Productividad y GTD

Aprende a gestionar tus proyectos

AUTOR: Francisco Sáez

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Si bien la gestión de proyectos es una disciplina un tanto ajena para la mayoría de las personas, lo cierto es la que los conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas necesarios para gestionar de manera efectiva las actividades de un proyecto, son cada día más necesarios en nuestra sociedad. Aunque esta disciplina nace como una necesidad del mundo corporativo, todos tenemos algún proyecto personal que queremos ejecutar de la mejor manera posible.

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un resultado único, y esto es algo que está muy presente en la actividad de todos los individuos en el mundo moderno. Los trabajadores de hoy en día ya no hacen series de tareas más o menos repetitivas un día tras otro, sino que cada día se enfrentan a una cadena contínua de nuevos retos.

La creación de una página web es un proyecto. Sin embargo, las tareas de mantenimiento de una página web ya creada no lo es. En cualquier proyecto existen una serie de requisitos que deben cumplirse (qué características debe tener esa página web). Ese es el alcance del proyecto. Todos los proyectos tienen también un coste que hay que controlar. Aunque sea un proyecto personal, querrás que la cantidad de horas empleadas sea aceptable. Y, sobre todo en proyectos de carácter profesional, suele haber un límite de tiempo. El cuarto elemento a incluir en la balanza es la calidad, no sólo la del resultado final, sino también la de los procesos intermedios. Gestionar un proyecto de manera efectiva significa, por lo tanto, mantener un buen equilibrio entre las restricciones de alcance, coste, tiempo y calidad.

Si nuestra vida está guiada por proyectos, más nos vale saber cómo afrontarlos. El objetivo de la gestión de proyectos es, simple y llanamente, que todo salga bien, es decir, que el proyecto acabe en el tiempo previsto, bajo el presupuesto previsto, y cumpliendo con las expectativas esperadas. Para eso es necesario identificar bien los requisitos y establecer unos objetivos claros y alcanzables.

Sin un buen enfoque, todo el trabajo realizado puede acabar en la basura, bien porque no cumpla con las necesidades de quien lo pidió, bien porque se haya excedido en el coste o porque se haya terminado fuera de plazo. Aunque aplicar ciertas técnicas requiera un tiempo adicional, éste es un tiempo bien invertido si el proyecto finaliza con éxito para todos los interesados.

Aunque la gestión de proyectos es un mundo en sí mismo, lleno de acrónimos y terminología propia, las ideas que subyacen son sencillas de comprender y aplicar y, de hecho, ya las habrás empleado de manera puntual alguna vez. La gestión de proyectos no es una alternativa a GTD, es una herramienta complementaria que te puede resultar útil para gestionar de forma más efectiva y armónica proyectos grandes y complejos.

En próximos artículos hablaremos de cómo estas técnicas y herramientas puede ayudarte a organizarte mejor y ser más productivo.

3 comentarios

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Comentado hace más de 7 años Jesus Alvarez

Cada pòst una nueva reflexión. Gracias Francisco. Me pregunto: si las tareas sistemáticas no se incluyen en los proyectos: como las trato en FT? Ej yo tengo un proyecto que llamo curación de información que incluye una serie de tareas sistemáticas dedicadas a cumplir este cometido.
gracias por tus reflexiones
saludos
Jesus

165a97293e513ea719dbbaad600419fd Jesus Alvarez

Cada pòst una nueva reflexión. Gracias Francisco. Me pregunto: si las tareas sistemáticas no se incluyen en los proyectos: como las trato en FT? Ej yo tengo un proyecto que llamo curación de información que incluye una serie de tareas sistemáticas dedicadas a cumplir este cometido.
gracias por tus reflexiones
saludos
Jesus

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Comentado hace más de 7 años Francisco Sáez

@Jesús, normalmente la forma más productiva de gestionar las tareas sistemáticas u operativas es agruparlas por lotes de tareas similares (echa un vistazo a este post facilethings.com/blog/es/batching) y establecer una frecuencia determinada para realizarlas, es decir, tratarlas como tareas recurrentes o repetitivas.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

@Jesús, normalmente la forma más productiva de gestionar las tareas sistemáticas u operativas es agruparlas por lotes de tareas similares (echa un vistazo a este post facilethings.com/blog/es/batching) y establecer una frecuencia determinada para realizarlas, es decir, tratarlas como tareas recurrentes o repetitivas.

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Comentado hace más de 7 años Jesus Alvarez

Gracias Francisco, muy interesante lo del batching o procesamiento por lotes. Lo incorporo.

165a97293e513ea719dbbaad600419fd Jesus Alvarez

Gracias Francisco, muy interesante lo del batching o procesamiento por lotes. Lo incorporo.

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