Productividad Personal
Cómo gestionar interrupciones con la Técnica Pomodoro
AUTOR: Francisco Sáez
Después de una breve introducción a la Técnica Pomodoro y un post en el que explicaba el método en mayor profundidad, me parece interesante exponer las propuestas de Francesco Cirillo, autor de La técnica Pomodoro, para gestionar las interrupciones que pueden surgir cuando estás en mitad de un pomodoro.
Interrupciones internas
Éstas se producen cuando eres tú mismo quien provoca la interrupción. Es ese momento en que sientes la necesidad imperiosa de levantarte a tomar algo, de hacer una llamada que repentinamente consideras urgente o de comprobar si has recibido un correo que esperas con ansiedad.
Los 25 minutos que dura un pomodoro es un tiempo lo suficientemente corto para que no cedas a ese impulso y esperes a que suene el ring. No obstante, y sobre todo al principio, puede ser difícil olvidarse momentáneamente de esa urgencia y concentrarse en lo que estabas haciendo.
¿Cómo puedes enfrentarte a este tipo de interrupciones? Haciendo dos cosas:
- Haz que la interrupción sea claramente visible. En el momento en que llegue a tu cabeza esa terrible urgencia, añade un símbolo (Cirillo propone un apóstrofe) en la hoja de tareas donde anotas los pomodoros. Y añade la nueva tarea al final de esa hoja bajo el título: “Sin planificar y urgente”.
- Una vez hecho esto, esfuérzate en finalizar el Pomodoro actual. Recuerda la regla: Si un Pomodoro empieza, tiene que sonar.
El tiempo que dedicas a anotar la interrupción es perfectamente legal dentro del pomodoro, puesto que no estás interrumpiendo la tarea, estás gestionando una interrupción. La cantidad de apóstrofes en la hoja te permitirá tomar consciencia de tu tendencia a procrastinar.
Si las tareas que has ido añadiendo requieren poco tiempo (una llamada, comprobar el correo, etc.) puedes utilizar los descansos de 5 minutos entre pomodoros (o los descansos más largos entre series) para hacerlas. Si requieren más tiempo y son de verdad urgentes, tendrás que dedicarles también algún pomodoro. Si resulta que no son tan urgentes, sólo tienes que capturarlas en tu sistema GTD al final del día.
Si caes en la tentación de interrumpir el pomodoro, éste quedará anulado. No cuenta. Acuérdate de la regla: El Pomodoro es indivisible.
Interrupciones externas.
Aquí son otros los que te interrumpen, y puede ser muy habitual si trabajas en un entorno social y tus compañeros no han sido bien educados en cómo te gusta trabajar a ti.
Algunas interrupciones externas se pueden inhabilitar durante los pomodoros. Si este es el caso (notificaciones de email, llamadas telefónicas, etc.), no lo dudes: desactívalas.
Si algún compañero te interrumpe, puedes decirle educadamente que estás ocupado y no puedes interrumpir lo que estás haciendo; que le avisarás después, o en unas horas, o mañana. Un retraso de 25 minutos o 2 horas (una serie de cuatro pomodoros) es casi siempre aceptable.
La estrategia de comunicación es siempre la misma: informa, negocia una rápida planificación de la interrupción y avisa a la persona que te interrumpió, tal como hayáis quedado. Esto último es muy importante para que aprendan que no les estás dando largas sino que valoras tu tiempo. Al devolver las llamadas, terminarán por entender tu forma de trabajar y, con el tiempo, dejarán de interrumpirte cuando estás en un pomodoro.
La forma de gestionar estas interrupciones en tu hoja de tareas es, básicamente, igual que con las interrupciones internas: (1) las haces claramente visibles, aunque ahora las marcas con un guión y (2) te propones terminar el Pomodoro.
En ambos casos, interrupciones internas y externas, el mecanismo utilizado consiste en invertir su naturaleza. En vez de depender nosotros de las interrupciones, queremos que ellas dependan de nosotros. El objetivo es proteger el Pomodoro para poder poner una X al final del mismo.
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