Getting Things Done - GTD
5 pasos infalibles para asegurar el cumplimiento de las fechas límite
AUTOR: David MillerSegún un estudio publicado por Hive, el 70% de las organizaciones han sufrido al menos el fracaso de uno de sus proyectos en los últimos 12 meses. ¿Qué tenían en común todos los proyectos que fracasaron? No fueron capaces de cumplir las fechas de entrega. Las fechas límite estrictas de algunos proyectos pueden ser difíciles de cumplir si se quieren mantener otros requisitos del proyecto. Para asegurarte de que logras cumplir con todas las fechas límite de tus proyectos, hemos detallado 5 pasos que te pueden ayudar.
Planifica por adelantado
El informe de PMI Pulse of Profession de 2017 afirma que la falta de claridad es el problema más común que causa que un proyecto fracase. Hay una necesidad innegable de planificar con antelación, y se recomienda que seas consciente de los procesos y tareas que necesitas llevar a cabo. Saber los plazos y objetivos del proyecto te puede ayudar a planificar con antelación. Esencialmente, esto significa que establecer determinados hitos para el progreso del proyecto puede resultar en una mejor gestión.
Antes de que el proyecto comience, es crítica una reunión del equipo para establecer los ya mencionados hitos. Estas pequeñas metas que establezcas van a ser decisivas para el éxito del proyecto. Un estudio menciona que solo el 64% de los proyectos cumple sus objetivos. ¿El factor común del éxito? La planificación previa a cada proceso.
Esto generalmente te ayuda a construir una estrategia efectiva para lograr tus hitos. En última instancia, esta acción de planificación anticipada te ayuda a cumplir con sus plazos de manera constante.
Adopta el enfoque “Ágil”
La Gestión de Proyectos Ágil (Agile) es el enfoque más eficiente a la hora de gestionar proyectos. De acuerdo con PWC, los proyectos Ágiles son un 28% más exitosos que los proyectos tradicionales.
Lo que hace el enfoque Ágil es dividir el proyecto en distintas partes más digeribles, llamadas ‘Sprints’. Si sigues estas iteraciones en orden, la eficiencia final del proyecto puede mejorar. A través del enfoque Ágil las organizaciones también pueden ver los resultados parciales de su inversión después de completar cada iteración. Al final de cada iteración se genera un informe, que representa el progreso del proyecto.
Todos los interesados en el proyectos dan feedback basado en esos informes, que se puede utilizar para mejorar el cómo se lleva a cabo el resto del proyecto. Esto hará que cada vez los plazos que necesites sean más cortos y te ayudará a llegar a las fechas límites de manera consistente.
Contrata a los individuos adecuados
Un equipo formado por miembros con las habilidades necesarias y el conocimiento adecuado es crucial para un proyecto. Después de diseñar el proyecto, deberías contratar a los individuos que vayan a ser más eficientes en cada una de las fases. Debes dedicar el tiempo suficiente a elegir a las personas adecuadas. Un equipo adecuado puede ayudar mucho en el cumplimiento de las fechas límite.
No obstante, no vale solo con elegir el equipo correcto. Es necesario también promover el trabajo en equipo entre los individuos. Si los miembros del equipo se llevan bien, la productividad en los distintos procesos que se lleven a cabo será mejor. Animar a los miembros a interactuar entre ellos también mejorará la eficiencia.
Si todo esto se consigue, los miembros se ayudarán entre sí con cada tarea. Si hay una sincronización perfecta, notarás que el proyecto va cumpliendo sus fechas. Además, mantener el flujo de información entre los miembros del equipo aumentarás las probabilidades de que el proyecto tenga éxito.
Elige las herramientas adecuadas
Otro factor que ayuda a cumplir las deadlines es tener las herramientas correctas. Un software colaborativo de gestión te permite comunicarte con los otros miembros del equipo fácilmente. Además, las herramientas de gestión también te permiten registrar el progreso del proyecto, asignar de manera eficiente las tareas y llevar al día las fechas límite.
Algunas herramientas de gestión incluso te permiten dividir el proyecto en pequeñas porciones alcanzables. Esto te asegura que puedes planificar con tiempo eficientemente y completar los distintos hitos dentro de un proyecto. También son ideales para tener un control sobre los recursos asignados. Planificar el gasto de recursos con antelación también te ayuda a llegar a tus deadlines.
El set de herramientas correcto te ayuda a mejorar tu eficiencia y tu productividad en el proyecto. Esto conlleva, como es supuesto, a un mayor cumplimiento de deadlines.
Prepárate para lo inesperado
Siempre hay riesgos en los proyectos. Estos riesgos, si no se resuelven a tiempo, pueden tener severos efectos en el progreso del proyecto. Las consecuencias pueden conllevar el incumplimiento de fechas límite. Antes de empezar un proyecto, los riesgos se deben examinar y controlar. Después de analizar los riesgos, deben tomarse las medidas más efectivas. Aunque hay que tener en cuenta que incluso las acciones correctivas pueden tener su propio riesgo.
Junto con los riesgos, uno siempre debe tener en cuenta las posibilidades de excederse a la hora de asignar recursos. En esos casos el progreso del proyecto se puede ver obstruido. Por eso se recomienda que, antes de empezar el proyecto, se considere reservar una cantidad extra de recursos. Un refuerzo extra te puede ayudar si al final el proyecto supera las cantidades estimadas.
Asumiendo que se tienen en cuenta los posibles encontronazos con lo inesperado, se puede proceder con los distintos procesos del proyecto sin problemas. Esto también te asegura que no te obstruye nada y así, cumplir tus deadlines.
Para concluir
Todos los pasos que se mencionan arriba te aseguran cumplir las deadlines. Una combinación de todos estos pasos te permite alcanzar consistentemente tus fechas límite. Por eso, si solo sigues uno de los consejos mencionados arriba no te asegurarás de que tú y tu equipo lleguéis a las deadlines. Es recomendable que sigas diligentemente todos los pasos mencionados.
No hay comentarios