Productividad y GTD

10 formas de ser estratégico con tu tiempo y esfuerzo

AUTOR: Gary Peterson

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Time effort estrategy

Toda la gente de tu alrededor tiene las mismas 24 horas al día. Sin embargo, hay veces que sientes que muchos de tus compañeros de trabajo o amigos sacan horas extras de algún sitio. Aunque esto no sea cierto, puede que lo parezca gracias a que son mejores organizando su tiempo y esfuerzo. Es un hecho que no puedes mantener siempre los mismos niveles de productividad, pero sí puedes organizar mejor tus tareas.

Estamos motivados por cosas distintas, así que las mejores estrategias para organizar el tiempo y el esfuerzo varían dependiendo de la persona. Por eso hablaremos de 10 maneras distintas de ser responsable a la hora de invertir tu tiempo.

1. Analiza lo que ya estás haciendo

Antes de empezar a implementar nuevas maneras y estrategias de hacer las cosas para mejorar tu productividad, asegúrate de tener claro qué estás haciendo ahora. Analizar cómo inviertes tu tiempo, qué te motiva, qué te desanima, en qué tareas inviertes más tiempo, o cosas del estilo te puede ayudar mucho en tu plan a futuro. Puedes anotar las cosas que ya haces bien, y darte cuenta de las cosas en las que necesitas seguir trabajando.

2. El objetivo del día

Antes incluso de arrancar el ordenador, mirar y responder tus emails o resolver otros problemas, asegúrate de que reservas un rato para lo que debes tener hecho este día. Haz que esto sea lo primero que haces que esté relacionado con el trabajo y conviértelo en un hábito. Dejar un objetivo diario claro y prepararte para tus responsabilidades puede tomarte unos minutos, pero marcará una gran diferencia entre un día productivo y un día perdiendo el tiempo procrastinando.

3. Crea una lista de tareas pendientes

Debes haber escuchado este consejo en algún momento, y puede que te suene muy cliché, pero funciona. La clave está en saber cómo hacerlo correctamente y, por supuesto, en esforzarse por mantenerlo, sin importar la pereza que te de. Las listas de tareas son muy versátiles, por lo que puedes elegir lo que más te convenga. Puede escribirlas a mano u online. Mantenlas simples, y elige las tareas de alta prioridad que hay que hacer primero. Se lo más específico posible y desglosa las tareas tanto como puedas. Añade el tiempo aproximado necesario para cada tarea.

4. Usa la cabeza en tus horarios

En teoría, consideramos que somos capaces de hacer las tareas o las cosas que necesitamos hacer en menos tiempo del que realmente necesitamos. Los estudios sugieren que los calendarios muy apretados son en realidad perjudiciales para la productividad. Sin embargo, la planificación estratégica del tiempo es crucial para una alta productividad. Agregar tiempo extra en caso de que ocurran imprevistos también puede ser útil. Y no olvides poner la planificación de tu horario en tu calendario. De esta manera, cuando llega el lunes ya sabes por dónde empezar la semana.

5. Revisa lo que ya has hecho

Es como ver fotos del progreso de tu abdomen cuando estás a punto de dejar de ir al gimnasio. Repasar las tareas realizadas con éxito puede darte una sensación de orgullo y motivarte a continuar con el buen trabajo en el futuro. Puedes recordar los momentos en los que estabas frustrado y sin esperanza y aún así saliste ganador.

6. Reduce las interrupciones

Las interrupciones son malas para tu productividad. Especialmente si estás “en la zona” y tienes una visión, ser interrumpido de repente puede hacer que pierdas esta sensación. Por eso es importante minimizar las interrupciones tanto como sea posible. Señala las actividades que están interrumpiendo tu trabajo efectivo y trata de atenuarlas. Evita recibir llamadas, por ejemplo, o revisar tu correo electrónico cuando estés trabajando. Además, cosas como revisar las redes sociales pueden ser muy perjudiciales para tu productividad.

7. Di que no a la multitarea

Cuando estés haciendo algo, concéntrate en ello hasta que esté hecho. Así es como serás la versión más efectiva de ti mismo. La ciencia sugiere que la multitarea es imposible y que tu cerebro simplemente está ejecutando diferentes tareas muy rápidamente, lo que es menos efectivo que concentrarse en una sola actividad.

8. No procrastines

Ésta es un poco más complicada. Todos hemos estado ahí. Sin embargo, hay cosas que puedes hacer para disminuir la procrastinación, como fijar fechas límite para ti mismo. Otra buena estrategia es comenzar el día o la semana con las tareas más desagradables o aburridas y quitarlas de enmedio. Incluso puedes crear pequeñas recompensas al final de cada tarea desagradable para mantenerte motivado.

9. Automatiza las tareas repetitivas

Una de las mejores estrategias de gestión del tiempo y del esfuerzo es automatizar algunas tareas que son insípidas y recurrentes. De esta manera, tendrás más tiempo para concentrarte en las tareas creativas y las lluvias de ideas que realmente pueden hacer un cambio. A día de hoy, muchas cosas pueden ser automatizadas, como por ejemplo, la facturación, la contabilidad, los correos electrónicos, etc. Sólo tienes que planearlo y prepararlo todo.

10. Date una palmadita en la espalda

Es muy sencillo. Recompénsate a ti y a tu equipo por un trabajo bien hecho. Señala lo que ha salido bien y aprende de lo que ha salido mal. Ten en cuenta todas estas cosas cuando te plantees el próximo proyecto, o la siguiente semana o mes de trabajo. Asegúrate de celebrar tus éxitos porque, al final del día, ¡de eso se trata!

Hay muchas otras cosas que puedes hacer que sean más personalizadas. Prueba diferentes métodos y verás cuáles de ellos funcionan mejor para ti como persona, y cuáles no son tan efectivos. Al final, tener éxito puede significar ser muy bueno en idear la estrategia correcta para planificar tu tiempo y tus esfuerzos.

Gary peterson
Gary Peterson
@GaryPet52039793

Gary trabaja en NCSM. Nació y creció en Nueva York, y es un escritor profesional especializado en SEO, problemas sociales, marketing por correo electrónico y cuidado de la salud. Le gusta viajar y tomar buenas fotos de la naturaleza. La música rock es algo que le inspira.

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