FacileThings

Mejorando la opción Email-a-Inbox

AUTOR: Francisco Sáez Tags Mejoras Integraciones
Blog inbox

Este fin de semana hemos añadido unas cuantas mejoras a la aplicación web, la mayoría de ellas dedicadas a potenciar la opción de enviar emails a la Bandeja de Entrada de FacileThings.

Veamos los cambios, uno por uno:

1. Adjuntar archivos a cualquier elemento

Hemos añadido la posibilidad de adjuntar cualquier archivo a cualquier elemento de cualquier lista, lo que te permitirá adjuntar información específica para tareas concretas.

adjuntar archivos

Por supuesto, la información de referencia general y el material de soporte a proyectos debe seguir organizandose de manera independiente en la lista de Material de Referencia, con las etiquetas de clasificación adecuadas.

También puedes adjuntar archivos en el momento en que estás procesando una cosa (de hecho, este es el mejor momento para hacerlo, según el punto de vista de GTD).

adjuntar archivos al procesar

Los archivos adjuntos a tareas sueltas se eliminarán de manera automática un día después de que la tarea se haya marcado como Hecha. De esta manera, mantenemos al mínimo tu cuota de uso del almacén de archivos (si quieres que un archivo esté siempre disponible para cualquier consulta, debes crear una entrada en la lista de Material de Referencia). Te recuerdo que puedes consultar el uso actual de tu almacén de archivos en tu Cuenta:

cuota de almacén de archivos

2. Enviar emails con archivos adjuntos

Antes también podías hacerlo, pero lo archivos adjuntos no iban a ninguna parte. Ahora, los archivos adjuntos de un email se incluyen en la tarea generada.

importación de archivos adjuntos al email

Los archivos adjuntos se importan de manera diferente al resto de las partes de un email, ya que requieren una gran cantidad de recursos: Cuando llega un email, se crea la tarea y se añaden los archivos adjuntos a una cola de trabajos. Un proceso automático va decodificando y subiendo al servidor los archivos que hay en la cola, uno a uno. Esto quiere decir que pueden pasar unos minutos desde que envies un email con archivos hasta que los archivos se hayan extraído y almacenado correctamente en el servidor.

Hemos ampliado la capacidad de este servicio para admitir emails de hasta 10 MB de datos (antes, el límite estaba en 2 MB).

3. Gestionar emails ya procesados

A veces ocurre que ya has procesado un email en tu servidor de correo, es decir, ya has realizado la segunda fase de GTD fuera de FacileThings. Algunos usuarios se quejaban de que, al enviar estos emails a la Bandeja de Entrada de FacileThings, se veían obligados a procesarlos dos veces.

Para estos casos, hemos añadido el comando :procesado, que puedes utilizar en el asunto del email antes de redirigirlo a FacileThings. La tarea será puesta en la lista indicada, en vez de en la Bandeja de Entrada. Estas son las opciones disponibles:

Comando Lista destino
:procesado acción (o accion) Acciones siguientes
:procesado espera A la espera
:procesado algún día (o algun dia o tal vez) Algún día/Tal vez
:procesado referencia Material de referencia
:dia fecha (ver formatos fecha) Agenda

4. Importar tareas múltiples

Si tienes unas cuantas cosas ya recopiladas en otro sistema (un archivo de texto de un acta de reunión, un sistema de gestión de proyectos, una app de to-dos, etc.), puedes enviarlas de una sola vez a la Bandeja de Entrada mediante un email con el comando :importar tareas.

Cuando llega un email con este comando, se procesa de modo que cada una de las líneas del cuerpo del email se transforma en una tarea independiente:

importar tareas

Algunas precauciones que debes tener cuando utilices el comando :importar:

  • Al igual que los archivos adjuntos, estas importaciones se agregan a una cola de trabajos para que se vayan despachando una a una. Si envías dos veces una importación de 100 tareas, seguramente terminarás con 200 tareas en tu inbox, 100 de ellas repetidas. Así que, ten paciencia y espera siempre a recibir la notificación que se te enviará una vez se ha completado el trabajo.

notificación importación terminada

  • Ten cuidado con la firma del email o el texto que a veces se añade al final de tus emails, porque serán entendidos como tareas y no producirán el resultado deseado.
  • No envíes una gran cantidad de tareas en un solo email. Si te equivocas en algo, vas a tener muchas cosas que borrar. Envía unas cuantas y, si todo va bien, envía el resto en bloques de tamaño manejable (no te recomiendo más de 100 tareas por email).

5. Importar proyectos

Si escribes el comando :importar proyecto en el asunto del email, se creará un proyecto con el asunto como título y una acción por cada línea del cuerpo del email.

importar proyectos

Así que, si tienes proyectos que repites de manera habitual, puedes utilizar una plantilla con todas las acciones de este tipo de proyectos para crearlos rápidamente.

Las precauciones de las que hablaba en la sección anterior siguen siendo válidas aquí.

6. Importar tareas con listas de control

Cuando envías un correo a tu Bandeja de Entrada se genera un elemento cuyas notas contienen el cuerpo del email. Pero podría ser que en vez de notas, quisieras crear una lista de control para esa tarea. En ese caso, utiliza el comando :importar lista de control:

importar lista de control

Siguen siendo pertinentes las precauciones anteriormente mencionadas.

7. Mejoras adicionales

Otras mejoras menores que hemos añadido:

  • Hemos resuelto problemas de codificación de emails que tienen juegos de caracteres distintos a UTF-8.
  • Ahora se admiten emails sin asunto (con el texto “El email no tiene Asunto”).
  • Cuando llegan cosas nuevas, se actualiza automáticamente el número de elementos que hay en la Bandeja de Entrada, sin necesidad de refrescar la página (el chequeo se hace cada tres minutos) y se notifica el cambio con un mensaje.
  • Hemos cambiado todos los iconos de la aplicación por iconos vectoriales escalables y configurables, perfectos para cualquier tipo de pantalla.
  • Hemos cambiado el sistema de mensajes que aparecen en la parte superior derecha cada vez que se produce un evento del que debes tener constancia. Lo interesante de este nuevo sistema, es que si pasas el ratón por encima del mensaje, éste se transparenta y te permite hacer clic sobre lo que haya debajo. De esta forma, no tienes que esperar unos segundos a que desaparezca el mensaje para continuar trabajando.
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Francisco Sáez
@franciscojsaez

Francisco es el fundador y CEO de FacileThings. Es también un Ingeniero en Informática al que le apasiona la productividad personal y la filosofía GTD como medios para lograr una vida mejor.

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27 comentarios

D5880772d33caac0ea865f59e60a3052
Comentado hace casi 7 años Eduardo del Valle Pérez

Una maravilla la verdad. Las funcionalidades de esta plataforma son muy buenas... Y da gusto ver cómo las mejoras son continuas. ¡Gracias!

D5880772d33caac0ea865f59e60a3052 Eduardo del Valle Pérez

Una maravilla la verdad. Las funcionalidades de esta plataforma son muy buenas... Y da gusto ver cómo las mejoras son continuas. ¡Gracias!

A5a52d1a878c9b76190713e3f0f98c44
Comentado hace casi 7 años Francisco José Uclés Ríos

BRAVO!!!!

A5a52d1a878c9b76190713e3f0f98c44 Francisco José Uclés Ríos

BRAVO!!!!

8097131ab1e00a0f9bbd598a4edb81bd
Comentado hace casi 7 años Juan Antonio

Estupenda mejora. Ahora no tendré que volver a procesar los correos en FT, que ya había revisado en mi gestor de correo. Y además con los adjuntos.
Supondrá un gran ahorro de tiempo y aclarar las cosas más fácilmente.
Enhorabuena!

8097131ab1e00a0f9bbd598a4edb81bd Juan Antonio

Estupenda mejora. Ahora no tendré que volver a procesar los correos en FT, que ya había revisado en mi gestor de correo. Y además con los adjuntos.
Supondrá un gran ahorro de tiempo y aclarar las cosas más fácilmente.
Enhorabuena!

8097131ab1e00a0f9bbd598a4edb81bd
Comentado hace casi 7 años Juan Antonio

¿Funcionarán las etiquetas igualmente con las importaciones de Evernote?

8097131ab1e00a0f9bbd598a4edb81bd Juan Antonio

¿Funcionarán las etiquetas igualmente con las importaciones de Evernote?

2f9dbbdfda19bd5c681013b77d85c210
Comentado hace casi 7 años Oscar Vicente Sobrino

Muchas gracias. Muy útiles, si como comenta Juan Antonio estas mismas funcionalidades funcionaran con Evernote hago la ola :-)

2f9dbbdfda19bd5c681013b77d85c210 Oscar Vicente Sobrino

Muchas gracias. Muy útiles, si como comenta Juan Antonio estas mismas funcionalidades funcionaran con Evernote hago la ola :-)

9ba20f22c34eb682ad5f26c012128629
Comentado hace casi 7 años Rafa Herrera Checa

Muy interesantes mejoras. ¡Cada día mejor! Enhorabuena

9ba20f22c34eb682ad5f26c012128629 Rafa Herrera Checa

Muy interesantes mejoras. ¡Cada día mejor! Enhorabuena

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace casi 7 años Francisco Sáez

Juan Antonio, Oscar, consideraremos añadir el uso de estas etiquetas en la próxima actualización de la integración con Evernote, que será pronto.

Muchas gracias a todos por los ánimos!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Juan Antonio, Oscar, consideraremos añadir el uso de estas etiquetas en la próxima actualización de la integración con Evernote, que será pronto.

Muchas gracias a todos por los ánimos!

Eb48e03cb1e28f378d78b3a0a2381e63
Comentado hace casi 7 años Jordi Sánchez

Oleeeee! :D

Eb48e03cb1e28f378d78b3a0a2381e63 Jordi Sánchez

Oleeeee! :D

0d4f81b2a7c5240519c051f82fa7d18b
Comentado hace casi 7 años manuel miguel

Gracias Francisco, Facilethings cada vez mejor, GTD <= >Facilethings

0d4f81b2a7c5240519c051f82fa7d18b manuel miguel

Gracias Francisco, Facilethings cada vez mejor, GTD <= >Facilethings

9115465c9fc1dc8040b7ea3dc3251197
Comentado hace casi 7 años Rafael Guisado Pacheco

¡Maravilloso!

9115465c9fc1dc8040b7ea3dc3251197 Rafael Guisado Pacheco

¡Maravilloso!

9dc446cf69a2e38d5cf861f1341460a3
Comentado hace casi 7 años Miguel Eduardo Peña Gomez

esteticamente hablando me han gustado los cambios ... funcionalmente hablando ... hasta ahora veo solo mejoras .. excelente trabajo!!

9dc446cf69a2e38d5cf861f1341460a3 Miguel Eduardo Peña Gomez

esteticamente hablando me han gustado los cambios ... funcionalmente hablando ... hasta ahora veo solo mejoras .. excelente trabajo!!

9df5c54eddfd45b857220e2aba715448
Comentado hace casi 7 años Angel Alvarez Carceller

La verdad que mas contento no puedo estar Pachi, sabia lo reticente que era por que lo tenia frito a consultas, y a dia de hoy puedo decir que es fantastico todo lo que se esta aportando. Muchas gracias.

9df5c54eddfd45b857220e2aba715448 Angel Alvarez Carceller

La verdad que mas contento no puedo estar Pachi, sabia lo reticente que era por que lo tenia frito a consultas, y a dia de hoy puedo decir que es fantastico todo lo que se esta aportando. Muchas gracias.

30f7be7f8f1c8a7780f4d19a12f2f916
Comentado hace casi 7 años Alejandro Roselló

Un paquete de mejoras sobresaliente.

30f7be7f8f1c8a7780f4d19a12f2f916 Alejandro Roselló

Un paquete de mejoras sobresaliente.

7ebdcbe49ae8d9a9b6f8f51bad18c081
Comentado hace casi 7 años Alberto

Fantástica esta actualización, en línea con las anteriores. Veo que FT está creciendo en funcionalidades y todas muy útiles.
Mi temor es si estamos creando un monstruo que acabe devorandonos y sea más tedioso usar la aplicación que un bloc de notas.
Solo hecho en falta una actualización de la lista de comandos y una chuleta imprimible se empieza a hacer imprescindible ;)

7ebdcbe49ae8d9a9b6f8f51bad18c081 Alberto

Fantástica esta actualización, en línea con las anteriores. Veo que FT está creciendo en funcionalidades y todas muy útiles.
Mi temor es si estamos creando un monstruo que acabe devorandonos y sea más tedioso usar la aplicación que un bloc de notas.
Solo hecho en falta una actualización de la lista de comandos y una chuleta imprimible se empieza a hacer imprescindible ;)

Bfaea004b7a4355e5699b5697d991efd
Comentado hace casi 7 años Lluís Campderrich

Actualizaciones fantásticas, sobretodo la 3 de Gestionar emails ya procesados, para no tener que volver a procesar... Felicidades!!!
Por otro lado, los archivos adjuntos tampoco han sido nunca un gran problema para mi en FACILETHINGS. Si tienes FACILETHINGS connectado con tu EVERNOTE, los emails/tareas con archivos adjuntos te los mandas a EVERNOTE, quedan guardados en EVERNOTE y la tarea te llega en el INBOX de FACILETHINGS. De hecho hasta me sobra la lista de materiales de referencia...

Bfaea004b7a4355e5699b5697d991efd Lluís Campderrich

Actualizaciones fantásticas, sobretodo la 3 de Gestionar emails ya procesados, para no tener que volver a procesar... Felicidades!!!
Por otro lado, los archivos adjuntos tampoco han sido nunca un gran problema para mi en FACILETHINGS. Si tienes FACILETHINGS connectado con tu EVERNOTE, los emails/tareas con archivos adjuntos te los mandas a EVERNOTE, quedan guardados en EVERNOTE y la tarea te llega en el INBOX de FACILETHINGS. De hecho hasta me sobra la lista de materiales de referencia...

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Comentado hace casi 7 años Nuria

Sencillamente, GENIAL! llevaba tiempo esperando la importación de proyectos, igualmente el resto de mejoras son de gran utilidad.

como siempre, muchas gracias

596b7db9b4d3203b2fefa8fc618f2a40 Nuria

Sencillamente, GENIAL! llevaba tiempo esperando la importación de proyectos, igualmente el resto de mejoras son de gran utilidad.

como siempre, muchas gracias

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Comentado hace casi 7 años Francisco Sáez

Alberto, en los próximos días actualizaremos tutoriales y pondremos la lista de comandos bien accesible ;)

Lluís, gracias por comentar como usas Evernote con FacileThings. Seguro que hay gente a la que le interesa.

¡Muchas gracias a todos por vuestos ánimos!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Alberto, en los próximos días actualizaremos tutoriales y pondremos la lista de comandos bien accesible ;)

Lluís, gracias por comentar como usas Evernote con FacileThings. Seguro que hay gente a la que le interesa.

¡Muchas gracias a todos por vuestos ánimos!

37ff1e1aae53d78eb43a073edbb91fc5
Comentado hace casi 7 años Pablo Veintimilla

Genial gracias!

37ff1e1aae53d78eb43a073edbb91fc5 Pablo Veintimilla

Genial gracias!

Ed70bcf26a38e6bcead370528d47db1f
Comentado hace casi 7 años Roberto Sabalete

Perfecto.

Esta es la aplicación que más siento que se trabaja en ella, con actualizaciones útiles y constantes.

Gracias.

Ed70bcf26a38e6bcead370528d47db1f Roberto Sabalete

Perfecto.

Esta es la aplicación que más siento que se trabaja en ella, con actualizaciones útiles y constantes.

Gracias.

1908cd495a44eac9022e98d6ea0d34cd
Comentado hace casi 7 años Antonio Mario Molina Saorín

Genial, Francisco! Lo del e-mail procesado es perfecto y lo de los proyectos mejor, porque me va a venir genial para crearme unas plantillas de proyecto y cuando creo proyectos del tipo leer libro por capítulos o hacer cursos (puedo crear más fácilmente todas las tareas en una lista sin tener que meterlas una a una como hasta ahora).

Para mí, sin duda, la mejor aplicación para GTD del mercado, con un soporte excepcional. Estoy encantado de usarla a diario!

Muchas gracias!

1908cd495a44eac9022e98d6ea0d34cd Antonio Mario Molina Saorín

Genial, Francisco! Lo del e-mail procesado es perfecto y lo de los proyectos mejor, porque me va a venir genial para crearme unas plantillas de proyecto y cuando creo proyectos del tipo leer libro por capítulos o hacer cursos (puedo crear más fácilmente todas las tareas en una lista sin tener que meterlas una a una como hasta ahora).

Para mí, sin duda, la mejor aplicación para GTD del mercado, con un soporte excepcional. Estoy encantado de usarla a diario!

Muchas gracias!

74aa817be6916c5bccd22a668fa96c47
Comentado hace casi 7 años José Angel Parga Liste

Gran avance!!!!!

Sigue asi!!!!!!

74aa817be6916c5bccd22a668fa96c47 José Angel Parga Liste

Gran avance!!!!!

Sigue asi!!!!!!

291c47ebe19c59518d58aa4d882b52ab
Comentado hace casi 7 años Israel Pardo

Muy buen avance!!! :D

291c47ebe19c59518d58aa4d882b52ab Israel Pardo

Muy buen avance!!! :D

90ba2374d930eeac2ff9cc620f0e70fc
Comentado hace casi 7 años Miguel Ángel De La Cruz Carrasco

Muy buenas las mejoras. Se facilita mucho el trabajo de recopilar y procesar.

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Muy buenas las mejoras. Se facilita mucho el trabajo de recopilar y procesar.

F7ab7584da5367b7e5824ae644b2a035
Comentado hace casi 7 años Elisa Agudo

Enhorabuena!!! Esperaba impacientemente la 2 para incluir en mi sistema todas las fotos que uso para mi trabajo, evitando el arcaico hábito de autoenviarme mails, que ya había dejado de hacer.

Especialmente útiles las mejoras 4-5-6, ahora podré importar todo lo aparcadas y definitivamente dejar de usar el resto de apps.

BTW, ¿cómo van las notas/listas en la app? Mucho ánimo ;-P

Sois la mejor app GTD del mercado y de lejos con más orientación al cliente !!! GRACIAS (mías y de mis clientes)

F7ab7584da5367b7e5824ae644b2a035 Elisa Agudo

Enhorabuena!!! Esperaba impacientemente la 2 para incluir en mi sistema todas las fotos que uso para mi trabajo, evitando el arcaico hábito de autoenviarme mails, que ya había dejado de hacer.

Especialmente útiles las mejoras 4-5-6, ahora podré importar todo lo aparcadas y definitivamente dejar de usar el resto de apps.

BTW, ¿cómo van las notas/listas en la app? Mucho ánimo ;-P

Sois la mejor app GTD del mercado y de lejos con más orientación al cliente !!! GRACIAS (mías y de mis clientes)

F9b45a663bcd10edd3c29a47041c70be
Comentado hace casi 7 años Jorge Luis

Impresionante! Felicitaciones, gran trabajo!

F9b45a663bcd10edd3c29a47041c70be Jorge Luis

Impresionante! Felicitaciones, gran trabajo!

9de7937a538a8f374f6ac14519cd5edc
Comentado hace casi 7 años Javier Lage

Genial!!, GRACIAS por seguir mejorando esta herramienta, sin duda está mejorando la gestión de mi trabajo.

9de7937a538a8f374f6ac14519cd5edc Javier Lage

Genial!!, GRACIAS por seguir mejorando esta herramienta, sin duda está mejorando la gestión de mi trabajo.

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Comentado hace casi 7 años Silvestre Segarra Soria

Holal Pachi, revisando de nuevo estas mejoras, en la del procesado directo desde el mail, uno se salta el paso de atribuir área de respondabilidad, ¿?

1bc2d24613bd3de85ce2b957cfc2802c Silvestre Segarra Soria

Holal Pachi, revisando de nuevo estas mejoras, en la del procesado directo desde el mail, uno se salta el paso de atribuir área de respondabilidad, ¿?

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