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Nueva opción: Plantillas de Proyectos

AUTOR: Francisco Sáez
tags Mejoras Gestión de Proyectos
Nueva opción: Plantillas de Proyectos

Acabamos de publicar una nueva opción en la aplicación web de FacileThings que te permitirá definir Plantillas de Proyectos y generar proyectos específicos a partir de ellas siempre que lo necesites.

Esta opción se ha incorporado en la misma opción de Proyectos (en el menú Organizar) para facilitar el trabajo, ya que el la forma de definir una plantilla de proyectos es prácticamente la misma de definir un proyecto.

Si de vez en cuando realizas proyectos similares a otros que ya has hecho antes, definir una plantilla te permitirá automatizar el proceso y ahorrar tiempo a la hora de lanzar nuevos proyectos.

Ejemplo de Plantilla de Proyecto

Veamos un ejemplo sencillo. Imagina que parte de tu trabajo es escribir ensayos. O que simplemente te gusta escribir ensayos sobre temas que te interesan. Supongamos que siempre que escribes un ensayo realizas una serie de pasos a lo largo de un par de semanas. Estas serían las acciones necesarias para llevar a cabo un proyecto de este tipo:

  • Pensar en ideas y elegir una.
  • Definir el tipo de ensayo a escribir y la audiencia.
  • Hacer un esquema de cada párrafo.
  • Escribir un primer borrador.
  • Revisar planteamiento y argumentos, y escribir un segundo borrador.
  • Revisar conceptos con otra persona y escribir un tercer borrador.
  • Enviar a “editor” para revisar gramática y corregir
  • Terminar el texto definitivo
  • Publicar/entregar

¡Empecemos! Para crear la plantilla ve a la opción Proyectos. Verás en la parte izquierda que la lista de proyectos tiene una sección nueva: Plantillas. Haz click en el botón + (1).

editor de plantillas

Cuando estés trabajando con una plantilla aparecerá un pequeño adorno (2) que simplemente te permitirá distinguir cuándo estás trabajando con plantillas y cuándo estás trabajando con proyectos reales. Escribe el nombre de la plantilla, “Escribir ensayo”, y dale a “OK”.

Puedes ver que una plantilla de un proyecto contiene prácticamente las mismas listas y funciones que un proyecto. Se han eliminado algunas cosas que no son necesarias (como la lista “Hecho” o la barra de progreso), pero definir una plantilla se parece mucho a definir un proyecto.

plantilla de proyecto vacía

Usaremos una plantilla de tipo secuencial, ya que se ajusta a nuestra forma de escribir ensayos. Ahora sólo tienes que añadir las acciones como si de un proyecto se tratara, con el botón “Añadir acción”.

Aparecerá un editor de tareas adaptado al uso de plantillas (de nuevo, se han eliminado algunas opciones del editor estándar).

añadir acciones a la plantilla

Una vez añadidas las acciones, la plantilla debería tener una apariencia similar a esta:

crear proyecto con la plantilla

Las acciones de una plantilla no son acciones reales, es decir, no aparecerán en ninguna lista de acciones generales ni se pueden marcar como “hechas”. Sin embargo, puedes añadirles todo lo necesario para que sean totalmente funcionales cuando se transformen en acciones reales (notas, listas de chequeo, archivos adjuntos, etc.). Ten en cuenta que el proyecto real se generará duplicando las acciones de la plantilla.

Una vez que la plantilla está definida, sólo tienes que hacer click en el botón Crear Proyecto cada vez que necesites escribir un nuevo ensayo.

Después de unos segundos aparecerá un nuevo proyecto “Escribir ensayo” en la lista de Proyectos en curso. El proyecto tendrá las mismas acciones y la misma estructura que la plantilla predefinida.

La lista Calendario: Fechas relativas

A las acciones que necesiten una fecha, típicamente las acciones del calendario, se les puede asignar una fecha relativa a la fecha en que se genere el proyecto. Existen estas posibilidades:

  • El mismo día.
  • El día después.
  • N días después.
  • Una semana después.
  • N semanas después.
  • 1 mes después.
  • N meses después.

Por ejemplo, imagina que te interesa analizar todo el feedback recibido una vez has publicado o entregado el ensayo. Para asegurar que ya tienes toda la información disponible, podrías poner esta tarea dos meses después de arrancar el proyecto.

Añade esa acción como si fuera un elemento del calendario. Asigna la fecha seleccionando la opción “N meses después”, e introduce un “2” en la casilla que aparece:

asignar fechas relativas

Una vez guardados los cambios, verás que el elemento de la lista Calendario no contiene una fecha concreta sino la fecha relativa “+2 meses”. Cuando se cree un proyecto real, esta acción del calendario tendrá la fecha del día en que se cree el proyecto más dos meses.

lista calendario

El resto de listas

Las acciones que añadas a la lista A la Espera se delegarán a los colaborares asignados en el momento de crear el proyecto.

Los elementos que añadas como Material de Referencia se copiarán en la lista de Material de Referencia de cada proyecto para que tengas siempre a mano la información necesaria para llevarlo a cabo.

Tipos de plantillas

Puedes definir plantillas secuenciales completas, incluso con subproyectos. La estructura entera se copiará en el proyecto creado.

También puedes definir plantillas de tipo Kanban que generarán proyectos de tipo Kanban con idéntica estructura.

En definitiva, toda la funcionalidad de los proyectos está disponible en la nueva opción de plantillas de proyecto para que puedas automatizar sin problema los proyectos que se repiten. 😉

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Francisco Sáez
@franciscojsaez

Francisco es el fundador y CEO de FacileThings. Es también un Ingeniero en Informática al que le apasiona la productividad personal y la filosofía GTD como medios para lograr una vida mejor.

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8 comentarios

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Comentado hace 3 meses Miguel

Woooow esta función es superútil y ahorra muchísimo tiempo!! ¡Me ha encantado lo de las fechas relativas! Gran trabajo!!

avatar Miguel

Woooow esta función es superútil y ahorra muchísimo tiempo!! ¡Me ha encantado lo de las fechas relativas! Gran trabajo!!

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Comentado hace 3 meses Rafael

"Es un pequeño paso para los proyectos de Facile Things, pero un gran salto para los míos"
¡Enhorabuena! y a seguir implementando herramientas y muchas gracias por el compromiso y la dedicación que han demostrado.
¡Felicidades por su trabajo y por seguir innovando en beneficio de todos!
Un gran logro que merece ser reconocido!

avatar Rafael

"Es un pequeño paso para los proyectos de Facile Things, pero un gran salto para los míos"
¡Enhorabuena! y a seguir implementando herramientas y muchas gracias por el compromiso y la dedicación que han demostrado.
¡Felicidades por su trabajo y por seguir innovando en beneficio de todos!
Un gran logro que merece ser reconocido!

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Comentado hace 3 meses David

Muchas gracias Francisco, esta funcionalidad me ayudará a ganar tiempo en la generación de proyectos repetitivos, tengo muchos al cabo del año.
Enhorabuena por tu trabajo.

avatar David

Muchas gracias Francisco, esta funcionalidad me ayudará a ganar tiempo en la generación de proyectos repetitivos, tengo muchos al cabo del año.
Enhorabuena por tu trabajo.

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Comentado hace 3 meses Juan José

Genial, Francisco, esta nueva característica me hace replantear mis proyectos y utilizarla ganando mucho tiempo. Gracias.

avatar Juan José

Genial, Francisco, esta nueva característica me hace replantear mis proyectos y utilizarla ganando mucho tiempo. Gracias.

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Comentado hace 3 meses Juan Carlos

Estupenda esta nueva funcionalidad. Tengo muchos proyectos de este tipo, sencillamente su estructura se repite. En un editor de notas, cree listas de tareas asociadas a un tipo de proyectos, los importaba y luego completaba con datos reales en la App Facile ¿Habrá manera de generar una plantilla a partir de un proyecto existente? Gracias

avatar Juan Carlos

Estupenda esta nueva funcionalidad. Tengo muchos proyectos de este tipo, sencillamente su estructura se repite. En un editor de notas, cree listas de tareas asociadas a un tipo de proyectos, los importaba y luego completaba con datos reales en la App Facile ¿Habrá manera de generar una plantilla a partir de un proyecto existente? Gracias

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Comentado hace 3 meses Francisco Sáez

Juan Carlos, hemos evaluado la posibilidad de generar una plantilla a partir de un proyecto y no parece tener mucho sentido, a no ser que el proyecto esté en su estado inicial, sin nada hecho (y en ese caso, ¿por qué no definir una plantilla directamente, en vez de un proyecto?).

Muchas gracias todos por los comentarios y ánimos. Espero que la nueva funcionalidad os ayude mucho! :)

avatar Francisco Sáez

Juan Carlos, hemos evaluado la posibilidad de generar una plantilla a partir de un proyecto y no parece tener mucho sentido, a no ser que el proyecto esté en su estado inicial, sin nada hecho (y en ese caso, ¿por qué no definir una plantilla directamente, en vez de un proyecto?).

Muchas gracias todos por los comentarios y ánimos. Espero que la nueva funcionalidad os ayude mucho! :)

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Comentado hace 3 meses Paulo

Muy bueno !!!!!!!!
Si señor !!

Ahora solo faltan unas cuantas plantillas estándar, o un sitio donde los usuarios podamos compartirlas. Bueno, esto lo dice el que non tiene ninguna que ofrecer, para ver si lo que hacen otros se puede reutilizar -emoticono de caradura ;-) - .

Se que no se van a poder usar directamente, pero la de escribir un ensayo que usas como ejemplo no sería extraño que valiese para varias cosas. Puede valer con pequeñas adaptaciones para el proyecto de escribir un manual de usuario, o un artículo de blog, .... Da la sensación de que podría pasar algo parecido con otras plantillas de proyectos.

Eso requeriría un método de exportación/importación supongo.

Por supuesto, es una idea al aire, ya se le hará el correspondiente estudio de coste/beneficio ;-).

avatar Paulo

Muy bueno !!!!!!!!
Si señor !!

Ahora solo faltan unas cuantas plantillas estándar, o un sitio donde los usuarios podamos compartirlas. Bueno, esto lo dice el que non tiene ninguna que ofrecer, para ver si lo que hacen otros se puede reutilizar -emoticono de caradura ;-) - .

Se que no se van a poder usar directamente, pero la de escribir un ensayo que usas como ejemplo no sería extraño que valiese para varias cosas. Puede valer con pequeñas adaptaciones para el proyecto de escribir un manual de usuario, o un artículo de blog, .... Da la sensación de que podría pasar algo parecido con otras plantillas de proyectos.

Eso requeriría un método de exportación/importación supongo.

Por supuesto, es una idea al aire, ya se le hará el correspondiente estudio de coste/beneficio ;-).

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Comentado hace 3 meses Francisco Sáez

Hola Paulo,

Tenemos en mente la posibilidad de compartir plantillas en un repositorio común donde los usuarios puedan descargarlas en cuenta. Me parece una idea genial ;)

Muchas gracias por tus comentarios y por la sugerencia!

avatar Francisco Sáez

Hola Paulo,

Tenemos en mente la posibilidad de compartir plantillas en un repositorio común donde los usuarios puedan descargarlas en cuenta. Me parece una idea genial ;)

Muchas gracias por tus comentarios y por la sugerencia!

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