Este fin de semana hemos actualizado la aplicación web de FacileThings con una serie de mejoras orientadas a facilitar la gestión de colaboradores en tu sistema GTD.
Estás mejoras te permitirán, entre otras cosas:
- Compartir una acción con varias personas,
- Gestionar mejor las tareas delegadas,
- Personalizar tu lista de contactos, y
- Tener clara la agenda a tratar cada vez que hables con alguno de tus colaboradores.
Pasemos a verlo con más detalle.
Nueva sección Colaboradores
La sección Colaboradores se encuentra en el menú Organizar y sustituye a la sección que antes se llamaba Gente.
Ahora la lista de colaboradores se muestra dividida en dos listas. La primera de ellas contiene aquellos colaboradores que tienen al menos una acción activa en estos momentos y, por lo tanto, será la quieras observar la mayoría de las veces.
Tienes una caja de búsqueda en la parte inferior para localizar las personas que no veas a simple vista.
En esta nueva versión puedes personalizar la imagen de tus colaboradores con la foto que prefieras. Cuando un colaborador no tiene una foto asociada, se muestra un círculo con un color específico y sus iniciales. Si quieres ver dos iniciales, edita el nombre y apellidos de tu colaborador.
En la parte derecha tienes todas las acciones relacionadas con tu colaborador, agrupadas en dos listas:
- Agenda. Contiene todas las acciones delegadas (las que tienes en tu lista A la Espera), todas la acciones que implican alguna consulta o conversación (las que tienes en tu lista Acciones Siguientes) y todos los eventos que incluyen a tu colaborador (los que tienes en tu Calendario).
- Hecho. Contiene todas las acciones relacionadas con tu colaborador que se han completado en los últimos 30 días.
Ten en cuenta que el filtro de Objetivos y Áreas de Enfoque afecta a las acciones que se muestran en estas listas.
Cada vez que escribes una etiqueta de persona en una acción cualquiera (una palabra precedida del símbolo @) se crea de manera automática un nuevo contacto en la lista de colaboradores. También puedes crear contactos con el botón “Añadir Colaborador” y editar los datos del colaborador que tienes activo con el botón “Editar Colaborador”que puedes ver arriba a la derecha. En ambos casos, aparecerá el siguiente editor:
Hemos añadido algunos campos nuevos, entre los que cabe destacar un campo de notas donde puedes guardar toda la información que necesites sobre tu colaborador.
Gestión de colaboradores externos
Puedes enviar tareas delegadas por email a colaboradores con los que tienes una relación directa y que confían en ti.
No actives esta opción si tu colaborador no espera este tipo de emails. Habla con él o ella antes de hacerlo, explícale cómo funciona y cómo puede facilitar vuestra comunicación, y activa la opción sólo si está de acuerdo.
Cuando mueves una acción con un colaborador externo asignado a la lista A la Espera, el sistema le enviará un email con la tarea asignada y un enlace a la página de invitados, donde podrá actualizar el estado de la tarea.
Hemos hecho algunos cambios en estos emails:
- Tienen un nuevo diseño,
- El texto de la tarea se muestra en el asunto del email, de modo que tu colaborador pueda localizar fácilmente y organizar estas tareas en su programa de email.
- Se muestra el nombre del proyecto al que pertenece la tarea, si existe.
- Se muestra la fecha límite si existe.
Cuando tu colaborador hace click en el botón “Ver/Actualizar mi tarea” va a la página de invitados de FacileThings, donde puede ver toda la información relativa a la tarea: descripción, notas, lista de puntos de control, etc.
Además de ver la información, tu colaborador puede interactuar contigo de varias maneras:
- Indicar los puntos de control que ya están realizados.
- Indicar el porcentaje de la tarea que lleva realizado.
- Indicar que la tarea está finalizada.
- Mantener conversaciones contigo sobre la tarea.
Recibirás una notificación cuando tu colaborador escriba un mensaje o dé por finalizada la tarea.
Puedes hacer un seguimiento de estas tareas en tu lista A la Espera, donde verás los datos de progreso actualizados. Aunque un colaborador dé por finalizada la tarea, ésta seguirá apareciendo en tu lista A la Espera hasta que tú la marques definitivamente como hecha.
Conectar con otros usuarios de FacileThings
Si la dirección de email de un contacto pertenece a otro usuario de FacileThings, tendrás la posibilidad de enviarle (o recibir) una solicitud para estar conectados en la aplicación.
Si tu colaborador acepta la invitación, podréis delegaros tareas mutuamente. Cuando delegues una tarea a otro usuario de FacileThings, ésta aparecerá en su Bandeja de Entrada con un mensaje indicando que se trata de una tarea delegada por ti:
Igual que con los colaboradores externos, recibirás notificaciones cada vez que tu colaborador añada comentarios o dé por finalizada la tarea.
Podrás hacer un seguimiento de estas tareas en tu lista A la Espera. En este caso, el sistema te indicará en qué lista del sistema GTD de tu colaborador está actualmente la tarea delegada.
Otras mejoras
- Además de asignar colaboradores utilizando etiquetas @, puedes hacerlo a través de un interfaz gráfico en el editor de acciones:
- Cuando una acción tiene varios colaboradores asociados, todas sus fotos se muestran en el lado izquierdo. Al pasar el ratón por encima estas fotos se separan para que puedas ver cada una.
- Cuando muevas una acción a la lista A la Espera sin ningún colaborador asignado, el sistema te avisará y te permitirá asignar el colaborador si es necesario.
- Cuando elimines un colaborador, se modificará el texto de todas las acciones que tengan ese colaborador asignado (eliminando el símbolo @ de su etiqueta). Este proceso se hace en segundo plano y su duración dependerá del número de tareas asignadas a esa persona. No esperes ver el resultado de manera instantánea.
- Igualmente, cuando modifiques la etiqueta identificadora de un colaborador, también se cambiará en el texto de todas sus acciones, y eso puede llevar unos minutos.
9 comentarios
Brutal!! Esto me va a venir de maravilla. Trabajo mucho con equipos de trabajo y echaba en falta algo así.
Brutal!! Esto me va a venir de maravilla. Trabajo mucho con equipos de trabajo y echaba en falta algo así.
Parece una mejora muy potente para el trabajo con colaboradores. La voy a testear rápidamente
Parece una mejora muy potente para el trabajo con colaboradores. La voy a testear rápidamente
Vicente, Eduard, muchas gracias por vuestros comentarios! :)
Vicente, Eduard, muchas gracias por vuestros comentarios! :)
Enhorabuena!!! Buen trabajo!! Muy útil como herramienta colaborativa, para ganar tiempo y ser mucho más "agile" ;-)
Una duda... Cuando mueves una acción con un colaborador externo asignado a la lista A la Espera, el sistema le enviará un email con la tarea asignada y un enlace a la página de invitados, donde podrá actualizar el estado de la tarea pero... si, por ejemplo, ha pasado mucho tiempo y la acción ya está asignada y actualizas la fecha de la acción o añades algún punto de control... ¿le vuelve a enviar el email, como recordatorio, al colaborador?
Feliz martes!!
Enhorabuena!!! Buen trabajo!! Muy útil como herramienta colaborativa, para ganar tiempo y ser mucho más "agile" ;-)
Una duda... Cuando mueves una acción con un colaborador externo asignado a la lista A la Espera, el sistema le enviará un email con la tarea asignada y un enlace a la página de invitados, donde podrá actualizar el estado de la tarea pero... si, por ejemplo, ha pasado mucho tiempo y la acción ya está asignada y actualizas la fecha de la acción o añades algún punto de control... ¿le vuelve a enviar el email, como recordatorio, al colaborador?
Feliz martes!!
Hola Javier,
Muchas gracias por tus ánimos! :)
No, si modificas la acción no le vuelve a enviar el email pero sí que verá los cambios que has hecho. Cuando modifiques algo de una tarea ya enviada, simplemente añade un comentario también; eso sí le enviará un email ;)
Hola Javier,
Muchas gracias por tus ánimos! :)
No, si modificas la acción no le vuelve a enviar el email pero sí que verá los cambios que has hecho. Cuando modifiques algo de una tarea ya enviada, simplemente añade un comentario también; eso sí le enviará un email ;)
Me parece una mejora espectacular! Me va a ayudar mucho con el seguimiento de las tareas delegadas y también para cuando me reúna con una persona tener a mano instantaneamente los temas a tratar.
Felicidades y gracias
Me parece una mejora espectacular! Me va a ayudar mucho con el seguimiento de las tareas delegadas y también para cuando me reúna con una persona tener a mano instantaneamente los temas a tratar.
Felicidades y gracias
Muchas gracias Miquel! Me alegra que te resulte útil :)
Muchas gracias Miquel! Me alegra que te resulte útil :)
Muy buena actualización Francisco me es de gran utilidad. Si me permites una sugerencia para una próxima mejora en esta sección, aunque supongo que será complicado, podrías incluir, únicamente a modo de visualización, si hay "gente" ahora "colaboradores" implicados en algún proyecto, para cuando entres en la agenda puedas verlos también, creo que algo parecido venía en un paper de David Allen sobre software GTD.
Muy buena actualización Francisco me es de gran utilidad. Si me permites una sugerencia para una próxima mejora en esta sección, aunque supongo que será complicado, podrías incluir, únicamente a modo de visualización, si hay "gente" ahora "colaboradores" implicados en algún proyecto, para cuando entres en la agenda puedas verlos también, creo que algo parecido venía en un paper de David Allen sobre software GTD.
Hola David,
Gracias por tus comentarios. No he entendido muy bien tu sugerencia. En principio, en la Agenda ya te van aparecer todas las tareas de proyectos en los que tu colaborador esté activo.
Hola David,
Gracias por tus comentarios. No he entendido muy bien tu sugerencia. En principio, en la Agenda ya te van aparecer todas las tareas de proyectos en los que tu colaborador esté activo.