Qué necesitas para estar organizado

“Necesito organizarme: Elijo una aplicación de gestión de tareas, me doy de alta, introduzco mis tareas pendientes y listo.” Mucha gente cree que organizarse es así de fácil. ¡Ojalá!

No puedes aterrizar en una aplicación de gestión de tareas y añadir en frío lo que crees que tienes que hacer. Bueno, sí puedes, pero no será muy útil si no profundizas algo más. Para poder organizar tus tareas adecuadamente, hay dos cosas que debes hacer antes:

1. Recopilar todo aquello que no tienes bajo control, en tu mundo o en tu cabeza. No sólo las cosas que sabes que tienes que hacer, sino también aquellas que no tienes claras.
2. Aclarar qué significa realmente cada una de esas cosas incompletas.

Si ya has hecho esto—capturar tus incompletos_, tener claro qué son y organizarlos en tu sistema—, no has hecho más que poner la primera piedra. Una cosa es llegar y otra muy distinta permanecer. Como dice la Teoría de las Ventanas Rotasrotas, todo sistema organizativo tiende a la entropía, es decir, a desorganizarse si no se llevan a cabo las tareas de mantenimiento adecuadas.

No es lo mismo organizarse que estar organizado. Una vez has llegado a organizarte, tienes que revisar tu organización con cierta frecuencia. Tu entorno cambia constantemente, tú creces y tus prioridades también cambian y, por supuesto, aparecen cada día nuevos incompletos que tendrás que procesar e incorporar a tu sistema de organización personal.

Así que, si eres de los que creen en lo que expresa la primera frase de este post, deberás asumir que la vida es un lío, o pronto empezarás a sentirte frustrado porque la organización que algún día conseguiste no se sostiene por sí sola.

Cuando alguien quiere estar organizado de verdad, es porque necesita tener un control sobre sí mismo y sobre su entorno. Y para tener ese control, también es necesario conocerse a sí mismo desde una perspectiva más elevada. Y esto, amigo mío, no es algo que se pueda conseguir de una forma tan simple.

La mayoría de los sistemas de organización personal y desarrolladores de este tipo de aplicaciones asumen que puedes empezar de cero, crear compromisos y estructuras racionales, y mantener de forma coherente el equilibrio entre tus acciones y tus objetivos, sin ni siquiera tener una visión clara y completa de tu realidad.

Esta es una de las razones por las que GTD es un método de organización personal que funciona. La mayoría del resto de soluciones son demasiado simples o no abarcan todo el problema. GTD enseña a la gente a trabajar de formar objetiva a partir de un inventario completo de su realidad, sin realizar ningún juicio a priori sobre lo que es importante o no, y es el único método que incorpora todos los elementos necesarios para ganar control y perspectiva.