Pomodoro Avanzado: Estimando Esfuerzos

By Francisco Sáez • 26 Agosto, 2013

Desde hace tiempo utilizo la Técnica Pomodoro para ejecutar una buena parte de mis tareas. No lo utilizo para todo, sólo para aquellas actividades que requieren más de 30 minutos y cierto nivel de concentración, como programar, diseñar o escribir artículos (ésta es simplemente una elección personal, ya que es donde la técnica me resulta más valiosa). Su gran beneficio es que te permite mantener el enfoque en lo que estás haciendo, eliminando todo tipo de interrupciones.

Después de explicar en qué consiste esta técnica en La Técnica Pomodoro, a fondo y cómo utilizarla para gestionar interrupciones internas y externas, voy a hablar de otro beneficio menos conocido de utilizar esta técnica, aunque también importante para tu productividad: la capacidad de estimar el esfuerzo necesario para hacer tus tareas.

foto pomodoro

Somos realmente torpes estimando lo que nos costará hacer algo. Tendemos a ser muy optimistas estimando tareas pequeñas y muy pesimistas estimando grandes proyectos. ¿No has pensado nunca “esto lo hago yo en media hora” antes de hacer una tarea que, al final, te ha llevado un par de horas? Y por otra parte, ¿No has pensando nunca “¡Uf¡ No creo que pueda terminar ese proyecto en 6 meses” antes de enfrentarte a un proyecto que luego has conseguido completar en menos tiempo? Así funcionamos. No muy bien.

Hacer una estimación acertada es una ayuda muy importante a tu productividad. Te permite planificar y encajar correctamente tus tareas en tu calendario, cumplir con las fechas de vencimiento, y evitar el estrés que produce una planificación que no se cumple.

Al principio del día, debes tener una hoja con el Inventario de Actividades que tienes que hacer. Son las tareas que vienen de tu planificación. Si eres un GTDista, habrás evaluado y definido tu trabajo del día, seleccionando las tareas más adecuadas según tus criterios contextuales, y anotarás las tareas que van surgiendo sobre la marcha para procesarlas en otro momento, sin dejarte llevar por las urgencias del momento. Sobre ese Inventario de Actividades:

  • Haz una estimación de cuántos pomodoros necesitará cada una de las tareas. El pomodoro será tu medida de esfuerzo. Anota la estimación en la misma hoja.
  • Debes utilizar siempre pomodoros completos. Si piensas que un tarea te llevará entre 3 y 4 pomodoros, anota 4.
  • Si crees que una tarea necesita más de 5-7 pomodoros es que es demasiado compleja. Divídela en tareas más pequeñas y manejables. Haciendo esto también harás estimaciones más acertadas.
  • Si una tarea requiere menos de un pomodoro, combínala con otras parecidas y anota 1 pomodoro en una de ellas.

Inventario de Actividades

Ahora que has estimado cada una de las posibles tareas a realizar, selecciona un conjunto de ellas que no superen el máximo número de pomodoros que puedes hacer ese día y genera la hoja de Tareas del Día. Dibuja una casilla de verificación para cada uno de los pomodoros previstos:

Tareas del día

Empieza a trabajar y marca cada pomodoro realizado en la hoja. Si terminas una tarea en el número de pomodoros estimado (o en menos), táchala. Si has sido demasiado optimista, y necesitas algún pomodoro más para terminar una tarea, haz una nueva estimación y añade nuevas casillas de verificación a la derecha, pero con diferente color o forma:

Sobrevaloración e infravaloración

Yo suelo parar aquí. Para mi, el hecho de estimar y comparar sobre la marcha el acierto de mis estimaciones es suficiente. Este feedback me permite afilar mi intuición y ser más preciso en futuras estimaciones sobre actividades similares.

Pero si quieres ser más ambicioso, puedes usar una Hoja de Registros, que contenga tus estimaciones, el esfuerzo real, y las diferencias entre ambos. Si quieres hacer un análisis eficiente de esta información, el papel se queda corto; necesitarás utilizar alguna hoja de cálculo o base de datos.

hoja de Registros

Sobre el autor

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Francisco Sáez (@franciscojsaez) es el fundador y CEO de FacileThings. Es también un desarrollador web especializado en Ruby on Rails, al que le apasionan la productividad personal y el GTD como medios para lograr una vida mejor.

3 comentarios hasta ahora

Paribanú Freitas
Comentado hace 11 meses

Super buen post! Lo pondré en práctica! Ya de uso frecuente del #Pomodoro tengo clara conciencia que no lo natural no es acertar al tiempo estimado! jajaja. Saludos y nuevamente gracias!

Daniel Grifol
Comentado hace 11 meses

Estoy dándole muchas vueltas a establecer un sistema claramente definido de estimación de esfuerzo y trabajo producido para elaborar una suerte de "leyes de la productividad" y siempre me topo con el mismo problema. El baremo de estimación de esfuerzo es subjetivo y puedes errar en tus cálculos.

Estos errores se acentúan cuanto más grande es la tarea, por supuesto también soy un defensor del "divide y vencerás"

Tu punto de vista es muy interesante. Siempre es un placer leerte maestro.

Francisco Sáez
Comentado hace 11 meses

@Paribanú, @Daniel: En efecto, es muy frecuente errar en las estimaciones pero, como todo, es cuestión de práctica. Cuanto más lo haces (estimar), vas tomando conciencia de lo que eres capaz de hacer y te vas haciendo más preciso...

Por supuesto, hablo de tareas personales. Estimar proyectos que hacen varias/otras personas es bastante más complicado...

Gracias por vuestros comentarios.

Esta entrada ha sido cerrada a nuevos comentarios.

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