Los comandos en línea van precedidos de dos puntos (:) y te pemiten añadir información especial a cada acción. Aunque esta información también se puede indicar a través del interfaz gráfico, dominar estos comandos puede agilizar mucho el uso de la herramienta. Además, si los conoces, podrás utilizarlos cuando captures tareas desde tu email, Evernote o la aplicación móvil, por ejemplo.

:dia

Este comando te permite añadir una fecha a un elemento, con tres posibles objetivos:

1. Indicar que una acción tiene que hacerse en un día determinado (fecha límite). Estos elementos irán directamente a la Agenda.
2. Indicar la fecha y hora a la que tiene lugar un evento. Los eventos también se guardan en la Agenda.
3. Solicitar al sistema que te recuerde la existencia de algo en una fecha concreta, normalmente acciones que hacen otras personas (lista A la espera) o acciones no comprometidas (lista Algún día/Tal vez), para replantearte su situación.

Tienes que escribir la palabra clave :día, con o sin acento, seguida de la fecha que quieres (al introducir el comando, aparecerá un desplegable con las opciones más habituales). Y tienes varias opciones para indicar la fecha:

• Escribe el nombre del día de la semana y el sistema asignará la fecha del día más cercano que coincida con ese día de semana. Puedes escribir el nombre completo o sólo las tres primeras letras:

Comprar entradas para el concierto de Muse :dia Viernes

• Escribe el día y nombre del mes. Igualmente, puedes escribir sólo las tres primeras letras del nombre del mes:

Comprar entradas para el concierto de Muse :dia 23 Agosto

• Si no se trata del año en curso, puedes indicarlo después del día, en formato largo:

Comprar entradas para el concierto de Muse :dia 23 de Agosto de 2031

• También puedes escribir el día y número de mes separados por una barra, un guión o un punto:

Comprar entradas para el concierto de Muse :dia 23/8

• Si escribes sólo el nombre de un mes, el sistema añadirá un recordatorio el primer día de dicho mes:

Negociar un aumento de sueldo :dia Dic

• Si escribes sólo un número de día, el sistema añadirá un recordatorio para ese día del mes actual, o del mes siguiente si ese día ya pasó:

Llamar a Miguel por su cumpleaños :dia 30

• Las palabras hoy y mañana también funcionan:

Limpiar la cocina :dia mañana

• A continuación de la fecha, puedes añadir la hora, en formato hh:mm. Opcionalmente, puedes indicar si es AM o PM, sin dejar ningún espacio (es lo mismo introducir 18:15 que 6:15pm):

Reunión :dia mañana 10:30

• Para indicar la duración de un evento, debes indicar también la hora de finalización (la duración por defecto es de una hora):

Reunión :dia mañana 10:30-12:00

• También puedes quitar la fecha de un elemento que la tiene con la palabra limpiar:

Reunión :dia limpiar

El sistema interpretará la fecha y hora que has indicado en el texto, la asignará al elemento y eliminará el comando :dia del mismo, siempre que se trate de una fecha correcta.

Si asignas una fecha a un elemento que se encuentra en la Bandeja de Entrada o en Acciones Siguientes, automáticamente se moverá a la Agenda. De igual modo, si eliminas la fecha de un elemento que está en la Agenda, éste será movido a la lista de Acciones Siguientes.

:prevista

A diferencia del comando :día, el comando :prevista te permite añadir una fecha prevista (esperada o deseada) a una acción de la lista de Acciones Siguientes.

Nota importante: Las fechas previstas pueden ser una herramienta útil en determinadas ocasiones, pero no dejan de ser “fechas subjetivas” y si abusas de ellas perderás los beneficios de la productividad sin estrés que genera GTD. Así que utilízalas con precaución.

Estas fechas pueden resultar útiles en situaciones como esta: Tienes un proyecto que debes finalizar dentro de 18 meses y requiere una enorme cantidad de trabajo, así que necesitarías referencias más cercanas en el tiempo para ir acometiendo el proyecto con las garantías suficientes para llegar a su fecha límite. Estas referencias, aunque sean fechas subjetivas, evitarían que llegues a la última semana con la mitad del proyecto sin hacer.

Este comando se utiliza exactamente igual que el comando :día:

Lanzar versión 2.0.10 de la aplicación móvil :prevista 10 de Junio

:activar

Este comando se utiliza también con una fecha (mismo formato que en :dia) y te permite desactivar una acción hasta esa fecha. Estas acciones se llaman no activas o futuras y son aquellas que no puedes realizar hasta una fecha determinada.

Imagina que el próximo 20 de Abril hay un concierto al que te gustaría asistir pero las entradas no se ponen a la venta hasta el día 1 de Abril. No quieres tener una acción visible que no puedes realizar, así que le asignas una fecha de activación con el comando :activar:

Comprar entradas para el concierto :activar 1 abril

Todas la acciones están activas por defecto, a no ser que indiques una fecha de activación posterior al momento actual.

Las acciones no activas se guardan en el Archivo de Seguimiento hasta su fecha de activación, en la cual se mueven automáticamente a la Agenda, si tienen fecha, o a la lista de Acciones Siguientes, si no la tienen.

:tiempo, :energia y :urgente

El tiempo disponible es, después del contexto en que estás, el primer factor a tener en cuenta para seleccionar la siguiente acción a realizar.

Para poder utilizar este criterio, deberías indicar el tiempo estimado que requieren tus tareas. No es necesario que lo indiques con todas, pero sí es interesante indicar las que requieren poco tiempo, porque es el factor en que te fijarás cuando sólo tengas un rato para hacer algo.

Puedes indicarlo en minutos (escribe minutos, min o m) u horas (escribe horas, hrs o h), con el comando :tiempo:

Hacer un borrador para una entrada del blog sobre reuniones :tiempo 15 min

Es aconsejable definir qué acciones requieren un nivel bajo de energía para su realización, de modo que cuando te sientas algo cansado puedas dedicarte a ellas. Usa la palabra clave :energía (con o sin acento) seguida del valor “baja” para indicar está posibilidad en una acción:

Leer la revista de Gestión de Proyectos :energía baja

Finalmente, dado el contexto en el que estás y el tiempo y energía disponibles, el siguiente factor a considerar es la urgencia de la acción. Usa la palabra clave :urgente para señalar tareas que, por motivos externos, tienen cierto grado de urgencia:

Planificar la implementación del nuevo software :urgente :tiempo 3 horas

!!

Para enfocarte en la acciones más importantes durante los próximos días, puedes marcarlas con el icono en forma de estrella que aparece en cada acción de la lista.

También puedes introducir dos exclamaciones consecutivas en el texto !! cuando recopilas o modificas una tarea:

Llevar el coche al mecánico !!

En las listas, las acciones importantes se mostrarán antes que el resto, siempre respetando el orden natural de la lista.

Si marcas un Proyecto o una Rutina como importante (con la opción enfocar) cualquier tarea generada a partir de ellos heredará esa marca.

:projecto, :objetivo y :area

Estos comandos te permiten asociar una acción a un proyecto, un objetivo o un área de enfoque.

Para poder utilizarlos, primero debes asignar un código de una palabra a cada elemento (proyecto, objetivo, área) que quieras utilizar de esta manera. Normalmente querrás hacerlo con los que utilices de manera habitual. Para ello hay un campo código en los editores de proyectos, objetivos y áreas de enfoque.

Por ejemplo, si tienes un Área de Enfoque “Familia y amigos” con el código “familia”, podrás asignar ése área directamente en el texto así:

Cena de Navidad en casa de la tía :área familia