualquier otra acción de tu sistema GTD, y cualquier modificación se sincronizará con Outlook del mismo modo que cualquier otro evento.
- Si necesitas modificar un evento futuro de la serie debes hacerlo en el origen de los datos, el calendario de Outlook.
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