GTD: Se trata de manejar listas

By Francisco Sáez • 24 Enero, 2011

Aunque hay gente que tilda el GTD como un sistema de gestión un tanto complejo de implementar, lo cierto es que es tremendamente sencillo. Técnicamente, sólo es cuestión de manejar listas, y eso es algo que está al alcance de cualquiera. La parte difícil no es técnica, sino psicológica, y depende más de la persona que del método, ya que asumir nuevos hábitos no es sencillo y requiere tiempo y constancia.

Las listas se pueden gestionar con libretas, carpetas, papeles y clips, o con herramientas de alta tecnología muy comunes en nuestro estilo de vida actual, como los ordenadores, dispositivos móviles y el software adecuado.

Desde un punto de vista organizacional, estas son las listas básicas que debes mantener actualizadas:

  1. Próximas acciones: Lista de acciones a realizar en cuanto sea posible, por ti mismo. Es aconsejable crear sublistas según el contexto en que deba realizarse cada acción (casa, oficina, ordenador, llamadas, etc.).
  2. Agenda: Aquí sólo debes poner acciones que has de hacer obligatoriamente es una fecha determinada. Y hacerlas. La agenda debe ser territorio sagrado.
  3. En espera: Lista de acciones que has delegado en otra persona o entidad.
  4. Material de referencia: No son acciones sino información que quieres guardar porque es útil o interesante. Clasifica esta información por categorías para un acceso rápido.
  5. Algún día/tal vez: Lista de cosas que no sabes si tienes que hacer, o bien no tienes que hacerlas ahora mismo. Debes revisar periódicamente esta lista para ver si ha llegado el momento de actuar sobre algún elemento.
  6. Proyectos: Lista de asuntos pendientes, que debes revisar habitualmente para asegurarte de que tienes alguna acción activa, en tus listas de acciones, que te permita avanzar en cada proyecto.
  7. Material de apoyo a los proyectos: Es material de referencia asociado a tus proyectos, que te ayudará a entenderlos y a tomar decisiones.

Aunque ésta es la parte sencilla, debes encontrar un sistema que te permita gestionar tus listas de una manera rápida, funcional y divertida. Así la parte difícil será menos difícil.

Sobre el autor

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Francisco Sáez (@franciscojsaez) es el fundador y CEO de FacileThings. Es también un desarrollador web especializado en Ruby on Rails, al que le apasionan la productividad personal y el GTD como medios para lograr una vida mejor.

4 comentarios hasta ahora

Alejandro
Comentado hace alrededor de 3 años

Siempre he tenido mis dudas sobre tener una lista de próximas acciones y otra de proyectos. Creo que casi toda próxima acción forma parte de alguna entidad superior, y por tanto podría llegar a agruparse en algún proyecto. Para mi los proyectos no es sino otro modo de categorizar o clasificar las acciones. Lo importante es saber identificar la próxima acción (de un conjunto de ellas) de cada proyecto.

Francisco Sáez
Comentado hace alrededor de 3 años

En efecto, los proyectos se pueden ver como una manera de categorizar las acciones que tienen un mismo fin. La lista de próximas acciones es absolutamente necesaria, porque tú haces acciones, no proyectos, y es ahí donde cada día vas a buscar qué tienes que hacer. La lista de proyectos es simplemente un recordatorio de que tienes que añadir más acciones a la otra lista para completar esos proyectos. Para mi, tienen diferente contenido y significado, y ambas son necesarias para no perder de vista tu plan de batalla a corto y medio plazo.

Muchas gracias por tu aportación, Alejandro.

@juato4
Comentado hace alrededor de 3 años

Antes que nada, gracias por todos los articulos ! . Antes que nada, uso Things. Y a veces me maréa la diferencia entre HOY y SIGUIENTE. Por otro lado, No se como utilizar correctamente las AREAS DE RESPONSABILIDAD. Ya que agrupo todo en proyectos, los etiqueto, pero no se como utilizar las areas. Desde ya, gracias!.

Francisco Sáez
Comentado hace alrededor de 3 años

@juato4: No sé exáctamente cómo organiza Things las tareas, pero te puedo decir que las Áreas de Responsabilidad son aquellos apartados de tu vida en los que tienes un compromiso: familia, salud, finanzas, tus responsabilidades en tu puesto de trabajo, etc. Tus Proyectos deben servir a tus Áreas de Reponsabilidad, que están en un nivel superior. ¿Qué tienes que hacer con ellas? Nada, sólo pensar en ellas de vez en cuando y tenerlas claras, ya que decides qué proyectos hacer en función de ellas.

Esta entrada ha sido cerrada a nuevos comentarios.

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