Getting Things Done - GTD
GTD: ¿Qué son las Agendas y para qué sirven?
AUTOR: Francisco Sáez
En GTD, las Agendas no son más que un conjunto de Acciones Siguientes asociadas a una persona o a un grupo de personas.
De la misma manera que asociamos Acciones Siguientes a los contextos físicos o herramientas que son necesarias para ejecutar dichas acciones, para luego tener una lista reducida de acciones a realizar en la que podemos enfocarnos cuando estamos en ese contexto, podemos asociar acciones a las personas con las que necesitamos estar o hablar para llevar a cabo esas acciones. Las personas y grupos de personas con los que regularmente tratamos ciertos asuntos no son más que otra clase de contextos.
Si nuestro sistema GTD estuviera implementado con papel y bolígrafo, no tendríamos “una” lista de Acciones Siguientes sino varias: una por cada contexto relevante en nuestra actividad diaria. Y estos contextos pueden ser lugares, herramientas y personas:
Pues bien, una Agenda es una de estas listas de Acciones Siguientes relacionadas con una persona o colectivo. Son una magnífica herramienta para ir guardando de manera confiable todas las cosas que necesitas discutir con personas o equipos con los que te reúnes habitualmente, de modo que la próxima vez que tengas la oportunidad de hablar con ellos puedas hacer un seguimiento de todos los asuntos pendientes, sin olvidarte de nada.
Otro beneficio importante de las Agendas es que son respetuosas con tu tiempo y el de tus colaboradores. En vez de interrumpir a una persona en su trabajo (y tu propio trabajo) cada vez que tienes la necesidad de discutir algo con ella, lo que haces es anotar en una lista todo lo que necesitas hablar. Así, cuando llegue el momento de la reunión, puedes completar todo ese lote de acciones de una sola vez.
La utilización de las Agendas no está limitada a las reuniones, videoconferencias o llamadas de teléfono. También puedes utilizarlas cuando tienes que comunicarte con alguien por email o mensajes de texto, aunque es preferible evitar este tipo de comunicaciones siempre que sea posible, por la falta de eficiencia que conllevan.
Por último, si tienes tus Agendas siempre a mano, éstas te permitirán hablar de todos los temas que tienes pendientes con una persona cuando te encuentras con ella de una forma inesperada o casual.
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